Mithilfe unseres zentralen E-Mail Postfachs bekommst du nicht nur einen besseren Überblick über deine ein- und ausgehenden Nachrichten, sondern kannst diese auch flexibel und transparent verwalten. Wie genau das zentrale E-Mail-Postfach im Detail funktioniert und welche Vorteile es zu bieten hat, kannst du in diesem Artikel nachlesen. 

Das zentrale Postfach im Überblick 

Sofern du auf die zentrale E-Mail-Inbox zugreifen möchtest, musst du lediglich auf das "Brief"-Symbol im oberen Abschnitt der epilot Benutzeroberfläche klicken.

Aufbau des Navigationsmenüs & Top Bar

Das Postfach ist über die Navigation in drei Bereiche aufgeteilt: “Mein Postfach”, “Ansichten” und "Geteilte Postfächer":

Mein Postfach

Dieses Postfach dient dir als Filter für alle Nachrichten (aus "Unser Postfach"), denen du als Nutzer zugewiesen bist. In “Mein Postfach” findest du die Ordner “Mir zugewiesen”, “Favoriten”, “Gesendet” und “Entwürfe”. Im Ordner “Mir zugewiesen” sind alle E-Mails zu finden, die dir persönlich zugewiesen wurden. Wenn du eine E-Mail in diesem Ordner als Favorit markierst, erscheint sie auch im Ordner “Favoriten”. Wenn du eine E-Mail verfasst und diese als Entwurf speicherst, wird sie im Ordner “Entwürfe” sichtbar.

Gespeicherte Ansichten

Zwischen den beiden Postfächern, findest du den Bereich “Ansichten”. Hier kannst du individuelle Ansichten erstellen, die nur E-Mails mit zuvor definierten Filtern anzeigen, wie zum Beispiel “Label oder Zweck” und “Datum” und in der Navigation anpinnen. Wie du Ansichten erstellst und anpinnst, findest du im Kapitel “Ansicht speichern & verwalten”. 

Geteilte Postfächer

In diesem Bereich erhältst du einen Einblick in die gesamte E-Mail-Kommunikation innerhalb deines Unternehmens und findest hier dementsprechend alle Nachrichten, die über epilot versendet und empfangen wurden. Standardmäßig gibt es hier das geteilte Postfach “Organisation”. Neben dem allgemeinen Postfach “Organisation” kann der Admin deiner Organisation weitere geteilte Postfächer einrichten. In diesen Postfächern lässt sich definieren, welche E-Mails von spezifischen Subdomains dorthin gelangen sollen und welche Nutzer der Organisation Zugriff auf diese Postfächer haben. Weitere Informationen zur Konfiguration dieser geteilten Postfächer findest du in dieser Dokumentation: BETA: Konfigurieren von geteilten Postfächern.

Unter dem Punkt “Alle E-Mails” erhältst du eine Übersicht über alle E-Mails der Organisation und kannst nach E-Mail-Adressen filtern.

Unter dem geteilten Postfach fällt der Ordner “Nicht verknüpft”. Empfangene E-Mails können manuell oder automatisch mit Entitäten verknüpft werden. Im Ordner “Nicht verknüpft” werden jegliche E-Mails eingeordnet, die weder automatisch mit einer Entität verknüpft werden konnten noch manuell verknüpft wurden, also nicht zugeordnet werden können. Somit wird sichergestellt, dass keine E-Mail verloren geht. Im verlauf dieses Artikels erklären wir dir noch im Detail, wie die Verknüpfung von E-Mails mit Enitäten funktioniert.

Top Bar

Im oberen Teil des Postfachs findest du die Suchleiste, mit der du gezielt nach bestimmten Nachrichten in der jeweils ausgewählten Inbox ("Mein Postfach" oder "Unser Postfach") suchen kannst sowie eine Auswahl an Filtern. Neben der Suchleiste (oberhalb des E-Mail Vorschaufensters) findest die Option zum Filtern von Nachrichten nach Labeln oder Zwecken.

Oberhalb der E-Mails findest du die beiden Tabs „Offen“, „Erledigt“ und “Gelöscht”. Im Tab „Erledigt“ werden alle E-Mails angezeigt, die als erledigt markiert wurden – also bereits bearbeitet wurden. 

