Mithilfe des zentralen E-Mail-Postfachs bekommst du einen besseren Überblick über deine ein- und ausgehenden Nachrichten und kannst diese flexibel und transparent verwalten. In diesem Artikel erfährst du, wie das zentrale E-Mail-Postfach im Detail funktioniert.

Das zentrale Postfach im Überblick

Sofern du auf die zentrale E-Mail-Inbox zugreifen möchtest, musst du lediglich auf das „Brief"-Symbol im oberen Abschnitt der epilot Benutzeroberfläche klicken.

Aufbau des Navigationsmenüs & Top Bar

Das Postfach ist über die Navigation in drei Bereiche aufgeteilt: „Mein Postfach", „Ansichten" und „Geteilte Postfächer":

Mein Postfach

Dieses Postfach dient dir als Filter für alle Nachrichten (aus „Unser Postfach"), denen du als Nutzer zugewiesen bist. In „Mein Postfach" findest du die Ordner „Mir zugewiesen", „Favoriten", „Gesendet" und „Entwürfe". Im Ordner „Mir zugewiesen" sind alle E-Mails zu finden, die dir persönlich zugewiesen wurden. Wenn du eine E-Mail in diesem Ordner als Favorit markierst, erscheint sie auch im Ordner „Favoriten". Wenn du eine E-Mail verfasst und diese als Entwurf speicherst, wird sie im Ordner „Entwürfe" sichtbar.

Gespeicherte Ansichten

Zwischen den beiden Postfächern findest du den Bereich „Ansichten". Hier kannst du individuelle Ansichten erstellen, die nur E-Mails mit zuvor definierten Filtern anzeigen, wie zum Beispiel „Label oder Zweck" und „Datum", und in der Navigation anpinnen. Wie du Ansichten erstellst und anpinnst, erfährst du im Kapitel „Ansicht speichern & verwalten".

Geteilte Postfächer

In diesem Bereich erhältst du einen Einblick in die gesamte E-Mail-Kommunikation innerhalb deines Unternehmens und findest hier alle Nachrichten, die über epilot versendet und empfangen wurden. Standardmäßig gibt es hier das geteilte Postfach „Organisation". Neben dem allgemeinen Postfach „Organisation" kann der Admin deiner Organisation weitere geteilte Postfächer einrichten. In diesen Postfächern lässt sich definieren, welche E-Mails von spezifischen Subdomains dorthin gelangen sollen und welche Nutzer der Organisation Zugriff auf diese Postfächer haben. Weitere Informationen zur Konfiguration findest du in dieser Dokumentation: BETA: Konfigurieren von geteilten Postfächern.

Unter dem Punkt „Alle E-Mails" erhältst du eine Übersicht über alle E-Mails der Organisation und kannst nach E-Mail-Adressen filtern.

Unter dem geteilten Postfach fällt der Ordner „Nicht verknüpft". Empfangene E-Mails können manuell oder automatisch mit Entitäten verknüpft werden. Im Ordner „Nicht verknüpft" werden jegliche E-Mails eingeordnet, die weder automatisch noch manuell mit einer Entität verknüpft wurden. So wird sichergestellt, dass keine E-Mail verloren geht. Im Verlauf dieses Artikels erklären wir dir noch im Detail, wie die Verknüpfung von E-Mails mit Entitäten funktioniert.

Spam-Ordner

epilot schützt dein Postfach automatisch vor unerwünschten und schädlichen E-Mails. Eingehende Nachrichten werden beim Eingang geprüft – erkannte Spam-Mails landen automatisch im Ordner Spam, der unter Geteilte Postfächer → Spam in der Navigation angezeigt wird. Ein Zähler zeigt dir, wie viele ungelesene Spam-Verläufe sich darin befinden.

Spam-Verläufe verhalten sich bewusst eingeschränkt: Anhänge, Nachrichtenzähler sowie Aktionen wie Erledigt oder Nutzer zuweisen sind ausgeblendet, um versehentliche Interaktionen mit schädlichen Inhalten zu vermeiden.

