Mithilfe unserer E-Mail-Inbox bekommst du nicht nur einen besseren Überblick über deine ein- und ausgehenden Nachrichten, sondern kannst diese auch flexibel und transparent verwalten. Wie genau die zentrale E-Mail-Inbox im Detail funktioniert und welche Vorteile diese zu bieten hat, kannst du in diesem Artikel nachlesen. 
 

Das Navigationsmenü im Überblick

Sofern du auf die zentrale E-Mail-Inbox zugreifen möchtest, musst du lediglich auf das "Brief"-Symbol im oberen Abschnitt der epilot Benutzeroberfläche klicken.

Die Inbox ist in zwei unterschiedliche Reiter unterteilt - "Unser Postfach" und "Mein Postfach":

Unser Postfach: In diesem Reiter erhält du einen Einblick in die gesamte E-Mail-Kommunikation innerhalb deines Unternehmens und findest hier demnach alle Nachrichten, die über epilot versendet und empfangen wurden. 

Mein Postfach: Dieses Postfach dient dir als Filter für alle Nachrichten (aus "Unser Postfach"), die du als einzelner Nutzer bearbeitet hast. 

Mit einem Klick auf "Mein Postfach" / "Unser Postfach" in der oberen, linken Ecke des Inbox-Navigationsmenüs kannst du jederzeit zwischen diesen wechseln. 

Hinsichtlich des Aufbaus und der Funktionsweise der Inbox-Benutzeroberfläche gibt es zwischen deinem Postfach und dem Postfach deiner Organisation kaum Unterschiede. Der linke Abschnitt beinhaltet die verschiedenen Optionen "Posteingang", "Favoriten", "Gesendet" und "Papierkorb", in denen du empfangene, favorisierte, gesendete oder gelöschte E-Mails jederzeit abrufen kannst.

"Unser Postfach" verfügt zudem noch über die Option "Nicht zuweisbar", in der jegliche Mails hinterlegt sind, die nicht zugeordnet werden können. Somit wird sichergestellt, dass keine E-Mail verloren geht.  
 

Im oberen Teil der Inbox findest du die Suchleiste, mit der du gezielt nach bestimmten Nachrichten in der jeweils ausgewählten Inbox ("Mein Postfach" oder "Unser Postfach") suchen kannst. Neben der Suchleiste findest du den "Löschen"-Button, den du erst betätigen kannst, sobald du eine E-Mail angewählt hast. 
 

Einsicht in E-Mail-Verkehr 

Die Inbox bietet dir im Rahmen der einzelnen Optionen einen Überblick über alle E-Mails. Hierbei erhältst du bereits vorab einen Einblick über relevante Informationen zu den jeweiligen Nachrichten, ohne diese direkt anzuklicken. Diese Informationen beinhalten:

• E-Mail-Adresse des Absenders (Posteingang)
• Datum und Uhrzeit (Uhrzeit allerdings nur, sofern E-Mail am selben Tag eingegangen ist) 
• Betreff der E-Mail
• Anhang-Symbol (sofern ein oder mehrere Anhänge vorhanden sind)
• Anzahl der Nachrichten innerhalb des jeweiligen E-Mail-Verkehrs 

Außerdem hast du die Möglichkeit, Nachrichten mit einem Klick auf das "Sternchen"-Symbol als Favorit zu markieren. 

Sobald du nun eine der Nachrichten aufrufst, erscheint diese E-Mail, sowie alle damit zusammenhängenden Nachrichten (unterhalb der angeklickten E-Mail) im rechten Abschnitt der Inbox. Neben Datum, Uhrzeit, Absender, Empfänger, angehängten Dateien und dem Inhalt der Nachricht, wird dir außerdem der entsprechende Kontext (Opportunity, Kontakt, Account usw.) angezeigt, mit dem die jeweilige E-Mail verknüpft ist. Du hast hierbei sogar die Möglichkeit, mit nur einem Klick auf den jeweiligen Kontext zuzugreifen. 
 

Schriftart, -größe und -farbe konfigurieren

Im Einstellungsmenü der E-Mail-Inbox können Art, Größe und Farbe der verwendeten Schrift individuell konfiguriert werden. Klicke hierfür auf die Option "Einstellungen". Unter dem Abschnitt "Schriften" kannst du eine der angezeigten Standard-Schriftarten oder eine eigens hochgeladene Schrift auswählen. 

Eigene Schriftarten können im unteren Fenster des Einstellungsmenüs hinzugefügt werden. Diese werden im Anschluss unterhalb des Hochladen-Fensters gelistet. Im Feld "Schriftgröße" kannst du die gewünschte Größe der verwendeten Schrift einstellen. Mit Klick auf das Farbfeld unter "Textfarbe" kann die Farbe wahlweise über den visuellen Farbbereich oder durch Eingabe eines hexadezimalen Codes konfiguriert werden. Nach Anpassen der Schrift musst du deine Änderungen lediglich noch speichern, damit diese wirksam werden.
 