Wie du E-Mails als erledigt markieren kannst, erfährst du unter „E-Mails als erledigt markieren“. Durch diese Verhalten wird sicher gestellt, dass E-Mails die dir zugewiesen wurden nicht automatisch als Erledigt markiert werden und du sicher stellen kannst, dass die E-Mail korrekt bearbeitet wurde. 

E-Mail schreiben 

Du kannst sowohl über den "Neue E-Mail schreiben"-Button im unteren Teil des linken Abschnitts als auch über den "Antworten"-Button unterhalb bereits empfangener Nachrichten eine E-Mail verfassen. Sofern du eine E-Mail schreiben möchtest, öffnet sich in einem separaten Fensters der neue Nachrichten-Editor. Wie genau dieser Nachrichten-Editor funktioniert, kannst du in diesem Artikel nachlesen.   
 

Organisiertes Arbeiten in der Inbox

E-Mails suchen

Alle für dich sichtbaren E-Mails können über die Suchleiste gesucht werden. Es besteht die Möglichkeit, dass du nicht auf alle E-Mails zugreifen kannst, falls es ein geteiltes Postfach gibt auf welches du keinen Zugriff hast. 

Unsere Suche verwendet eine Fuzzy Search. Das bedeutet, dass du auch bei Tippfehlern passende Ergebnisse erhältst. Zudem werden die Treffer in den Suchergebnissen hervorgehoben, sodass du relevante Informationen schneller findest.

E-Mails sortieren

In der Central Inbox kannst du deine E-Mails nach verschiedenen Kriterien sortieren, um sie leichter zu überblicken und effizienter zu bearbeiten.

Du findest die Sortierfunktion oben rechts in der E-Mail-Liste:

Über das Dropdown kannst du deine E-Mails wie folgt sortieren:

• Neuste zuerst: Zeigt alle E-Mails chronologisch, beginnend mit der aktuellsten.
  → Ideal, um schnell auf neue Nachrichten zu reagieren.
   
• Älteste zuerst: Zeigt alle E-Mails chronologisch, beginnend mit der ältesten.
  → Nützlich, wenn du Themen systematisch von alt nach neu abarbeiten möchtest.
   
• Neuste ungelesene zuerst: Zeigt ungelesene E-Mails oben, beginnend mit der neuesten.
  → Fokus auf aktuelle, noch nicht bearbeitete Nachrichten.
   
• Älteste ungelesene zuerst: Zeigt ungelesene E-Mails oben, beginnend mit der ältesten.
  → Gut geeignet, um lange unbearbeitete E-Mails zuerst zu sehen.
   
• Neuste favorisiert: Zeigt favorisierte E-Mails oben, beginnend mit der neuesten.
  → Favoriten erkennst du am Stern-Symbol ⭐️. Praktisch, um aktuelle wichtige Themen schnell griffbereit zu haben.
   
• Älteste favorisiert: Zeigt favorisierte E-Mails oben, beginnend mit der ältesten.
  → Für Nutzer:innen, die auch ältere, markierte Themen aktiv bearbeiten möchten.

Kombinierbar mit Filtern & Suche

Die Sortierung kannst du mit bestehenden Filtern oder der Suchfunktion kombinieren – zum Beispiel nach Absender:in, Betreff oder Label. So findest du schnell genau die Nachrichten, die gerade relevant sind.

E-Mails filtern

Suchleiste

Die Suchleiste in der Filter Funktion verhält sich genau gleich wie in der globalen Suche in der Inbox. Du kannst nach bestimmten Stichwörtern suchen und als Filter anwenden

Zugewiesen an und Von

Mit diesen beiden Filter Funktionen kannst du zum einem die Ergebnisse auf intern zugewiesene Personen einschränken, als auch auf bestimmte Adressaten, welche eine Mail an deine Organsiation gesendet haben. 

Datum

Mit dem Datum Filter kannst du nach bestimmten E-Mails filtern, welche in einem gewissen Zeitraum erhalten wurden. 

