Die Kanban Aufgabenansicht (auch bekannt als „Meine Aufgaben“) hilft euch, eure Aufgaben effizient zu organisieren und zu priorisieren. In vielen Organisationen gibt es eine Vielzahl von Aufgaben, die gleichzeitig bearbeitet werden müssen, wodurch es wichtig ist, die Übersicht über alle anstehenden Aufgaben zu bewahren. 
Mit “Meine Aufgaben” wird die Übersichtlichkeit verbessert, indem alle Aufgaben auf einem interaktiven Kanban-Board dargestellt werden. Alle Nutzer können ihre Aufgaben nach eigenen Bedürfnissen filtern und sortieren, was die Effizienz steigert und den Arbeitsaufwand minimiert.
 

Freischaltung

Um die Kanban Aufgabenansicht zu nutzen, muss sie in den Einstellungen aktiviert werden. So geht's:

• Einstellungen öffnen und zum Bereich „Funktionen“ gehen.
• „Kanban-Ansicht“ finden und den Toggle auf „Ein“ stellen.

Nach der Aktivierung haben alle Nutzer in der Organisation Zugriff auf den Bereich “Meine Aufgaben”.
 

Konfiguration

Der erste Schritt ist, sicherzustellen, dass du auf der richtigen Seite bist, um deine Aufgabenübersicht zu konfigurieren. Gehe dazu einfach zu „Meine Aufgaben“. Du kannst entweder die Standard-Aufgabenansicht verwenden oder eine benutzerdefinierte Ansicht konfigurieren.

Um das Board zu konfigurieren, klickst du auf den Button „Board konfigurieren“. Hier kannst du das bestehende Board anpassen, um es an deine Bedürfnisse anzupassen. Möchtest du ein neues Board erstellen, klickst du einfach auf „Neues Board erstellen“ und gibst deinem Board einen passenden Namen.

Möchtest du eines deiner bisherigen Boards anpassen, so öffne dieses zunächst und konfiguriere es nach deinen Wünschen. Anschließend kannst du über das entsprechende Menü rechts in der Ecke das “Board aktualisieren”, deine Anpassungen “als neues Board speichern” oder die “Änderungen verwerfen”.

Spalten konfigurieren

Nachdem du die Konfiguration über „Board konfigurieren“ geöffnet hast, kannst du unter “Kanban Board” die Spalten anpassen.

• Du kannst die Spalten für deine Aufgaben individuell anpassen und unterschiedliche Spaltennamen wie „Ausstehend“, „In Bearbeitung“ oder „Abgeschlossen“ festlegen. Der Spaltenname sollte möglichst präzise sein, damit keine Unklarheiten entstehen.
• Jede Spalte kann eine eigene Farbe und spezifische Statuszuordnung erhalten. Du kannst jeden Status nur ein einziges Mal zuordnen.
• Um die Reihenfolge der Spalten zu ändern, kannst du sie über das Punkte-Symbol links gedrückt halten und verschieben. 
• Um neue Spalten hinzuzufügen, klicke auf “Spalte hinzufügen”, bzw. auf “Spalte löschen”, um sie zu entfernen. Bitte beachte, dass das Hinzufügen von Spalten nur möglich ist, wenn es Statuswerte gibt, die noch keiner Spalte zugeordnet wurden.

Aufgabenkachel konfigurieren

Aufgabendetails anzeigen

In diesem Abschnitt kannst du anpassen, welche Details zu den Aufgaben auf den Aufgabenkacheln sichtbar sind. Dies ermöglicht es dir, die wichtigsten Informationen schnell im Blick zu behalten, ohne die Entität, auf der der Prozess läuft, öffnen zu müssen.

• Fälligkeitsdatum: Du kannst das Fälligkeitsdatum der Aufgabe anzeigen lassen, damit du schnell sehen kannst, bis wann die Aufgabe erledigt sein muss.
• Zugewiesen an: Es wird angezeigt, welcher Mitarbeiter für die Aufgabe verantwortlich ist. Das hilft dir, eine klare Übersicht über die Aufgabenverteilung im Team zu behalten.
• Beschreibung: Die Aufgabenbeschreibung kann angezeigt werden, sodass du eine schnelle Idee davon bekommst, worum es bei der Aufgabe geht.
• Notizen: Wenn du zusätzliche Notizen hinterlegt hast, kannst du diese ebenfalls anzeigen lassen.
• Journey: Wenn du eine Journey für die Aufgabe definiert hast, kann diese ebenfalls angezeigt werden. Die Journey lässt sich dann auch aus der Aufgabenübersicht heraus ausführen.