Spam manuell verwalten

Du hast jederzeit die Möglichkeit, die automatische Einordnung zu korrigieren oder E-Mails selbst als Spam zu kennzeichnen:

• Als „Kein Spam" markieren: Öffne einen E-Mail-Verlauf im Spam-Ordner. Am oberen Rand erscheint ein Spam-Hinweis-Banner – klicke dort auf Kein Spam, um den Verlauf zurück ins reguläre Postfach zu verschieben. Die Aktion ist auch über das Aktionen-Menü auf Verlaufs- und Nachrichtenebene erreichbar.

• Als Spam markieren: Öffne einen beliebigen E-Mail-Verlauf und wähle im Aktionen-Menü Als Spam markieren – der Verlauf wird daraufhin in den Spam-Ordner verschoben.

• Mehrere Verläufe gleichzeitig verwalten: Wähle über die Auswahlkästchen mehrere Verläufe aus und nutze den Button Aktionen, um sie gesammelt als Spam oder als kein Spam zu markieren.

Top Bar

Im oberen Teil des Postfachs findest du die Suchleiste, mit der du gezielt nach bestimmten Nachrichten in der jeweils ausgewählten Inbox suchen kannst, sowie eine Auswahl an Filtern. Neben der Suchleiste findest du die Option zum Filtern von Nachrichten nach Labeln oder Zwecken.

Oberhalb der E-Mails findest du die Tabs „Offen", „Erledigt" und „Gelöscht". Im Tab „Erledigt" werden alle E-Mails angezeigt, die bereits als erledigt markiert wurden. Wie du E-Mails als erledigt markieren kannst, erfährst du unter „E-Mails als erledigt markieren". Durch dieses Verhalten wird sichergestellt, dass E-Mails, die dir zugewiesen wurden, nicht automatisch als erledigt markiert werden und du sicherstellen kannst, dass die E-Mail korrekt bearbeitet wurde.

E-Mail schreiben

Du kannst sowohl über den „Neue E-Mail schreiben"-Button im unteren Teil des linken Abschnitts als auch über den „Antworten"-Button unterhalb bereits empfangener Nachrichten eine E-Mail verfassen. Sobald du eine E-Mail schreiben möchtest, öffnet sich in einem separaten Fenster der neue Nachrichten-Editor. Wie genau dieser Nachrichten-Editor funktioniert, kannst du in diesem Artikel nachlesen.

Organisiertes Arbeiten in der Inbox

E-Mails suchen

Alle für dich sichtbaren E-Mails können über die Suchleiste gesucht werden. Es besteht die Möglichkeit, dass du nicht auf alle E-Mails zugreifen kannst, falls es ein geteiltes Postfach gibt, auf welches du keinen Zugriff hast.

Unsere Suche verwendet eine Fuzzy Search. Das bedeutet, dass du auch bei Tippfehlern passende Ergebnisse erhältst. Zudem werden die Treffer in den Suchergebnissen hervorgehoben, sodass du relevante Informationen schneller findest.

E-Mails sortieren

In der Central Inbox kannst du deine E-Mails nach verschiedenen Kriterien sortieren, um sie leichter zu überblicken und effizienter zu bearbeiten. Du findest die Sortierfunktion oben rechts in der E-Mail-Liste:

Über das Dropdown kannst du deine E-Mails wie folgt sortieren:

• Neuste zuerst: Zeigt alle E-Mails chronologisch, beginnend mit der aktuellsten. → Ideal, um schnell auf neue Nachrichten zu reagieren.
• Älteste zuerst: Zeigt alle E-Mails chronologisch, beginnend mit der ältesten. → Nützlich, wenn du Themen systematisch von alt nach neu abarbeiten möchtest.
• Neuste ungelesene zuerst: Zeigt ungelesene E-Mails oben, beginnend mit der neuesten. → Fokus auf aktuelle, noch nicht bearbeitete Nachrichten.
• Älteste ungelesene zuerst: Zeigt ungelesene E-Mails oben, beginnend mit der ältesten. → Gut geeignet, um lange unbearbeitete E-Mails zuerst zu sehen.
• Neuste favorisiert: Zeigt favorisierte E-Mails oben, beginnend mit der neuesten. → Favoriten erkennst du am Stern-Symbol ⭐️. Praktisch, um aktuelle wichtige Themen schnell griffbereit zu haben.
• Älteste favorisiert: Zeigt favorisierte E-Mails oben, beginnend mit der ältesten. → Für Nutzer:innen, die auch ältere, markierte Themen aktiv bearbeiten möchten.

