In diesem Artikel erfährst du, wie du Workflows, Phasen und Aufgaben dynamisch über Zuweisungsfelder auf deiner Entität verteilst – damit Verantwortlichkeiten automatisch der richtigen Person folgen, auch wenn sich diese während des Prozesses ändert.

Warum dynamische Zuweisungen?

In klassischen Workflow-Konfigurationen pflegst du Verantwortlichkeiten doppelt: Auf der Entität trägst du etwa den Projektmanager oder den Verantwortlichen Sachbearbeiter ein – und im Workflow musst du dieselbe Person separat nochmal jeder Aufgabe zuweisen. Sobald sich diese Verantwortlichkeit ändert, ziehst du nicht nur das Feld auf der Entität nach, sondern hängst auch jede offene Aufgabe einzeln um. Das ist redundant, fehleranfällig und kostet Zeit.

Mit dynamischen Zuweisungen verknüpfst du Workflow-Aufgaben direkt mit Zuweisungsfeldern auf der Entität. Du pflegst die Verantwortlichkeit nur noch an einer Stelle – auf der Entität – und der Workflow folgt automatisch. Ändert sich der Wert im Feld, übernimmt das System die neue Verantwortlichkeit auch für bereits laufende Aufgaben, wenn dies gewünscht ist.

Welche Felder du als Zuweisungsquelle nutzen kannst

Zuweisungsfelder auf der Entität

Jedes Feld vom Typ Nutzerbeziehung auf einer Entität kann als Quelle dienen. Typische Beispiele sind Projektmanager, Verantwortlicher Sachbearbeiter oder Kunden-Ansprechpartner. Sobald du ein solches Feld als Zuweisungsquelle wählst, übernimmt der Workflow den dort hinterlegten Wert.

„Geteilt mit"-Feld

Zusätzlich kannst du das Geteilt mit-Feld der Entität als Quelle wählen. Damit erhalten alle Personen, mit denen die Entität geteilt ist, automatisch die zugehörigen Aufgaben – ideal, wenn mehrere Mitarbeitende gemeinsam an einem Vorgang arbeiten.

Dynamische Zuweisung konfigurieren

Gehe zu Konfiguration > Workflows und öffne den Workflow, den du anpassen möchtest. Wähle die Ebene aus, auf der du die Zuweisung setzen willst (Workflow, Phase oder Aufgabe).

1. Öffne den Bereich Zuweisung.
2. Wähle die Option Variable statt einer festen Person oder Gruppe.
3. Wähle das Zuweisungsfeld aus, das als Quelle dienen soll – etwa die Attribute Projektmanager oder Geteilt mit.
4. Klicke auf Speichern. Die Zuweisung greift ab dem nächsten Workflow-Start.
    

Wie dynamische Updates funktionieren

Sobald sich der Wert eines verknüpften Zuweisungsfelds ändert, aktualisiert epilot die betroffenen Zuweisungen wie folgt:

• Feld wird nach Workflow-Start gefüllt – die Aufgaben werden ab dem Zeitpunkt, an dem der Wert vorliegt, der entsprechenden Person zugewiesen.
• Feldwert wird geändert – bereits abgeschlossene Aufgaben bleiben unverändert und du wirst gefragt, ob die Zuweisung für offene Aufgaben angepasst werden soll.

Typische Anwendungsfälle

• Projektverantwortung folgt dem Projektmanager – alle Workflow-Aufgaben einer Phase hängen am Feld Projektmanager.
• Handwerkspartner sind verantwortlich für ganze Phasen – die Phase kann mit Hilfe des Feldes “Geteilt mit” einfach dem Partner zugewiesen werden.