Labeln und Zwecken filtern

Du kannst E-Mails auch nach Labeln oder Zwecken filtern. Dadurch öffnet sich das Label-Auswahlmenü. Dort kannst du ein Label entweder über die Suchleiste finden oder eine Label-Familie anklicken, um das gewünschte Label auszuwählen.

Filtern nach Labels

• Beim Filtern nach Labels werden dir nur E-Mails angezeigt, denen die ausgewählten Labels zugewiesen sind.
• Du kannst mehrere Labels auswählen.
• Die Filterlogik basiert auf einer UND-Verknüpfung, das heißt, eine E-Mail muss alle gewählten Labels enthalten, um in den Ergebnissen zu erscheinen.

Filtern nach Zwecken

• Beim Filtern nach Zwecken werden alle E-Mails angezeigt, deren zugehörige Entitäten den ausgewählten Zweck haben.
• Beispiel: Wenn du nach dem Zweck „PV“ filterst, siehst du nur E-Mails, deren verknüpfte Entitäten (z. B. Opportunities) ebenfalls den Zweck „PV“ zugewiesen haben.

Wenn du mehr über die Verwendung und Verwaltung von Labels in unserem Label Builder erfahren möchtest, lies den Artikel Label Builder: Erstellen, Klassifizieren und Verwalten von Labels.

Ansicht speichern & verwalten

Wenn du bestimmte Filter gesetzt hast, kannst du diese entweder direkt anwenden oder als Ansicht speichern. Ansichten werden im Ordner “Ansichten” abgelegt, sodass du jederzeit auf die konfigurierten Filter zugreifen kannst. Nachdem du die gewünschten Filter gesetzt hast, klicke einfach auf “Ansicht speichern”.

Die Verwaltung von Ansichten funktioniert ähnlich wie bei den Ansichten in Entitäten-Tabellen. Neben dem Ordner “Ansichten” findest du ein Zahnrad-Symbol, das die Verwaltung der Ansichten öffnet. Hier kannst du sowohl deine eigenen erstellten Ansichten als auch die Ansichten deiner Organisation einsehen, sofern diese vom jeweiligen Ersteller mit dir geteilt wurden. Wenn du möchtest, dass eine Ansicht dauerhaft im Ordner “Ansichten” angezeigt wird, kannst du diese mithilfe der Stecknadel-Funktion “anpinnen”.

Wenn du im Verwaltungsfenster erneut auf das Zahnrad klickst, erhältst du eine weitere Übersicht aller deiner Ansichten sowie der geteilten Ansichten. In diesem Bereich kannst du Ansichten bearbeiten, löschen oder mit bestimmten Nutzern oder deiner gesamten Organisation teilen.

E-Mail Vorschau: Informationen & Funktionen

Die Inbox bietet dir im Rahmen der einzelnen Optionen einen Überblick über alle E-Mails. Hierbei erhältst du bereits vorab einen Einblick in relevante Informationen zu den jeweiligen Nachrichten, ohne diese direkt anzuklicken. Diese Informationen beinhalten:

• E-Mail-Adresse des Absenders (Posteingang)
• Datum und Uhrzeit (Uhrzeit allerdings nur, sofern E-Mail am selben Tag eingegangen ist)
• Betreff der E-Mail
• Anhang-Symbol (sofern ein oder mehrere Anhänge vorhanden sind)
• Anzahl der Nachrichten innerhalb des jeweiligen E-Mail-Verkehrs
• Zugewiesene Nutzer, sowie ein Symbol um Nutzer/Nutzergruppen zuzuweisen

E-Mail als Favorit markieren

Wenn du mit deiner Maus über eine E-Mail fährst, hast du außerdem die Möglichkeit, Nachrichten mit einem Klick auf das "Sternchen"-Symbol als Favorit zu markieren und über das Kästchen eine E-Mail auszuwählen, um daraufhin Aktionen durchzuführen. 

E-Mail anpinnen

Mit der Anpinn-Funktion kannst du einzelne E-Mails im zentralen Postfach ganz oben fixieren. Das hilft dir, wichtige Nachrichten im Blick zu behalten – unabhängig von ihrer Position in der Sortierung.