Kombinierbar mit Filtern & Suche

Die Sortierung kannst du mit bestehenden Filtern oder der Suchfunktion kombinieren – zum Beispiel nach Absender:in, Betreff oder Label. So findest du schnell genau die Nachrichten, die gerade relevant sind.

E-Mails filtern

Suchleiste

Die Suchleiste in der Filter-Funktion verhält sich genau gleich wie in der globalen Suche in der Inbox. Du kannst nach bestimmten Stichwörtern suchen und diese als Filter anwenden.

Zugewiesen an und Von

Mit diesen beiden Filterfunktionen kannst du zum einen die Ergebnisse auf intern zugewiesene Personen einschränken, als auch auf bestimmte Adressaten, welche eine Mail an deine Organisation gesendet haben.

Datum

Mit dem Datum-Filter kannst du nach bestimmten E-Mails filtern, welche in einem gewissen Zeitraum erhalten wurden.

Labeln und Zwecken filtern

Du kannst E-Mails auch nach Labeln oder Zwecken filtern. Dadurch öffnet sich das Label-Auswahlmenü. Dort kannst du ein Label entweder über die Suchleiste finden oder eine Label-Familie anklicken, um das gewünschte Label auszuwählen.

Filtern nach Labels

• Beim Filtern nach Labels werden dir nur E-Mails angezeigt, denen die ausgewählten Labels zugewiesen sind.
• Du kannst mehrere Labels auswählen.
• Die Filterlogik basiert auf einer UND-Verknüpfung, das heißt, eine E-Mail muss alle gewählten Labels enthalten, um in den Ergebnissen zu erscheinen.

Wenn du mehr über die Verwendung und Verwaltung von Labels erfahren möchtest, lies den Artikel Label Builder: Erstellen, Klassifizieren und Verwalten von Labels.

Filtern nach Zwecken

• Beim Filtern nach Zwecken werden alle E-Mails angezeigt, deren zugehörige Entitäten den ausgewählten Zweck haben.
• Beispiel: Wenn du nach dem Zweck „PV" filterst, siehst du nur E-Mails, deren verknüpfte Entitäten (z. B. Opportunities) ebenfalls den Zweck „PV" zugewiesen haben.

Filtern nach Postfächern und Ordnern

Du kannst deine E-Mails auch direkt nach geteilten Postfächern oder Ordnern wie „Nicht verknüpft" oder „Mir zugewiesen" filtern. Diese Optionen stehen dir im Filterbereich als eigene Auswahlkriterien zur Verfügung – genauso wie Labels oder Datum. So kannst du gezielt auf bestimmte Postfächer oder Kategorien eingehen, ohne die Navigation wechseln zu müssen.

Ansicht speichern & verwalten

Ansichten speichern & aktualisieren

Wenn du bestimmte Filter gesetzt hast, kannst du diese entweder direkt anwenden oder als Ansicht speichern. Ansichten werden im Ordner „Ansichten" abgelegt, sodass du jederzeit auf die konfigurierten Filter zugreifen kannst. Nachdem du die gewünschten Filter gesetzt hast, klicke einfach auf „Ansicht speichern". Bestehende Ansichten musst du nicht mehr löschen und neu anlegen, wenn du etwas ändern möchtest – du kannst sie direkt im Verwaltungsfenster bearbeiten und die aktualisierten Filter speichern.

Ansichten anpinnen

Die Verwaltung von Ansichten funktioniert ähnlich wie bei den Ansichten in Entitäten-Tabellen. Neben dem Bereich „Ansichten" findest du ein Zahnrad-Symbol, das die Verwaltung der Ansichten öffnet. Hier kannst du sowohl deine eigenen erstellten Ansichten als auch die Ansichten die mit dir geteilt sind einsehen. Wenn du möchtest, dass eine Ansicht dauerhaft in der Navigation unter „Ansichten" angezeigt wird, kannst du diese mithilfe der Stecknadel-Funktion „anpinnen".

Wenn du im Verwaltungsfenster erneut auf das Zahnrad klickst, erhältst du eine weitere Übersicht aller deiner Ansichten sowie der geteilten Ansichten. In diesem Bereich kannst du Ansichten bearbeiten, löschen oder mit bestimmten Nutzern oder deiner gesamten Organisation teilen.

