Mit Stages fasst du die Phasen und Aufgaben eines Workflows zu wenigen, klar benannten Schritten zusammen, die deine Endkunden und Installateure im Portal sehen. Statt einer langen Liste von Aufgaben zeigt das Portal so eine verlässliche Folge von Schritten. In diesem Artikel erfährst du, was Stages sind und wie du sie im Workflow Builder einrichtest.

Was sind Stages?

Eine Stage ist ein Abschnitt deines Workflows, den deine Kunden im Portal als einen Schritt wahrnehmen. Dein Workflow besteht intern vielleicht aus zwölf Phasen mit verschiedensten Verzweigungen und parallelen Aufgaben – im Portal reichen oft fünf oder sechs Schritte, damit deine Kunden wissen, wo ihr Vorgang steht und was noch kommt.

Dabei gelten ein paar einfache Regeln:

• Alles gehört dazu: Jede Phase und jede Aufgabe liegt in genau einer Stage – keine Lücken, keine Überschneidungen.
• Direkt hintereinander: Eine Stage endet dort, wo die nächste beginnt, oder mit dem Ende des Workflows.
• Verzweigungen inklusive: Entscheidungen und parallele Zweige liegen immer komplett in einer Stage. Der Ablauf im Portal bleibt so linear und der Fortschritt springt nicht vor und zurück.
• Gleich für alle: Endkunden und Installateure sehen dieselben Stages – aber jeweils mit eigenem Titel und eigener Beschreibung.

Stages legen sich also als zusätzliche Ebene über den bestehenden Workflow. Phasen, Aufgaben, Verzweigungen und andere Dinge musst du dafür nicht umbauen.

Voraussetzungen

Damit deine Stages im Portal ankommen, müssen zwei Dinge erfüllt sein:

• In den Workflow-Einstellungen (Zahnrad oben rechts im Workflow Builder) ist Fortschritt im Portal anzeigen aktiviert.
• Die Aufgaben, die deine Kunden oder Installateure sehen sollen, sind für das Portal freigegeben (siehe Schritt 4). Nur diese Aufgaben erscheinen im Portal – alle anderen bleiben intern.
   

1. Portal-Ansicht wählen

Öffne deinen Workflow im Workflow Builder. Oben links neben dem Workflow-Namen siehst du, für welche Ansicht du gerade konfigurierst – standardmäßig epilot 360. Klicke darauf und wähle Endkunden oder Installateure aus.

Der Workflow Builder zeigt dir jetzt den Workflow so, wie er im jeweiligen Portal erscheint – inklusive der Stages. In der Ansicht epilot 360 (interne Sicht) werden keine Stages angezeigt.

Oberhalb des Workflows erscheint eine Leiste mit drei Elementen:

• Workflow-Titel im Endkundenportal bzw. im Installateurportal: Der Name, unter dem der Vorgang im Portal angezeigt wird.
• Vorschau: Zeigt dir, wie der Workflow für Portal-Nutzer aussieht (siehe Schritt 6).
• X Stages: Öffnet die Übersicht aller Stages zum Bearbeiten (siehe Schritt 3).

2. Stage erstellen

Eine Stage-Grenze setzt du direkt im Graphen:

1. Fahre mit der Maus über die Verbindungslinie zwischen zwei Elementen, an der eine neue Stage beginnen soll.
2. Es erscheint eine gestrichelte Linie mit dem Button Stage erstellen. Klicke darauf.
3. Die neue Stage erscheint als Label auf der Grenze. Alle folgenden Stages werden automatisch neu durchnummeriert.

Die erste Stage beginnt immer direkt nach dem Auslöser und muss nicht extra angelegt werden. Sobald du eine Grenze setzt, ist alles davor Stage 1 und alles danach Stage 2.

An manchen Stellen lässt sich keine Grenze setzen. Der Workflow Builder zeigt dir dann direkt den Grund an:

3. Stages benennen und beschreiben

Klicke auf den Button X Stages in der Leiste oben oder direkt auf eine Stage im Graphen. Rechts öffnet sich die Übersicht Endkundenportal / Stages (bzw. Installateurportal / Stages) mit allen Stages des Workflows.

Für jede Stage kannst du hier festlegen:

• Titel: Klicke in das Titelfeld und gib den Namen ein, den deine Kunden sehen sollen – zum Beispiel „Prüfung der Anmeldung".
• Beschreibung: Klicke auf Beschreibung hinzufügen und erkläre in ein bis drei Sätzen, was in dieser Stage passiert und ob deine Kunden etwas tun müssen. 
• Farbe: Klicke auf die farbige Nummer links neben dem Titel und wähle eine der Farben aus. Die Farbe hilft dir, die Stages auseinanderzuhalten.

