Benutzergruppen ermöglichen es dir, Benutzer mit ähnlichen Aufgaben oder Verantwortungsbereichen zusammenzufassen und ihnen gemeinsam Inhalte wie Entitäten, E-Mails und Aufgaben zuzuweisen.

Was sind Benutzergruppen?

Benutzergruppen sind Sammlungen von Benutzern, die du einmal definierst und dann wiederkehrend verwenden kannst. Anstatt jede Person einzeln in jedem Prozess oder in jeder Aufgabe zuzuweisen, kannst du Gruppen von Personen zu Inhalten wie Prozessen, Entitäten oder E-Mails zuweisen.
 

Benutzergruppen erstellen

1. Navigiere zu Einstellungen > Zugriffsverwaltung > Gruppen.
2. Klicke oben rechts auf Gruppe erstellen.
3. Gib der Gruppe einen aussagekräftigen Namen (z. B. „Sachbearbeiter" oder „Service Team").
4. Vergib ein Kürzel für die Gruppe (z. B. „SA" für Sachbearbeiter). Das Kürzel wird überall dort angezeigt, wo Gruppen kompakt dargestellt werden – ähnlich wie die Initialen einzelner Personen.
5. Konfiguriere einen Avatar, um die Gruppe visuell sofort erkennbar zu machen. 
6. Wähle die Mitglieder aus, die Teil dieser Gruppe sein sollen.
7. Klicke auf Speichern.
    

Zuweisung von Benutzergruppen

Du kannst Benutzergruppen dort einsetzen, wo Teams typischerweise zusammenarbeiten und wo Personen zugewiesen werden müssen:

• Aufgaben innerhalb eines Workflows
• Entitäten wie Opportunities oder Service-Tickets
• E-Mail-Anfragen
   

Hier zum Beispiel wird eine Gruppe im Workflow Builder zugewiesen. Du kannst dir die Mitglieder einer Gruppe anschauen, indem du sie ausklappst:

Auch um Zuständigkeiten in Entitäten darzustellen, kannst du Gruppen zu Attributen vom Typ Nutzerbeziehung zuweisen:

Sobald eine Gruppe zugewiesen wird, bekommen alle zugehörigen Mitglieder die für sie relevanten Benachrichtigungen – vorausgesetzt, sie haben diese in ihren Einstellungen aktiviert. Mehr Informationen dazu findest du im Artikel Benachrichtigungen erhalten.

Aufgaben aus Gruppen übernehmen

Als Mitglied einer Gruppe kannst du Aufgaben, die deiner Gruppe zugewiesen wurden, direkt übernehmen. Mit einem Klick auf den Übernehmen-Button wird die Aufgabe automatisch dir zugewiesen, anstatt der gesamten Gruppe. So erkennen alle Teammitglieder schnell, wer sich bereits um eine Aufgabe kümmert, und doppelte Bearbeitungen werden vermieden.

Nach Benutzergruppen filtern

In Tabellen wie der Aufgaben- oder Entitätenübersicht kannst du nach Gruppen filtern. Das erleichtert dir z. B., alle offenen Aufgaben eines Fachteams oder alle Entitäten einer bestimmten Gruppe gleichzeitig zu betrachten.