E-Mail Vorschau: Informationen & Funktionen

Die Inbox bietet dir im Rahmen der einzelnen Optionen einen Überblick über alle E-Mails. Hierbei erhältst du bereits vorab einen Einblick in relevante Informationen zu den jeweiligen Nachrichten, ohne diese direkt anzuklicken. Diese Informationen beinhalten:

• E-Mail-Adresse des Absenders (Posteingang)
• Datum und Uhrzeit (Uhrzeit allerdings nur, sofern E-Mail am selben Tag eingegangen ist)
• Betreff der E-Mail
• Anhang-Symbol (sofern ein oder mehrere Anhänge vorhanden sind)
• Anzahl der Nachrichten innerhalb des jeweiligen E-Mail-Verkehrs
• Zugewiesene Nutzer sowie ein Symbol, um Nutzer/Nutzergruppen zuzuweisen

E-Mail als Favorit markieren

Wenn du mit deiner Maus über eine E-Mail fährst, hast du die Möglichkeit, Nachrichten mit einem Klick auf das „Sternchen"-Symbol als Favorit zu markieren und über das Kästchen eine E-Mail auszuwählen, um daraufhin Aktionen durchzuführen.

E-Mail anpinnen

Mit der Anpinn-Funktion kannst du einzelne E-Mails im zentralen Postfach ganz oben fixieren. Das hilft dir, wichtige Nachrichten im Blick zu behalten – unabhängig von ihrer Position in der Sortierung.

In jeder E-Mail-Zeile in der Übersicht findest du ein Pin-Symbol 📌. Ein Klick darauf:

• Pinnt die E-Mail → sie erscheint ganz oben in deiner Liste.
• Ein weiterer Klick löst die E-Mail wieder.

Du kannst beliebig viele E-Mails anpinnen – sie werden gesammelt ganz oben dargestellt, durch eine visuelle Trennlinie von den restlichen E-Mails abgegrenzt.

Wichtig zu wissen:

• Nur du siehst deine angepinnten E-Mails – das ist eine persönliche Einstellung und betrifft nicht die Inbox anderer Nutzer:innen.
• Die Sortierung unterhalb der Pins bleibt davon unberührt – du kannst also weiterhin z. B. nach „neueste ungelesene" sortieren.

Typische Anwendungsfälle

• Wichtige Kundenanfragen sichtbar halten, bis sie bearbeitet wurden.
• Reminder für Follow-Ups setzen.
• E-Mails mit Infos oder Links, auf die du regelmäßig zugreifen möchtest.

Weitere Quick-Actions

Du kannst bestimmte Quick-Actions direkt an einer E-Mail im Postfach ausführen, indem du mit der Maus über die E-Mail fährst. Derzeit stehen dir folgende Optionen zur Verfügung:

• E-Mail als erledigt markieren
• E-Mail löschen
• Als gelesen/ungelesen markieren

Mehrfachauswahl zum Ausführen von Aktionen im zentralen Postfach

Die Funktion zur Mehrfachauswahl erleichtert es dir, mehrere E-Mails gleichzeitig zu verwalten. Somit können mehrere Aktionen, wie zum Beispiel E-Mails löschen, favorisieren oder als gelesen/ungelesen markieren, in einem Schritt durchgeführt werden.

Im Postfach kannst du mehrere E-Mails auswählen, indem du die Auswahlkästchen neben den jeweiligen E-Mails anklickst. Indem du auf das obere Kästchen klickst, kannst du außerdem alle E-Mails auswählen oder die Auswahl aufheben.

Möchtest du die Bearbeitung für mehrere E-Mails gleichzeitig vornehmen, klicke oben rechts auf das Feld „Aktionen". Es öffnet sich ein Dropdown-Menü, in dem du die gewünschte Aktion, wie zum Beispiel „Löschen", „Als gelesen markieren" oder „Favorisieren" auswählen kannst.

E-Mail Verlauf & E-Mail Aktionen

Sobald du nun eine der Nachrichten aufrufst, erscheint diese E-Mail sowie alle damit zusammenhängenden Nachrichten im rechten Abschnitt des Postfachs. Neben Datum, Uhrzeit, Absender, Empfänger, angehängten Dateien und dem Inhalt der Nachricht wird dir außerdem im oberen Bereich der entsprechende Kontext (Opportunity, Kontakt, Account usw.) angezeigt, mit dem die jeweilige E-Mail verknüpft ist. Du hast hierbei sogar die Möglichkeit, mit nur einem Klick auf den jeweiligen Kontext zuzugreifen.