In jeder E-Mail-Zeile in der Übersicht findest du ein Pin-Symbol 📌. Ein Klick darauf:

• Pinnt die E-Mail → sie erscheint ganz oben in deiner Liste.
• Ein weiterer Klick löst die E-Mail wieder.

Du kannst beliebig viele E-Mails anpinnen – sie werden gesammelt ganz oben dargestellt, durch eine visuelle Trennlinie von den restlichen E-Mails abgegrenzt.

Wichtig zu wissen:

• Nur du siehst deine angepinnten E-Mails – das ist eine persönliche Einstellung und betrifft nicht die Inbox anderer Nutzer:innen.
• Die Sortierung unterhalb der Pins bleibt davon unberührt – du kannst also weiterhin z. B. nach "neueste ungelesene" sortieren.

Typische Anwendungsfälle

• Wichtige Kundenanfragen sichtbar halten, bis sie bearbeitet wurden.
• Reminder für Follow-Ups setzen.
• E-Mails mit Infos oder Links, auf die du regelmäßig zugreifen möchtest.

Weitere Quick-Actions 

Du kannst bestimmte “Quick-Actions” direkt an einer E-Mail im Postfach ausführen, in dem du mit der Maus über die E-Mail fährst. Derzeit stehen dir zwei Optionen zur Verfügung: 

• E-Mail als erledigt markieren
• E-Mail löschen
• Als gelesen/ungelesen markieren 

Mehrfachauswahl zum Ausführen von Aktionen im zentralen Postfach

Die neue Funktion zur Mehrfachauswahl zum Ausführen von Aktionen im zentralen Postfach erleichtert es dir, mehrere E-Mails gleichzeitig zu verwalten. Somit können mehrere Aktionen, wie zum Beispiel E-Mails löschen, favorisieren oder als gelesen/ungelesen markieren, in einem Schritt durchgeführt werden. 

Im Postfach kannst du mehrere E-Mails auswählen, indem du die Auswahlkästchen neben den jeweiligen E-Mails anklickst. Indem du auf das obere Kästchen klickst, kannst du außerdem alle E-Mails auswählen oder die Auswahl aufheben.

Möchtest du die Bearbeitung für mehrere E-Mails gleichzeitig vornehmen, klicke oben rechts auf das Feld “Aktionen”. Es öffnet sich ein Dropdown-Menü, in dem du die gewünschte Aktion, wie zum Beispiel “Löschen”, “Als gelesen markieren" oder “Favorisieren” auswählen kannst. 

E-Mail Verlauf & E-Mail Aktionen

Sobald du nun eine der Nachrichten aufrufst, erscheint diese E-Mail sowie alle damit zusammenhängenden Nachrichten (unterhalb der angeklickten E-Mail) im rechten Abschnitt des Postfachs. Neben Datum, Uhrzeit, Absender, Empfänger, angehängten Dateien und dem Inhalt der Nachricht wird dir außerdem im oberen Bereich der entsprechende Kontext (Opportunity, Kontakt, Account usw.) angezeigt, mit dem die jeweilige E-Mail verknüpft ist. Du hast hierbei sogar die Möglichkeit, mit nur einem Klick auf den jeweiligen Kontext zuzugreifen. 

Zudem kannst du hier über den gezeigten Button alle E-Mails aus dem Verlauf erweitern oder zusammenklappen. 

KI Zusammenfassung

In der Leiste über der E-Mail wird die zusätzlich die KI-E-Mail-Zusammenfassung angezeigt, sofern diese für dich und deine Organisation verfügbar ist. 
 

Um E-Mails zu bearbeiten, müssen oft weitere Schritte vorgenommen werden, wie E-Mails mit Entitäten verknüpfen, sie als erledigt zu markieren oder mit Labels versehen. 

Mehreren Adressaten gleichzeitig antworten 

In E-Mails im Postfach sowie in den Entitäten hast du die Möglichkeit, mehreren Adressaten gleichzeitig zu antworten. Sofern du also eine E-Mail erhältst, die an mehrere Personen adressiert ist, kannst du allen Personen mit Klick auf "Allen antworten" gleichzeitig antworten, in dem du auf den mittleren Pfeil klickst. 