Entitätsbezogene Details anzeigen: Attribute

In diesem Bereich kannst du festlegen, welche entitätsbezogenen Details (Attribute) auf den Aufgabenkacheln angezeigt werden sollen. Diese Attribute stammen aus verschiedenen Entitäten in deinem System (wie Opportunities, Kontakte oder Verträge) und können dir helfen, alle relevanten Kontextinformationen auf einen Blick zu erfassen, ohne die Aufgabenübersicht verlassen zu müssen.
 

Filter und Sortierung

Die Funktionen Filter und Sortierung helfen dir dabei, deine Aufgaben gezielt zu organisieren und nur die relevantesten anzuzeigen. Diese Optionen bieten eine hohe Flexibilität, um deine Aufgabenansicht nach deinen Bedürfnissen anzupassen und die Übersichtlichkeit zu erhöhen.

Mit der Filterfunktion kannst du bestimmte Aufgaben schnell herausfiltern, um nur die anzuzeigen, die du aktuell im Blick haben möchtest. Du kannst Filter nach verschiedenen Kriterien anwenden:

• Workflow: Filtere Aufgaben nach dem spezifischen Workflow / Prozess, dem sie zugeordnet sind. Dies ist besonders nützlich, wenn du Aufgaben aus unterschiedlichen Prozessen / Workflows getrennt anzeigen möchtest.
• Aufgabe: Du kannst nach dem Aufgabentyp filtern. So kannst du alle Aufgaben eines bestimmten Typs anzeigen lassen, beispielsweise nur technische Aufgaben oder administrative Aufgaben.
• Phase: Filtere nach der Phase der Aufgabe, wie z.B. „Planung“, „Durchführung“ oder „Abschluss“. Dies hilft dir, Aufgaben aus einer bestimmten Phase deines Prozesses herauszuziehen.
• Zugewiesen an: Wende diesen Filter an, um nur die Aufgaben & Phasen zu sehen, die einem bestimmten Mitarbeiter zugewiesen sind. Dies ist besonders hilfreich, um schnell einen Überblick über die Aufgaben eines bestimmten Teammitglieds zu erhalten.
• Fälligkeitsdatum: Filtere Aufgaben nach dem Fälligkeitsdatum. Du kannst so z.B. nur Aufgaben anzeigen, die innerhalb der nächsten Woche oder an einem bestimmten Datum fällig sind.
• Entitäts-Titel: Filtere nach dem Titel der Entität (z.B. dem Kontakt oder der Opportunity), mit der die Aufgabe verknüpft ist. Dies hilft dir, Aufgaben nach bestimmten Entitäten zu filtern.
• Entitäts-Schema: Dieser Filter ermöglicht es dir, Aufgaben basierend auf dem Entitäts-Schema zu filtern. Dies ist besonders nützlich, wenn du mit mehreren unterschiedlichen Entitätstypen arbeitest und z.B. Aufgaben aus Opportunities sehen möchtest.
• Entitäts-Zweck: Filtere nach dem Zweck der Entität, auf der die Aufgabe zu erledigen ist. So kannst du z.B. nur die Aufgaben anzeigen lassen, die auf Entitäten mit dem Zweck “PV” laufen.

Mit der Sortierfunktion kannst du die angezeigten Aufgaben in der gewünschten Reihenfolge ordnen. Du kannst die Aufgaben nach folgenden Kriterien sortieren:

• Fälligkeitsdatum: Sortiere die Aufgaben nach ihrem Fälligkeitsdatum, sodass die Aufgaben mit dem frühesten Fälligkeitsdatum zuerst angezeigt werden. Du kannst entscheiden, ob du die Aufgaben nach dem ältesten oder neuesten Fälligkeitsdatum sortieren möchtest.
• Erstellungsdatum: Sortiere die Aufgaben nach ihrem Erstellungsdatum. Hier kannst du ebenfalls wählen, ob du die Aufgaben nach dem ältesten oder neuesten Erstellungsdatum anordnen möchtest. So hast du immer die Möglichkeit, die neuesten oder ältesten Aufgaben an oberster Stelle zu sehen.
   

