Wartungen laufen bei dir nicht mehr über Excel-Listen und Erinnerungs-E-Mails: Jemand dokumentiert eine durchgeführte Wartung, und epilot übernimmt den Rest — Termin berechnen, Ticket erzeugen, den passenden Handwerkspartner finden, ihm Zugriff geben und die Aufgabe zuweisen. In diesem Artikel richtest du diesen Prozess Schritt für Schritt ein und siehst danach, wie er im Alltag läuft.

Was du mit diesem Prozess erreichst

Wartungen sind planbar — trotzdem gehen sie im Tagesgeschäft unter. Der automatisierte Wartungsprozess löst drei Probleme auf einmal:

• Kein Termin geht verloren: Der nächste Wartungstermin wird direkt nach der letzten Wartung berechnet und an der Anlage gespeichert.
• Genug Vorlauf für die Terminabstimmung: Das Ticket entsteht automatisch vier Wochen vor Fälligkeit — früh genug, um mit Kund:innen einen Termin zu finden.
• Der richtige Partner statt der erstbeste: Ein KI-Agent vergleicht deine Handwerkspartner nach Anlagentyp, Verfügbarkeit und Entfernung, teilt das Ticket mit dem besten Treffer und weist ihm die Aufgabe zu — ohne dass du eine E-Mail schreibst.

Für dich heißt das: Du steuerst Wartungen über ein Board statt über deinen Kalender. Für deine Partner heißt es: Sie sehen ihre Aufträge inklusive Anlagendaten und Ansprechpartner:in direkt in epilot.

So sieht der fertige Prozess aus

Du baust dafür zwei Workflows: einen auf der Anlage, der die Wartung plant, und einen auf dem Ticket, der die Durchführung mit dem Partner organisiert. Zusammen ergeben sie diesen Ablauf:

Bevor du startest

Attribute an Anlage, Ticket und Partner anlegen

Beide Workflows lesen und schreiben Attribute. Lege sie an, bevor du mit dem Bauen anfängst — sonst kannst du sie in den Aufgaben nicht auswählen.

Partner anlegen und Kompetenzen pflegen

Lege deine Handwerkspartner unter Kooperationen > Partner an und pflege folgende Dinge:

• Unterstützte Anlagen: Trage ein, welche Anlagentypen der Partner betreut — zum Beispiel Wärmepumpe und Wallbox.
• Verfügbarkeit: Lade im Tab Verfügbarkeit die Postleitzahl-Datei des Partners hoch. Eine passende Vorlage bekommst du über Vorlage herunterladen. Ohne diese Datei kann der Agent nicht prüfen, ob der Partner am Standort der Kund:innen arbeitet.

Wenn du weitere Felder für die Partnerauswahl benötigst, kannst du natürlich auch diese in den Entitäten anlegen.

Workflow 1: Der Wartungsflow auf dem Ticket

Dieser Workflow läuft auf dem Wartungsticket. Er sucht den passenden Partner, teilt das Ticket mit ihm und führt ihn durch Terminabstimmung, Durchführung und Nachbereitung. Du baust ihn unter Konfiguration > Prozesse > Workflow Builder.

Flow anlegen und Auslöser setzen

1. Klicke auf Workflow hinzufügen, vergib einen Namen — zum Beispiel Wartungsflow (Vertrag) — und klicke auf Erstellen.
2. Klicke auf Auslöser hinzufügen und wähle als Art des Auslösers den Automatisierten Auslöser. Damit lässt sich der Flow aus einem anderen Workflow heraus starten — genau das macht später Workflow 2.
3. Ergänze unter Zusätzliche Auslöser einen Manuellen Start auf der Entität Ticket. So kann dein Team den Flow auch von Hand an einem Ticket starten, etwa bei einer außerplanmäßigen Wartung.
4. Klicke auf das + unter dem Auslöser und wähle Phase. Nenne sie zum Beispiel Terminvereinbarung & Vorbereitung. Phasen gruppieren Aufgaben und geben dem Partner eine erkennbare Struktur.

Über das + stehen dir dann fünf Elemente zur Verfügung: Phase, Aufgabe (manuelle Tätigkeit), Automatisierte Aufgabe, Verzweigung und KI.