E-Mail schreiben 

Du kannst sowohl über den "Neue E-Mail"-Button im oberen Teil des linken Abschnitts, als auch über den "Antworten"-Button unterhalb von bereits empfangenen Nachrichten eine E-Mail verfassen. Sofern du eine E-Mail schreiben möchtest, öffnet sich im Rahmen eines separaten Fensters der neue Nachrichten-Editor. Wie genau dieser Nachrichten-Editor funktioniert, kannst du in diesem Artikel nachlesen.   
 

Mehreren Adressaten gleichzeitig antworten 

In E-Mails im Postfach sowie in den Entitäten hast du die Möglichkeit, mehreren Adressaten gleichzeitig zu antworten. Sofern du also eine E-Mail erhältst, die an mehrere Personen adressiert ist, kannst du allen Personen mit Klick auf "Allen antworten" gleichzeitig antworten.
 

Automatisches Verknüpfen von E-Mails zu Entitäten

E-Mails werden automatisch zum Absender verknüpft, sollte ein eindeutiger Kontakt mit dieser E-Mail-Adresse vorhanden sein. Zusätzlich verknüpfen wir dir basierend auf dem Inhalt der E-Mail weitere Entitäten; so kann z.B. bei Erwähnung einer Opportunity- oder Bestell-Nummer die Entität direkt verknüpft werden. 

Automatisch verknüpfte Unterhaltungen können im Postfach anhand der Bezeichnung “Automatisch verknüpft” erkannt werden. 

Automatisch verknüpfte Entitäten können bei Falschverknüpfung ganz einfach wieder entfernt werden (über das X oder “Alle ablehnen”). Ebenso kannst du die Verknüpfung bestätigen (über den Haken oder “Alle annehmen”), was uns zukünftig helfen wird, die richtigen Entitäten noch besser zu erkennen. Weiterhin kannst du über die manuelle Verknüpfung weitere Entitäten hinzufügen oder bestehende Verknüpfungen entfernen.

Durch das automatische Verknüpfen taucht die E-Mail auch in den entsprechenden Entitäten unter “E-Mails” auf. Auch ist es es möglich von dort die Verknüpfungen wieder zu ändern. 

E-Mails manuell verknüpfen oder Verknüpfungen aufheben

Du kannst E-Mails manuell den gewünschten Entitäten zuordnen. Wenn du beispielsweise eine E-Mail nachträglich einer weiteren Entität zuordnen möchtest oder eine E-Mail im "Nicht zuweisbar"-Ordner gelandet ist, kannst du sie manuell einer oder mehreren Entitäten zuweisen, auf die sich die Nachricht bezieht. So funktioniert das Feature:

1. E-Mail aufrufen: Öffne die betroffene E-Mail.
2. Option „Entität verknüpfen“ oder “X Verknüpfte Entitäten” auswählen: Klicke oben rechts auf „Entität verknüpfen“ oder öffne die bereits verknüpften Entitäten. 
3. Entitäten suchen und verknüpfen: Im daraufhin erscheinenden Menü findest du zwei Reiter:
   1. Entitäten suchen: Hier kannst du nach Entitäten suchen, die du mit der E-Mail verknüpfen möchtest. Wähle eine oder mehrere Entitäten aus. Bereits verknüpfte Entitäten werden dir zur besseren Übersicht ebenfalls angezeigt.
   2. Verknüpfte Entitäten: Dieser Reiter zeigt alle bereits mit der E-Mail verknüpften Entitäten an. Von hier aus kannst du auch Verknüpfungen wieder aufheben.
4. Änderungen speichern: Nachdem du die gewünschten Entitäten ausgewählt oder Verknüpfungen aufgehoben hast, klicke auf „Änderungen speichern“. Die E-Mail wird dann den ausgewählten Entitäten zugeordnet oder Verknüpfungen werden entfernt.

Manuelles Verknüpfen von Entitäten direkt aus der Entität

Du kannst du diese Funktion auch direkt innerhalb der Entitäten nutzen. Möchtest du beispielsweise einer E-Mail nachträglich eine weitere Entität zuordnen, kannst du das schnell und bequem direkt aus der Entität heraus erledigen.

Automatisches Verschicken von E-Mails

Mithilfe einer Automatisierung ist es möglich, automatisch eine E-Mail auf Basis einer bereits erstellten E-Mail-Vorlage an deine Kunden zu schicken, sobald diese eine Mail an deine Organisation gesendet haben. Dies ist beispielsweise dann sinnvoll, wenn deine Kunden automatisch eine Mail erhalten sollen, die darüber Auskunft gibt, dass die jeweilige Mail bei deiner Organisation eingegangen ist. Und so funktioniert's:

Unter "Automatisierungen" eine neue Automatisierung erstellen und im Abschnitt "Auslöser" die Option "E-Mail erhalten" auswählen. 