Unter jeder Stage siehst du außerdem, welche Aufgaben in diesem Portal sichtbar sind (z. B. 4 Aufgaben im Endkundenportal). Enthält eine Stage keine sichtbare Aufgabe, weist dich der Workflow Builder darauf hin – die Stage wird trotzdem angezeigt.

Bestätige deine Änderungen mit Bestätigen. Mit Abbrechen verwirfst du die Eingaben in der Übersicht.
 

Titel und Beschreibung je Portal

Die Stage-Grenzen sind für alle Portale gleich – Titel und Beschreibung pflegst du dagegen pro Portal. Wechsle dafür oben links zwischen Endkunden und Installateure und öffne jeweils die Stages-Übersicht.

So kannst du dieselbe Stage für Installateure „Anlagendaten" nennen und für Endkunden „Technische Unterlagen". Fachbegriffe landen nur dort, wo sie auch verstanden werden.
 

4. Aufgaben für das Portal anpassen

Welche Aufgaben deine Kunden innerhalb einer Stage sehen und wie diese beschrieben sind, legst du direkt an der Aufgabe fest.

1. Bleibe in der Ansicht Endkunden oder Installateure und klicke im Workflow auf die Aufgabe, die du anpassen möchtest.
2. Rechts öffnet sich das Panel Manuelle Aufgabe / Endkundenportal (bzw. Installateurportal).
3. Passe die Einstellungen an und klicke auf Bestätigen.

Im Panel findest du diese Einstellungen:

• Diese Aufgabe im Portal anzeigen: Ist der Schalter aus, bleibt die Aufgabe intern und taucht nicht im Portal auf.
• Zusätzliche Informationen für Endkunden (bzw. Installateure): Überschrift und Details sind der Text, den deine Kunden im Portal unter Als Nächstes lesen. Schreib ihn aus ihrer Sicht – zum Beispiel „Bitte melden Sie uns den zuständigen Installationsbetrieb nach".
• Zuständige Person: Weise hier den Endkunden oder Installateur zu, wen diese eine Aufgabe erledigen sollen.
• Journey: Ist eine Journey verknüpft, können deine Kunden & Installateure sie direkt aus dem Portal starten um die Aufgabe zu erledigen. Mit Aufgabe automatisch abschließen wird die Aufgabe nach dem Absenden der Journey erledigt. Unter Beschriftung des Journey-Buttons kannst du den Standardtext „Jetzt starten" ersetzen.
   

5. Stage-Grenzen verschieben oder Stages entfernen

Neben jeder Stage-Markierung im Graphen findest du drei Buttons:

• Pfeil nach oben / unten: Verschiebt die Stage-Grenze um ein Element nach oben oder unten. Ist ein Pfeil ausgegraut, ist die Grenze an dieser Stelle nicht erlaubt – fahre mit der Maus darüber, um den Grund zu sehen.
• Papierkorb (Stage entfernen): Löscht die Stage-Grenze. Die Elemente der gelöschten Stage werden der vorherigen Stage zugeordnet und die restlichen Stages neu durchnummeriert.

Möchtest du komplett von vorne beginnen, klicke ganz unten in der Stages-Übersicht auf Alle Stages entfernen.
 

6. Vorschau prüfen

Klicke in der Leiste oben auf Vorschau. Du siehst den Workflow genau so, wie ihn Portal-Nutzer sehen – inklusive aller Änderungen, die du noch nicht gespeichert hast.

• Mit den Pfeilen Zeigt Stage 1 von 6 springst du durch die einzelnen Stages und prüfst, wie jeder Schritt aussieht.
• Über Desktop und Mobil wechselst du zwischen den Ansichten.
• Unter der Vorschau siehst du, wie viele Aufgaben des Workflows intern bleiben und nie im Portal erscheinen.

Buttons und Links sind in der Vorschau ohne Funktion.
 

7. Speichern

Sobald du Stages angelegt oder geändert hast, erscheinen oben rechts die Buttons Änderungen verwerfen und Speichern. Klicke auf Speichern, damit deine Stages im Portal sichtbar werden. Über Rückgängig machen nimmst du einzelne Schritte zurück.
 

Tipps für den richtigen Detailgrad

• Wie viel deine Kunden im Portal sehen, steuerst du über zwei Stellschrauben: die Anzahl der Stages und die Anzahl der Aufgaben, die du im Portal anzeigst. Grundsätzlich gilt: Weniger ist mehr.
• Wenn du jede Aufgabe im Portal anzeigst, wird aus dem Prozess wieder eine lange Liste, in der das Wesentliche untergeht – genau das sollen Stages vermeiden. Wähle daher nur die aus, die wirklich relevant sind.
• Für Beschreibungen gilt: Schreib aus Sicht deiner Kunden & Installateure. Was passiert gerade, wie lange dauert es ungefähr, und müssen sie etwas tun? Wenn nichts zu tun ist, schreib auch das dazu – das spart Rückfragen.