Zudem kannst du hier über den gezeigten Button alle E-Mails aus dem Verlauf erweitern oder zusammenklappen.

KI Zusammenfassung

In der Leiste über der E-Mail wird zusätzlich die KI-E-Mail-Zusammenfassung angezeigt, sofern diese für dich und deine Organisation verfügbar ist.

Um E-Mails zu bearbeiten, müssen oft weitere Schritte vorgenommen werden, wie E-Mails mit Entitäten verknüpfen, sie als erledigt zu markieren oder mit Labels versehen.

Mehreren Adressaten gleichzeitig antworten

In E-Mails im Postfach sowie in den Entitäten hast du die Möglichkeit, mehreren Adressaten gleichzeitig zu antworten. Sofern du also eine E-Mail erhältst, die an mehrere Personen adressiert ist, kannst du allen Personen mit Klick auf „Allen antworten" gleichzeitig antworten, indem du auf den mittleren Pfeil klickst.

Sidebar im Postfach

Die Sidebar gibt dir direkten Kontext zur geöffneten E-Mail, ohne dass du die Inbox verlassen musst. Du kannst dort Notizen hinterlegen sowie Workflows und Automatisierungen direkt aus dem E-Mail-Thread heraus starten.

Sidebar öffnen und schließen

Sobald du eine E-Mail geöffnet hast, findest du oben rechts im E-Mail-Bereich ein Panel-Symbol (zwei nebeneinanderliegende Rechtecke). Klicke darauf, um die Sidebar einzublenden. Die Sidebar öffnet sich auf der rechten Seite und zeigt dir direkt den Kontext zur aktuellen E-Mail an. Ein erneuter Klick auf das Symbol schließt die Sidebar wieder.

Der Inhalt der Sidebar ist immer thread-spezifisch — wechselst du zu einer anderen E-Mail, aktualisiert sich die Sidebar automatisch und zeigt den Kontext des neuen Threads an.

Notizen im E-Mail-Thread

In der Sidebar kannst du interne Notizen direkt zum E-Mail-Thread hinzufügen. So hältst du wichtige Informationen fest, dokumentierst nächste Schritte oder gibst Kolleg:innen Kontext — ohne die Inbox zu verlassen.

Klicke im Sidebar-Bereich auf das Notizfeld und tippe deinen Text ein. Bestätige die Notiz mit einem Klick auf „Speichern". Die Notiz ist anschließend für alle Nutzer sichtbar, die Zugriff auf dasselbe Postfach haben. Gespeicherte Notizen werden unterhalb des Eingabefelds in chronologischer Reihenfolge angezeigt — mit Zeitstempel und dem Namen des Erstellers.

Workflows und Automatisierungen starten

Über die Sidebar kannst du Workflows und Automatisierungen direkt aus dem E-Mail-Thread heraus anstoßen — ohne in eine Entität wechseln zu müssen. Das ist besonders praktisch, wenn du nach dem Lesen einer E-Mail sofort einen definierten Prozess starten möchtest, zum Beispiel einen Onboarding-Workflow oder eine Serviceanfrage.

Scrolle im Sidebar-Bereich zum Abschnitt „Workflows" und wähle den gewünschten Workflow aus der Liste aus. Mit einem Klick auf „Starten" wird der Workflow ausgelöst. Du erhältst anschließend eine Bestätigung, dass der Prozess gestartet wurde. Der gestartete Workflow ist dann in der verknüpften Entität unter dem entsprechenden Tab einsehbar.

Relation Overview in der Sidebar

Die Relation Overview in der Sidebar gibt dir einen vollständigen Überblick über alle Datensätze, die mit dem Kontakt einer E-Mail verknüpft sind — direkt im Kontext der geöffneten Nachricht. Du siehst auf einen Blick, was dieser Kunde bereits mit euch hat, ohne das Postfach verlassen oder manuell suchen zu müssen.