E-Mails mit Entitäten verknüpfen 

Empfangene E-Mails werden mit Entitäten, wie Kontakten, Opportunities oder Bestellungen verknüpft, um den Kontext der E-Mail besser verständlich zu machen und eine schnellere Bearbeitung zu ermöglichen. Diese Verknüpfungen können automatisch und manuell durchgeführt werden.

Automatisches Verknüpfen von E-Mails zu Entitäten

E-Mails werden automatisch mit dem Absender verknüpft, sollte ein eindeutiger Kontakt mit dieser E-Mail-Adresse vorhanden sein. Zusätzlich verknüpfen wir basierend auf dem Inhalt der E-Mail weitere Entitäten; so kann z.B. bei Erwähnung einer Opportunity- oder Bestell-Nummer die Entität direkt verknüpft werden. 

Automatisch verknüpfte Entitäten können bei Falschverknüpfungen ganz einfach wieder entfernt werden (über das X oder “Alle ablehnen”). Ebenso kannst du die Verknüpfung bestätigen (über den Haken oder “Alle annehmen”), was uns zukünftig helfen wird, die richtigen Entitäten noch besser zu erkennen. Weiterhin kannst du über die manuelle Verknüpfung weitere Entitäten hinzufügen oder bestehende Verknüpfungen entfernen.

Durch das automatische Verknüpfen taucht die E-Mail auch in den entsprechenden Entitäten unter “E-Mails” auf. Zudem ist es es möglich, von dort aus die Verknüpfungen wieder zu ändern. 

E-Mails manuell verknüpfen oder Verknüpfungen aufheben

Du kannst E-Mails manuell den gewünschten Entitäten zuordnen. Wenn du beispielsweise eine E-Mail nachträglich einer weiteren Entität zuordnen möchtest oder eine E-Mail im "Nicht verknüpft"-Ordner gelandet ist, kannst du sie manuell einer oder mehreren Entitäten zuweisen, auf die sich die Nachricht bezieht. So funktioniert die Funktion:

1. Betroffene E-Mail öffnen.
2. Option „Entität verknüpfen“ oder “X Verknüpfte Entitäten” auswählen: Klicke oben rechts auf „Entität verknüpfen“ oder öffne die bereits verknüpften Entitäten.
3. Entitäten suchen und verknüpfen: Im daraufhin erscheinenden Menü findest du zwei Reiter:
   1. Entitäten suchen: Hier kannst du nach Entitäten suchen, die du mit der E-Mail verknüpfen möchtest. Wähle eine oder mehrere Entitäten aus. Bereits verknüpfte Entitäten werden dir zur besseren Übersicht ebenfalls angezeigt.
   2. Verknüpfte Entitäten: Dieser Reiter zeigt alle bereits mit der E-Mail verknüpften Entitäten an. Von hier aus kannst du auch Verknüpfungen wieder aufheben.
4. Änderungen speichern: Nachdem du die gewünschten Entitäten ausgewählt oder Verknüpfungen aufgehoben hast, klicke auf „Änderungen speichern“. Die E-Mail wird dann den ausgewählten Entitäten zugeordnet oder Verknüpfungen werden entfernt.

Manuelles Verknüpfen von Entitäten direkt aus der Entität

Du kannst diese Funktion auch direkt innerhalb der Entitäten nutzen. Möchtest du beispielsweise einer E-Mail nachträglich eine weitere Entität zuordnen, kannst du das schnell und bequem direkt aus der Entität heraus erledigen.

E-Mails mit Labels versehen 

Um E-Mails besser filtern und zuordnen zu können, können diese mit Filtern versehen werden. Dafür kannst du auf “Label hinzufügen”, unter den verknüpften Entitäten klicken.

E-Mails in ein anderes Postfach verschieben

Du findest auf der E-Mail selbst eine Anzeige, zu welchem geteilten Postfach die E-Mail zugeordnet ist. Falls diese E-Mail in ein anderes Postfach verschoben werden soll, kannst du dieses hier wählen. Du kannst die E-Mail auch in Postfächer verschieben, auf die du selbst keinen Zugriff hast. Falls du zum Beispiel Kundenrückfragen zuständig bist, die E-Mail sich aber mit dem Thema Abrechnung befasst, kannst du die E-Mail in das Postfach “Abrechnung” verschieben (soweit dieses aufgesetzt ist). 