Den Partner-Zuweisungs-Agent einrichten

Klicke innerhalb der Phase auf +, wähle KI und dann den Partner-Zuweisungs-Agent. Benenne die Aufgabe, zum Beispiel Zuweisung an Handwerkspartner. 

Weitere Informationen zur Konfiguration findest du im Artikel KI-Agent für Partner-Zuweisungen. Bitte beachte, dass es sich hierbei um ein Professional Feature handelt. Kontaktiere also gerne deinen epilot-Ansprechpartner, wenn du Interesse an der Funktion hast.

Solltest du keinen Zugriff auf die Funktion haben, empfehlen wir dir eine Manuelle Aufgabe mit dem Titel Freigabe an Handwerkspartner zu konfigurieren.

Die Aufgabe an „Geteilt mit" hängen

Der Agent teilt das Ticket — zuweisen tut er es nicht. Das erledigt die Aufgabenkonfiguration.

1. Füge mit + eine Aufgabe hinzu: z.B. Kundenkontakt & Terminabstimmung.
2. Klicke bei Zuständige Person auf das Personen-Symbol und wechsle auf den Tab Variable.
3. Wähle Geteilt mit mit der Kennzeichnung Ticket — also das Ticket, auf dem der Workflow läuft.

Sobald der Agent das Ticket mit dem Partner teilt, greift diese Variable und der Partner ist zugewiesen. 

Die Wartungsphase mit Checkliste anlegen

1. Lege eine zweite Phase an: Durchführung der Wartung.
2. Setze schon auf der Phase die Zuständige Person auf Geteilt mit (Ticket). Dann erbt jede Aufgabe darin die Zuweisung, und du musst sie nicht einzeln pflegen.
3. Lege in dieser Phase die Aufgaben deiner Wartungs-Checkliste an.
4. Schalte den Workflow oben rechts auf Aktiv.

Workflow 2: Die Wartungsplanung auf der Anlage

Dieser Workflow läuft auf der Anlage. Er berechnet den nächsten Wartungstermin, erzeugt rechtzeitig das Ticket und startet darauf den Flow aus Workflow 1.

Workflow anlegen und Auslöser setzen

1. Lege über Workflow hinzufügen einen zweiten Workflow an, zum Beispiel Regelmässige Wartung der Anlage.
2. Klicke auf Auslöser hinzufügen, wähle Automatisierter Auslöser und als Automatisierungstyp das Entitäts-Ereignis.
3. Wähle Entität aktualisiert: Anlage und schränke den Auslöser auf das Attribut Letzte Wartung ein. Nur so startet der Workflow gezielt beim Dokumentieren einer Wartung und nicht bei jeder Änderung an der Anlage.
4. Ergänze unter Zusätzliche Auslöser einen Manuellen Start auf der Anlage.

Nächsten Termin je Wartungszyklus berechnen

1. Klicke auf + und wähle Verzweigung. Wähle als Attribut den Wartungszyklus — für jeden Wert entsteht ein eigener Pfad.
2. Lege auf jedem Pfad eine Automatisierte Aufgabe mit der Aktion Entität erstellen/editieren (Erweitert) an und nenne sie Datum nächste Wartung setzen.
3. Wähle als Zielentität die Anlage und lasse den Entitäts-Eingabekontext auf Auslöser.
4. Trage zwei Zuordnungen ein:
   • Zielattribut asset._id, Übertragung advanced, Wert {"_copy": "asset._id"} — und schalte eindeutig ein.
   • Zielattribut asset.upcoming_maintenance_date, Übertragung advanced, Wert {"_template": "{{dateMath asset.maintenance_date '+12M'}}"} — die Formel passt du pro Pfad an.

Ticket vier Wochen vor Fälligkeit erzeugen

1. Führe die Pfade wieder zusammen und lege eine Automatisierte Aufgabe mit der Aktion Entität erstellen/editieren (Erweitert) an: Ticket erstellen, Zielentität Ticket.
2. Wähle unter Wähle, wie die Aufgabe starten soll die Option Basierend auf einem Ereignis oder Datum und stelle ein: Starte 4 Wochen vor — Anlage — Nächste Wartung fällig.
3. Ordne die Felder zu, die das Ticket braucht: den Tickettitel über set_value und den Anlagentyp aus der Anlage. Der Anlagentyp ist später der Vergleichswert für den KI-Agenten.

