Mit der Microsoft Outlook Integration kannst du geteilte Unternehmenspostfächer direkt mit epilot verbinden. Ein- und ausgehende E-Mails werden automatisch erfasst und den passenden Entitäten zugeordnet, sodass die gesamte Team-Kommunikation zentral in epilot dokumentiert ist.
Die Verbindung erfolgt sicher über die Microsoft Graph API. epilot kommuniziert mit Microsoft Graph über OAuth 2.0, sodass du jederzeit volle Kontrolle über Zugriff und Berechtigungen behältst.

Was aktuell möglich ist

• Verbinden deines Microsoft 365 Kontos.
• Synchronisierung geteilter Postfächer (Posteingang und gesendete Elemente). Beim ersten Verbinden werden bestehende E-Mails übernommen, danach erfolgen die Aktualisierungen live.
• Versenden von E-Mails aus einem verbundenen geteilten Postfach. Die E-Mail erscheint in den gesendeten Elementen von Outlook, als wäre sie direkt aus Outlook versendet worden.

Voraussetzungen

• Der einrichtende Nutzer verfügt über eine Microsoft 365 Lizenz.
• Der einrichtende Nutzer hat Admin-Rechte in Microsoft Outlook.
• Die notwendigen API-Berechtigungen für epilot wurden in Microsoft Entra erteilt.

Wer richtet was ein?

An der Einrichtung sind unterschiedliche Rollen beteiligt:

• Der Microsoft 365 Tenant-Admin erteilt einmalig die Admin-Zustimmung und legt fest, auf welche Postfächer das verbindende Konto in Exchange zugreifen darf. Die Zustimmung kann jederzeit in Microsoft Entra widerrufen werden.
• Der epilot Organisations-Admin verbindet das Servicekonto, wählt die in epilot sichtbaren geteilten Postfächer aus und ordnet die Postfächer Gruppen, Teams oder Personen zu.
• Die epilot Nutzer lesen und beantworten Kunden-E-Mails direkt neben den übrigen Kundendaten in epilot, etwa Opportunities, Verträgen und Journeys.

Die technische Dokumentation findest du Hier:

Zur technischen Dokumentation

Microsoft 365 verbinden

Klicke oben rechts auf das “Zahnrad-Symbol”. Navigiere im Dropdown Menü auf ”E-Mail Einstellungen”. Im Reiter ”Verbindungen”, klicke auf den Unterpunkt ”Drittanbieter Verbindungen”. Klicke anschließend auf ”Microsoft 365 / Outlook verbinden”.

Du wirst auf eine Microsoft-Seite weitergeleitet, auf der du dich mit deinem Microsoft-Konto mit Admin Rechten einloggst. Solltest du keine Administratorrechte haben, muss der Administrator dort seine Zustimmung für die Verbindung erteilen. Danach wirst du zurück zu epilot geleitet.

Die Verbindung ist nun hergestellt. Unter "Details anzeigen" siehst du folgende Informationen zur Verbindung: 

• Verbunden von, 
• Mandanten-ID, 
• Verbunden am (Startdatum der Verbindung) und 
• Läuft ab (Ablaufdatum). 

Die Verbindung wird automatisch erneuert, insofern dies möglich ist.
 

Outlook-E-Mail Adresse verbinden

Wechsle in den E-Mail Einstellungen auf den Reiter "E-Mail Adressen". Dort findest du oben den neuen Abschnitt "Outlook-E-Mail Adressen". Klicke auf “Outlook-E-Mail verbinden”, es öffnet sich ein Sidepanel.
Gebe hier die E-Mail-Adresse des gewünschten geteilten Postfachs ein.

Du kannst die E-Mails entweder mit einem bestehenden geteilten Postfach in epilot verknüpfen oder ein neues erstellen, dem du einen eigenen Namen und eine Farbe vergibst.

Optional kannst du bestehende E-Mails synchronisieren und dabei einen der folgenden Zeiträume auswählen: 

• letzte 5 Minuten, 
• letzte Woche, 
• letzter Monat oder 
• letzte 2 Monate.

Nach der Einrichtung erscheint die verbundene E-Mail-Adresse unter dem Reiter "E-Mail Adressen" im Abschnitt “Outlook-E-Mail Adressen”. 

E-Mails in epilot

Die E-Mails werden im gemeinsamen Postfach unter “Alle E-Mails”, sowie im zugehörigen geteilten Postfach angezeigt. Auf Microsoft Outlook wird ebenfalls ein neuer Ordner angelegt, in dem die epilot E-Mails angezeigt werden.

E-Mails aus dem verbundenen Postfach werden wie alle anderen E-Mails in epilot behandelt und können den entsprechenden Entitäten zugeordnet werden.