Zu den angezeigten Entitäten gehören unter anderem:

• Opportunities – laufende Verkaufs- oder Servicechancen des Kontakts
• Bestellungen – zugehörige Aufträge und Bestellvorgänge
• Tickets – offene oder laufende Support- und Serviceanfragen
• Verträge – aktive Vertragsbeziehungen
• Accounts – verknüpfte Unternehmens- oder Organisationsdatensätze

Ein Klick auf eine Entität öffnet diese als Drawer direkt innerhalb des Postfachs — du verlässt die Inbox nicht, sondern siehst den Datensatz in einer eingeschobenen Seitenansicht. So hast du beide Ansichten gleichzeitig zur Hand und kannst Kundenanfragen schnell im richtigen Kontext bearbeiten.

E-Mails mit Entitäten verknüpfen

Empfangene E-Mails werden mit Entitäten, wie Kontakten, Opportunities oder Bestellungen verknüpft, um den Kontext der E-Mail besser verständlich zu machen und eine schnellere Bearbeitung zu ermöglichen. Diese Verknüpfungen können automatisch und manuell durchgeführt werden.

Automatisches Verknüpfen von E-Mails zu Entitäten

E-Mails werden automatisch mit dem Absender verknüpft, sollte ein eindeutiger Kontakt mit dieser E-Mail-Adresse vorhanden sein. Zusätzlich verknüpfen wir basierend auf dem Inhalt der E-Mail weitere Entitäten; so kann z.B. bei Erwähnung einer Opportunity- oder Bestell-Nummer die Entität direkt verknüpft werden.

Automatisch verknüpfte Entitäten können bei Falschverknüpfungen ganz einfach wieder entfernt werden (über das X oder „Alle ablehnen"). Ebenso kannst du die Verknüpfung bestätigen (über den Haken oder „Alle annehmen"), was uns zukünftig helfen wird, die richtigen Entitäten noch besser zu erkennen. Weiterhin kannst du über die manuelle Verknüpfung weitere Entitäten hinzufügen oder bestehende Verknüpfungen entfernen.

Durch das automatische Verknüpfen taucht die E-Mail auch in den entsprechenden Entitäten unter „E-Mails" auf. Zudem ist es möglich, von dort aus die Verknüpfungen wieder zu ändern.

E-Mails manuell verknüpfen oder Verknüpfungen aufheben

Du kannst E-Mails manuell den gewünschten Entitäten zuordnen. Wenn du beispielsweise eine E-Mail nachträglich einer weiteren Entität zuordnen möchtest oder eine E-Mail im „Nicht verknüpft"-Ordner gelandet ist, kannst du sie manuell einer oder mehreren Entitäten zuweisen. So funktioniert es:

1. Betroffene E-Mail öffnen.
2. Option „Entität verknüpfen" oder „X Verknüpfte Entitäten" auswählen: Klicke oben rechts auf „Entität verknüpfen" oder öffne die bereits verknüpften Entitäten.
3. Entitäten suchen und verknüpfen: Im daraufhin erscheinenden Menü findest du zwei Reiter:
   1. Entitäten suchen: Hier kannst du nach Entitäten suchen, die du mit der E-Mail verknüpfen möchtest. Wähle eine oder mehrere Entitäten aus. Bereits verknüpfte Entitäten werden dir zur besseren Übersicht ebenfalls angezeigt.
   2. Verknüpfte Entitäten: Dieser Reiter zeigt alle bereits mit der E-Mail verknüpften Entitäten an. Von hier aus kannst du auch Verknüpfungen wieder aufheben.
4. Änderungen speichern: Nachdem du die gewünschten Entitäten ausgewählt oder Verknüpfungen aufgehoben hast, klicke auf „Änderungen speichern". Die E-Mail wird dann den ausgewählten Entitäten zugeordnet oder Verknüpfungen werden entfernt.

Manuelles Verknüpfen von Entitäten direkt aus der Entität

Du kannst diese Funktion auch direkt innerhalb der Entitäten nutzen. Möchtest du beispielsweise einer E-Mail nachträglich eine weitere Entität zuordnen, kannst du das schnell und bequem direkt aus der Entität heraus erledigen.

E-Mails mit Labels versehen

Um E-Mails besser filtern und zuordnen zu können, können diese mit Labels versehen werden. Dafür kannst du auf „Label hinzufügen" unter den verknüpften Entitäten klicken.