Im Anschluss klickst du unter "Aktionen" auf "E-Mail versenden" und wählst die gewünschte Vorlage in der entsprechenden Zeile aus.

Jetzt muss die konfigurierte Automatisierung nur noch gespeichert werden. 
 

Filtern von E-Mails 

E-Mails können mit einem Klick auf in der Suchleiste nach "Internen Nutzern", "Absendern", "Empfängern" und "Betreff" gefiltert werden. 
 

Nach ungelesenen E-Mails und einzelnen E-Mail-Adressen filtern 

Du kannst ungelesene Nachrichten in "Unser Postfach" und "Mein Postfach" mit einem Klick auf filtern.

Zudem bietet dir die zentrale E-Mail-Inbox ab sofort die Möglichkeit, die Nachrichtenübersicht nach einzelnen (bereits verwendeten) E-Mail-Adressen zu filtern.
 

Nachrichten löschen und wiederherstellen

Ab jetzt können E-Mails im zentralen Postfach gelöscht und wiederhergestellt werden. Nachdem du eine E-Mail gelöscht hast, wird diese in den Papierkorb geschoben. Aus dem Papierkorb kannst du sie problemlos wiederherstellen oder endgültig löschen. Letzteres kann nicht rückgängig gemacht werden.

Wenn Antworten auf eine bereits gelöschte Konversation eingehen, wird diese im organisatorischen Posteingang unter "Nicht zugewiesen" angezeigt.

Massen-E-Mails versenden 

Bisher wurden KundInnen und InstallateurInnen einzeln in die Portale eingeladen. Dieser Prozess wurde durch die Möglichkeit des Massenversands vereinfacht und ermöglicht es dir so viele Kontakte wie du möchtest auf einmal via E-Mail einzuladen, über Änderungen zu informieren etc. 

Aus welchen Entitäten kannst du Massen-Aktionen auslösen?

• Opportunities
• Bestellungen
• KundInnen
  • Kontakte
  • Firmen

Der Button für die Massen-Aktion erscheint im oberen rechten Bereich der Seite, sobald du mehr als einen Kontakt etc. aus der Übersicht auswählst. Bei den Massen-Aktionen hast du die Wahl zwischen drei Optionen: E-Mails senden, Exportieren oder Löschen.

Massen-E-Mails senden

Möchtest du an deine Auswahl E-Mails senden, klickst du auf die Option "E-Mails senden" und es öffnet sich ein Seitenmenü auf der rechten Seite. Zuerst hast du hier die Chance aus der Tabelle eine Vorlage auszuwählen oder auch eine neue E-Mail Vorlage zu erstellen. Wählst du Letzteres, öffnet sich der E-Mail Vorlagen Builder in einem separatem Tab.

Nachdem du eine Vorlage erstellt oder ausgewählt und den Button “Vorlage auswählen” unten rechts geklickt hast, erscheint die E-Mail Vorschau. Hier wird noch einmal aufgelistet an welche Kontakte die Massen-E-Mail ausgesendet wird und die ausgewählte E-Mail-Vorlage wird angezeigt.
 

Den Zugriff auf diese Funktion für verschiedene Rollen, kannst du unter den Organisationseinstellungen in epilot unter "NutzerInnen und Rechte" einschränken. Möchtest du, dass bspw. nur NutzerInnen mit der Rolle "Administrator" o.ä. dazu berechtigt sein sollen, Massen-E-Mail zu senden, kannst du diese dort einfach an- und ausschalten. 

Exportieren

Die Export-Funktion erstellt eine Excel-Liste aus allen ausgewählten Entitäten, die dir eine Übersicht über E-Mail Adresse, Status, Nachrichten_ID und Empfänger_ID zur Verfügung stellt.

Löschen

Mit dieser Option löscht du deine Auswahl. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.
 

Absenderkonfiguration für E-Mails

Neben dem Wiederherstellen von gelöschten Nachrichten, kannst du von jetzt an auch den Absender von E-Mails konfigurieren. Klicke dazu auf die Einstellungen der Organisation oben rechts in epilot und wähle die E-Mail Einstellungen. In der dortigen Übersicht hast du die Wahl aus verschiedenen Optionen: Signatur, epilot E-Mail Adresse, Subdomain etc.

Wähle den Menüpunkt “E-Mail Adressen” und gebe eine E-Mail Adresse an, die als Absender dienen soll. Nachdem du auf “Speichern” geklickt hast, erscheint die neue E-Mail Adresse in der Tabelle darunter und ist automatisch aktiviert.

INFO: Es kann ein paar Augenblicke dauern, bis die neue E-Mail Adresse in der Absender Zeile erscheint. Die Seite neu zu laden, kann den Prozess beschleunigen.

Verfasst du nun eine neue E-Mail - egal, ob du dies aus einer Entität oder dem zentralen Posteingang heraus tust -, hast du die Möglichkeit aus den Absendern die festgelegte E-Mail Adresse auszuwählen.