E-Mails als erledigt markieren

Mit der Funktion E-Mails als Erledigt markieren, wird das Postfach besser geordnet. Bearbeitete E-Mails werden so in den Tab “Erledigt” verschoben, sodass alle E-Mails im “Offen”-Tab noch bearbeitet werden müssen. So ist es möglich einen besseren Überblick über den Arbeitsstand verschiedener E-Mails zu bekommen. 

Sobald eine E-Mail als erledigt markiert wurde, wird sie automatisch in den Tab „Erledigt“ verschoben. Trifft auf eine als erledigt markierte E-Mail eine Antwort ein, erscheint die Unterhaltung automatisch wieder im Tab „Offen“, sodass keine E-Mail übersehen werden kann. Diese Funktion steht übergreifend in deinem als auch im Postfach deiner Organisations zur Verfügung.

Um E-Mails als erledigt zu markieren, ohne sie öffnen zu müssen, fahre mit der Maus über die E-Mail und klicke auf das Häkchen-Symbol. Alternativ kannst du die E-Mail öffnen, auf die drei Punkte klicken und die Option „Als erledigt markieren“ auswählen. 

Nachrichten löschen und wiederherstellen

E-Mails können im zentralen Postfach gelöscht und wiederhergestellt werden. Nachdem du eine E-Mail gelöscht hast, wird diese in den Papierkorb geschoben. Aus dem Papierkorb kannst du sie problemlos wiederherstellen oder endgültig löschen. Letzteres kann nicht rückgängig gemacht werden.

Wenn Antworten auf eine bereits gelöschte Konversation eingehen, wird diese im organisatorischen Posteingang unter "Nicht zugewiesen" angezeigt.

Verhalten von ungelesenen E-Mails in “Mein Postfach” und “Geteilte Postfächer”

In diesem Abschnitt gehen wir genauer auf das Verhalten von E-Mails im “Mein Postfach” und im “Geteilten Postfach” ein.

Das Geteilte Postfach dient als zentraler Ort, an dem alle E-Mails, die an deine Organisation gesendet werden, eingehen. “Mein Postfach” hingegen bietet dir eine Ansicht, die es dir ermöglicht, alle E-Mails zu sehen, die dir persönlich zugewiesen wurden.

Ein wichtiger Unterschied zwischen den beiden Postfächern betrifft den Gelesenen-Status von E-Mails.

“Gelesen” Status im Postfach

Wenn du einer E-Mail zugewiesen bist und diese im Geteilten Postfach als "Gelesen" markierst, wird sie automatisch auch in “Mein Postfach” als "Gelesen" markiert.

Wird die E-Mail jedoch von einem anderen Kollegen (ob zugewiesen oder nicht) im Geteilten Postfach als gelesen oder erledigt markiert, ändert sich dieser Status nur im Geteilten Postfach. In deinem “Mein Postfach” bleibt der Status unverändert.

Umgekehrt gilt: Wenn du eine E-Mail in deinem "Mir zugewiesen"-Postfach als gelesen oder erledigt markierst, wird der Status nur in deinem Postfach aktualisiert. Im Geteilten Postfach bleibt der Status unverändert.

“Gelesen” Status in einer Entität

Der Status von gelesenen oder erledigten E-Mails in einer Entität verhält sich genauso wie im Geteilten Postfach. Das bedeutet, dass wenn du eine E-Mail in einer Entität, die dir zugewiesen wurde, als gelesen markierst, wird sie sowohl in der Entität, in “Mein Postfach” als auch im Geteilten Postfach als gelesen markiert wird.

Wenn ein Kollege die E-Mail in der Entität liest, wird sie für alle anderen in der Entität sowie im Geteilten Postfach als gelesen angezeigt. Für dich bleibt die E-Mail jedoch in der Entität und in “Mein Postfach” als ungelesen markiert, da du weiterhin der zugewiesene Nutzer bist.