E-Mails in ein anderes Postfach verschieben

Du findest auf der E-Mail selbst eine Anzeige, zu welchem geteilten Postfach die E-Mail zugeordnet ist. Falls diese E-Mail in ein anderes Postfach verschoben werden soll, kannst du dieses hier wählen. Du kannst die E-Mail auch in Postfächer verschieben, auf die du selbst keinen Zugriff hast. Falls du zum Beispiel für Kundenrückfragen zuständig bist, die E-Mail sich aber mit dem Thema Abrechnung befasst, kannst du die E-Mail in das Postfach „Abrechnung" verschieben (soweit dieses aufgesetzt ist).

E-Mails als erledigt markieren

Mit der Funktion „E-Mails als erledigt markieren" wird das Postfach besser geordnet. Bearbeitete E-Mails werden so in den Tab „Erledigt" verschoben, sodass alle E-Mails im „Offen"-Tab noch bearbeitet werden müssen. So ist es möglich, einen besseren Überblick über den Arbeitsstand verschiedener E-Mails zu bekommen.

Sobald eine E-Mail als erledigt markiert wurde, wird sie automatisch in den Tab „Erledigt" verschoben. Trifft auf eine als erledigt markierte E-Mail eine Antwort ein, erscheint die Unterhaltung automatisch wieder im Tab „Offen", sodass keine E-Mail übersehen werden kann. Diese Funktion steht übergreifend in deinem als auch im Postfach deiner Organisation zur Verfügung.

Um E-Mails als erledigt zu markieren, ohne sie öffnen zu müssen, fahre mit der Maus über die E-Mail und klicke auf das Häkchen-Symbol. Alternativ kannst du die E-Mail öffnen, auf die drei Punkte klicken und die Option „Als erledigt markieren" auswählen.

Nachrichten löschen und wiederherstellen

E-Mails können im zentralen Postfach gelöscht und wiederhergestellt werden. Nachdem du eine E-Mail gelöscht hast, wird diese in den Papierkorb geschoben. Aus dem Papierkorb kannst du sie problemlos wiederherstellen oder endgültig löschen. Letzteres kann nicht rückgängig gemacht werden.

Wenn Antworten auf eine bereits gelöschte Konversation eingehen, wird diese im organisatorischen Posteingang unter „Nicht zugewiesen" angezeigt.

Verhalten von ungelesenen E-Mails in „Mein Postfach" und „Geteilte Postfächer"

In diesem Abschnitt gehen wir genauer auf das Verhalten von E-Mails im „Mein Postfach" und im „Geteilten Postfach" ein.

Das Geteilte Postfach dient als zentraler Ort, an dem alle E-Mails, die an deine Organisation gesendet werden, eingehen. „Mein Postfach" hingegen bietet dir eine Ansicht, die es dir ermöglicht, alle E-Mails zu sehen, die dir persönlich zugewiesen wurden.

Ein wichtiger Unterschied zwischen den beiden Postfächern betrifft den Gelesenen-Status von E-Mails.

„Gelesen" Status im Postfach

Wenn du einer E-Mail zugewiesen bist und diese im Geteilten Postfach als „Gelesen" markierst, wird sie automatisch auch in „Mein Postfach" als „Gelesen" markiert.

Wird die E-Mail jedoch von einem anderen Kollegen (ob zugewiesen oder nicht) im Geteilten Postfach als gelesen oder erledigt markiert, ändert sich dieser Status nur im Geteilten Postfach. In deinem „Mein Postfach" bleibt der Status unverändert.

Umgekehrt gilt: Wenn du eine E-Mail in deinem „Mir zugewiesen"-Postfach als gelesen oder erledigt markierst, wird der Status nur in deinem Postfach aktualisiert. Im Geteilten Postfach bleibt der Status unverändert.

„Gelesen" Status in einer Entität

Der Status von gelesenen oder erledigten E-Mails in einer Entität verhält sich genauso wie im Geteilten Postfach. Das bedeutet: Wenn du eine E-Mail in einer Entität, die dir zugewiesen wurde, als gelesen markierst, wird sie sowohl in der Entität, in „Mein Postfach" als auch im Geteilten Postfach als gelesen markiert.

Wenn ein Kollege die E-Mail in der Entität liest, wird sie für alle anderen in der Entität sowie im Geteilten Postfach als gelesen angezeigt. Für dich bleibt die E-Mail jedoch in der Entität und in „Mein Postfach" als ungelesen markiert, da du weiterhin der zugewiesene Nutzer bist.