Mithilfe des zentralen Postfachs bekommst du einen besseren Überblick über deine ein- und ausgehenden Nachrichten und kannst diese flexibel und transparent verwalten. In diesem Artikel erfährst du, wie das zentrale Postfach im Detail funktioniert.

Das zentrale Postfach öffnen

Um auf das zentrale Postfach zuzugreifen, klickst du auf das Brief-Symbol im oberen Bereich der epilot Benutzeroberfläche.

Aufbau der Navigation

Das Postfach ist über die Navigation in drei Bereiche aufgeteilt: Mein Postfach, Ansichten und Geteilte Postfächer.

Mein Postfach

Dieses Postfach dient dir als Filter für alle Nachrichten aus den Geteilten Postfächern, denen du als Nutzer zugewiesen bist. In Mein Postfach findest du die Ordner Mir zugewiesen, Favoriten, Gesendet und Entwürfe. Im Ordner Mir zugewiesen liegen alle E-Mails, die dir persönlich zugewiesen wurden. Markierst du eine E-Mail als Favorit, erscheint sie zusätzlich im Ordner Favoriten. Speicherst du eine verfasste E-Mail als Entwurf, findest du sie im Ordner Entwürfe.

Ansichten

Zwischen Mein Postfach und den Geteilten Postfächern findest du den Bereich Ansichten. Hier legst du individuelle Ansichten an, die nur E-Mails mit zuvor definierten Filtern anzeigen, zum Beispiel nach Label, Zweck oder Datum, und pinnst sie in die Navigation. Wie du Ansichten erstellst, speicherst und anpinnst, liest du im Artikel Postfach strukturieren und den Überblick behalten.

Geteilte Postfächer

In diesem Bereich erhältst du einen Einblick in die gesamte E-Mail-Kommunikation deines Unternehmens und findest alle Nachrichten, die über epilot versendet und empfangen wurden. Standardmäßig gibt es das geteilte Postfach Organisation. Darüber hinaus kann der Admin deiner Organisation weitere geteilte Postfächer einrichten. Dort lässt sich festlegen, welche E-Mails von bestimmten Subdomains dorthin gelangen und welche Nutzer Zugriff haben. Mehr dazu findest du in der Dokumentation Konfigurieren von geteilten Postfächern.

Unter Alle E-Mails erhältst du eine Übersicht über alle E-Mails der Organisation und kannst nach E-Mail-Adressen filtern.

Im Ordner Nicht verknüpft sammeln sich E-Mails, die weder automatisch noch manuell mit einer Entität verknüpft wurden. So geht keine E-Mail verloren. 

Kopfbereich mit Suche und Tabs

Im oberen Teil des Postfachs findest du die Suchleiste, mit der du gezielt nach Nachrichten im jeweils ausgewählten Postfach suchst, sowie eine Auswahl an Filtern. 

Oberhalb der E-Mails findest du die Tabs Offen, Erledigt und Gelöscht. Im Tab Erledigt liegen alle E-Mails, die bereits als erledigt markiert wurden. So bleiben unbearbeitete und bearbeitete E-Mails getrennt. Wie du E-Mails als erledigt markierst, liest du im Artikel E-Mails verwalten: als erledigt markieren, verschieben und löschen.

E-Mail-Vorschau: Informationen und Funktionen

Schon in der Liste siehst du zu jeder E-Mail die wichtigsten Informationen, ohne sie zu öffnen:

• E-Mail-Adresse des Senders
• Datum und Uhrzeit (die Uhrzeit nur, wenn die E-Mail am selben Tag eingegangen ist)
• Betreff der E-Mail
• Anhang-Symbol, sofern Anhänge vorhanden sind
• Anzahl der Nachrichten innerhalb des Verlaufs
• Zugewiesene Nutzer sowie ein Symbol, um Nutzer oder Nutzergruppen zuzuweisen

E-Mail-Verlauf

Sobald du eine Nachricht aufrufst, erscheint sie mit allen zusammenhängenden Nachrichten im rechten Bereich des Postfachs. Neben Datum, Uhrzeit, Sender, Empfänger, angehängten Dateien und dem Inhalt siehst du im oberen Bereich den verknüpften Kontext (Opportunity, Kontakt, Account und so weiter). Mit einem Klick auf den Kontext greifst du direkt darauf zu. Über den entsprechenden Button erweiterst oder reduzierst du alle E-Mails des Verlaufs.

KI-Zusammenfassung

In der Leiste über der E-Mail wird zusätzlich die KI-Zusammenfassung angezeigt, sofern diese für dich und deine Organisation verfügbar ist.

Gelesen-Status in Mein Postfach und Geteilte Postfächer

Ein wichtiger Unterschied zwischen den Postfächern betrifft den Gelesen-Status. Die Geteilten Postfächer sind der zentrale Ort, an dem alle E-Mails an deine Organisation eingehen. Mein Postfach zeigt dir die E-Mails, die dir persönlich zugewiesen sind.

Gelesen-Status im Postfach

Bist du einer E-Mail zugewiesen und markierst sie im Geteilten Postfach als gelesen, wird sie automatisch auch in Mein Postfach als gelesen markiert.

Markiert dagegen ein Kollege die E-Mail im Geteilten Postfach als gelesen oder erledigt, ändert sich der Status nur dort. In deinem Mein Postfach bleibt er unverändert.

Umgekehrt gilt: Markierst du eine E-Mail in deinem Ordner Mir zugewiesen als gelesen oder erledigt, wird der Status nur in deinem Postfach aktualisiert. Im Geteilten Postfach bleibt er unverändert.

Gelesen-Status in einer Entität

In einer Entität verhält sich der Status genauso wie im Geteilten Postfach. Markierst du eine dir zugewiesene E-Mail in einer Entität als gelesen, wird sie in der Entität, in Mein Postfach und im Geteilten Postfach als gelesen markiert.

Liest ein Kollege die E-Mail in der Entität, wird sie für alle anderen in der Entität und im Geteilten Postfach als gelesen angezeigt. Für dich bleibt sie in der Entität und in Mein Postfach als ungelesen, da du weiterhin der zugewiesene Nutzer bist.