Vier Wochen Vorlauf sind bewusst gewählt: Sie reichen für Terminabstimmung, Ersatzteile und Anfahrtsplanung, ohne dass das Ticket wochenlang unbearbeitet im Board liegt. Weil die Aufgabe auf ein Datum wartet, bleibt der Workflow an der Anlage bis dahin sichtbar offen.

Den Wartungsflow starten

1. Lege als letzte Automatisierte Aufgabe die Aktion Workflow starten an: Wartungsflow starten.
2. Wähle als Primären Entitätskontext die vorherige Aufgabe Ticket erstellen.
3. Wähle unter Prozess starten den Flow aus Workflow 1, also Wartungsflow (Vertrag).
4. Schalte den Workflow oben rechts auf Aktiv.

Der Primäre Entitätskontext ist die Klammer zwischen beiden Workflows: Er sorgt dafür, dass der Ticket-Flow auf genau dem Ticket startet, das gerade entstanden ist — samt allen Beziehungen zu Anlage und Kontakt.

Testen, bevor du scharf schaltest

1. Lege eine Testanlage mit Wartungszyklus und einem Anlagentyp an, für den du einen Partner gepflegt hast.
2. Trage Letzte Wartung durchgeführt ein und prüfe im Workflow-Bereich rechts an der Anlage, ob der Workflow startet und Nächste Wartung fällig korrekt berechnet wird.
3. Stelle für den Test die Aufgabe Ticket erstellen vorübergehend auf Sofort nach Abschluss des vorherigen Schritts — sonst wartest du bis vier Wochen vor dem Termin. Danach stellst du sie zurück.
4. Prüfe am Ticket, welchen Partner der Agent vorschlägt, und öffne Weitere geprüfte Partner, um die Begründung zu sehen.

So läuft die Wartung danach im Alltag

Steht der Prozess, ist die Bedienung schlank. Ab hier arbeiten dein Team und deine Partner nur noch mit Anlagen, Tickets und Aufgaben.

Wartung dokumentieren und Termin berechnen lassen

Öffne die Anlage und trage unter Letzte Wartung durchgeführt das Datum der abgeschlossenen Wartung ein. Sobald du speicherst, startet der Anlagen-Workflow, prüft den Wartungszyklus und schreibt das Ergebnis in Nächste Wartung fällig.

Ein Beispiel: Ist die letzte Wartung am 26.08.2026 erfolgt und der Zyklus steht auf Jährlich, steht danach der 26.08.2027 an der Anlage. Damit hast du an jeder Anlage jederzeit den Status auf einen Blick — ohne Nachrechnen.
 

Ticket entsteht und der Partner wird zugewiesen

Vier Wochen vor Fälligkeit entsteht das Wartungsticket, und der Ticket-Flow startet automatisch. Das Ergebnis der KI-Aufgabe siehst du direkt am Ticket: Unter Empfohlener Partner steht die beste Übereinstimmung mit Übereinstimmungswert und den erfüllten Kriterien. Unter Weitere geprüfte Partner siehst du, wer aussortiert wurde und warum. Die Entscheidung ist damit jederzeit nachvollziehbar.

Worauf der Partner Zugriff bekommt

Beim Teilen bekommt der Partner nicht nur Zugriff auf das Ticket, sondern auch auf alle zugehörigen Entitäten, wie z.B. die verknüpfte Anlage, den Kontakt der Kund:in und die Prozesse auf dem Ticket. Über das Teilen-Symbol neben dem Ticket-Titel öffnest du Zugriff festlegen und siehst pro Partner genau, welche Ressourcen freigegeben sind. Dort kannst du einzelne Ressourcen abwählen, hinzufügen oder weitere Partner auswählen.