Boards verwalten und teilen

Wenn du auf das Kachelsymbol klickst, gelangst du zur Seite „Boards verwalten“, wo du alle deine Boards einsehen und verwalten kannst. Hier hast du die Möglichkeit, die Boards zu teilen, zu löschen oder weitere Einstellungen vorzunehmen.

In der Übersicht siehst du das Teilen-Symbol neben jedem Board. Wenn du auf dieses Symbol klickst, öffnet sich ein Dialog, in dem du das Board mit anderen Benutzern teilen kannst.

Im Dialogfeld kannst du dann nach einem bestimmten Benutzer suchen, den du hinzufügen möchtest. Du kannst entweder den Namen oder die E-Mail-Adresse eingeben. Zusätzlich gibt es die Möglichkeit, das Board mit der gesamten Organisation zu teilen, wenn du den Schalter „Mit Organisation teilen“ aktivierst.

Zusätzliche Hinweise:

• Sobald du einen Benutzer hinzufügst, hat dieser Zugriff auf das Board.
• Du kannst auch mehrere Benutzer gleichzeitig hinzufügen, wenn du das Board mit mehreren teilen möchtest.

Ausführung

Durch eine Reihe von praktischen Funktionen kannst du deine Aufgaben schnell und einfach bearbeiten, Notizen hinterlassen oder auch detaillierte Informationen einsehen. 

Als nächstes erfährst du, wie du die verschiedenen Möglichkeiten zur Ausführung von Aufgaben optimal nutzen kannst:

Aufgabenstatus mit Drag & Drop bearbeiten

Das Kanban-Board ermöglicht es dir, den Status einer Aufgabe durch einfaches Drag & Drop zu ändern. Jede Spalte im Board stellt einen bestimmten Status dar, z. B. „Ausstehend“, „In Bearbeitung“, oder „Abgeschlossen“.

Ziehe einfach die Kachel einer Aufgabe in die entsprechende Spalte, um den Status zu aktualisieren. Diese Methode ist besonders hilfreich, um Aufgaben visuell zu ordnen und einen schnellen Überblick über den Fortschritt der Aufgaben zu erhalten.

Aufgabenattribute einblenden

Jede Kachel enthält eine Reihe von konfigurierten Attributen, die zusätzliche Informationen über die Aufgabe bieten, z. B. die Lieferadresse oder der Name des Kunden.

Durch einen Klick auf das Ausklapp-Symbol der Kachel öffnet sich eine Detailansicht. Hier kannst du die konfigurierten Attribute schnell einsehen, ohne die Aufgabe zu verlassen. Diese Funktion ist besonders nützlich, um sofort die relevanten Informationen zu überprüfen, die du für die Bearbeitung der Aufgabe benötigst.

Detaillierte Aufgabenansicht öffnen

Wenn du mehr Details zu einer Aufgabe benötigst, kannst du die Kachel einfach in der Seitenleiste öffnen.

Klicke auf die Kachel, und sie öffnet sich in einer erweiterten Ansicht in der Seitenleiste. Hier kannst du weitere Informationen einsehen oder auch Notizen hinzufügen. Diese Ansicht ermöglicht es dir, dich voll und ganz auf die Aufgabe zu konzentrieren und keine wichtigen Details zu übersehen.

Notizen einsehen und erstellen

Für jede Aufgabe kannst du mit einem Klick auf das entsprechende Symbol Notizen einsehen, aber auch hinterlassen, z.B. um wichtige Informationen zu dokumentieren oder den Fortschritt festzuhalten.

Journeys ausführen

Manchmal ist es notwendig, eine Journey auszuführen, um die Aufgabe zu bearbeiten oder voranzutreiben. Dies kann direkt aus der Aufgabenübersicht heraus erledigt werden. Klicke hierzu einfach auf die zugehörige Journey. Diese führt dich automatisch durch alle notwendigen Schritte.