Der Partner arbeitet die Wartung ab

Der Partner sieht seine Aufgaben in epilot und arbeitet den Flow von oben nach unten ab: erst Kundenkontakt & Terminabstimmung, dann die Checkliste in der Phase Durchführung der Wartung, zum Schluss die Nachbereitung.

Trägt er dabei die durchgeführte Wartung an der Anlage ein, startet der Kreislauf von vorne — der nächste Termin wird berechnet, ohne dass jemand daran denken muss.

Alle Wartungen im Kanban-Board steuern

Einzelne Tickets zu öffnen reicht nicht, sobald mehrere Dutzend Wartungen parallel laufen. Dafür gibt es das Kanban-Board unter Meine Aufgaben. Es zeigt bei entsprechender Konfiguration alle Wartungsaufgaben nach Status sortiert — und beantwortet auf einen Blick: Was wartet, was läuft, was ist fertig?

Das Board eignet sich für beide Seiten: Du siehst als Auftraggeber alle laufenden Wartungen, dein Partner sieht in seinem eigenen Board genau die Aufgaben, die ihm zugewiesen wurden.

Board anlegen und auf Wartungen filtern

Gehe zu Meine Aufgaben und klicke auf Board verwalten > Neues Board erstellen. Anschließend setzt du über Filter die Kriterien, die aus einer Aufgabenliste ein Wartungsboard machen:

• Workflow-Status ist gleich Gestartet — nur laufende Prozesse.
• Aktuelle Aufgabe ist gleich Wahr — pro Ticket erscheint nur die Aufgabe, die gerade dran ist. Ohne diesen Filter fluten dich alle zukünftigen Aufgaben.
• Workflow ist gleich dein Wartungsflow — nur Wartungen, keine anderen Prozesse.
• Entitäts-Schema ist gleich Ticket.

Spalten und Gruppierung anpassen

Öffne Board verwalten > Board konfigurieren und wechsle auf den Tab Kanban-Board. Dort vergibst du den Board-Namen und legst fest, wie die Karten sortiert werden:

• Aufgaben gruppieren nach: Aufgabenname bündelt alle Karten mit derselben Aufgabe — ideal, um zu sehen, wie viele Tickets gerade in der Terminabstimmung hängen. Alternativ gruppierst du nach Phasenname oder Entitätsname.
• Spalten konfigurieren: Jede Spalte bündelt Aufgaben-Status. Ausstehend fasst zum Beispiel Nicht zugewiesen, Zugewiesen, Fehlgeschlagen, Ausstehend und Geplant zusammen. Über Spalte hinzufügen ergänzt du eigene Spalten und gibst jeder eine Farbe.

Karten mit den richtigen Informationen füllen

Im Tab Aufgabenkacheln bestimmst du, was auf einer Karte steht. Unter Aufgabendetails anzeigen aktivierst du unter anderem Fälligkeitsdatum, Zugewiesen an, Beschreibung und Verweildauer im Aufgabenstatus.

Wichtiger noch sind die entitätsbezogenen Details: Wähle aus der Entitätsliste die Attribute, die auf der Karte erscheinen sollen — zum Beispiel Ticketnummer, Erstellt, Vorname, Nachname und Telefon. So kann dein Partner direkt vom Board aus zum Hörer greifen, ohne das Ticket zu öffnen.

Im Anschluss kannst du das Board mit deinen Partnern teilen. Wenn du magst, kannst du auch für jeden Partner ein eigenes Board anlegen, indem du zum Beispiel nach Zugewiesen an filterst und das Board nur mit dem entsprechenden Partner teilst.

Nächste Schritte

1. Pflege bei allen Partnern Unterstützte Anlagen und lade die Verfügbarkeitsdatei hoch.
2. Lass den Zuweisungsmodus ein paar Wochen auf Empfehlung abgeben und prüfe die Vorschläge an echten Tickets, bevor du auf Automatisch zuweisen wechselst.
3. Ergänze weitere Matching-Kriterien, wenn du merkst, dass ein Kriterium für die Auswahl nicht reicht.
4. Lege ein Kanban-Board für dein Team an und teile deinen Partnern mit, dass sie sich ein eigenes Board mit denselben Filtern einrichten können.