Service Blueprint Abschlagsänderung

Mit diesem Blueprint lässt sich der Prozess zur Anpassung der monatlichen Abschlagszahlung vollständig digital abbilden – von der Eingabe des Wunschbetrags bis hin zur automatisierten Benachrichtigung an externe Abrechnungssysteme.

Anwendungsfall

KundInnen möchten ihre monatlichen Abschlagszahlungen anpassen – z. B. aufgrund eines veränderten Verbrauchsverhaltens, einer Abweichung zur letzten Jahresrechnung oder aus finanziellen Gründen. Über eine digitale Klickstrecke kann der Wunschbetrag bequem übermittelt und umgesetzt werden.

Prozessbeschreibung Abschlagsänderung

Eingabe der Daten

Über die auf der Website eingebettete Klickstrecke oder aus einem Portal heraus kann der/ die AntragstellerIn den monatlichen Abschlag im vollen Betrag oder prozentual anpassen. Dabei werden die relevanten Daten zum angepassten Abschlag, zum/ zur AntragstellerIn sowie die Kunden- und Verbrauchsstellennummer übermittelt. Nach Absenden der Klickstrecke wird automatisch ein Antrag im System erstellt und ein Prüfprozess gestartet.

Übermittlung der Abschlagsänderung

Sobald die Klickstrecke durchlaufen wurde, wird automatisiert eine Eingangsbestätigung an den/die KundIn verschickt inklusive einer Zusammenfassung der Eingaben. Eine weitere E-Mail, ebenfalls mit der Zusammenfassung, wird an die interne Abteilung zur Abarbeitung sowie Dokumentation geschickt.

Das beinhaltet der Blueprint

• 1 Prozess
  • Service - Abschlagsänderung
• 1 Klickstrecke inkl. zugehöriger Journey-Automatisierungen
  • Abschlagsänderung
• 1 zusätzliche Automatisierungen
  • Abschlagserfassung: Bestätigung angepasste Höhe 
• 5 E-Mail-Vorlagen:
  • Service - Abschlagserfassung - Eingangsbestätigung (an KundIn)
  • Service - Abschlagserfassung - Interne Eingangsbestätigung
  • Service - Abschlagserfassung - Bestätigung an Kunden
  • Service - Nachfassen der Daten
  • Service - Abbruch des Vorgangs
• 1 Dokumentenvorlage:
  • Abschlagerfassung Zusammenfassung
• 1 Custom Variable
  • Abschlagserfassung: % oder Euro

Notwendige manuelle Anpassungen

In den folgenden Abschnitten erklären wir dir, welche manuellen Anpassungen du vornehmen musst. 

Prozess

• Hinterlegung der zuständigen Personen pro Schritt/ Phase/ Prozess

Journeys

Generelle Konfigurationen

Achte darauf, dass das richtige Design ausgewählt ist. Falls du mehrere Designs konfiguriert haben solltest, wird während der Installation des Blueprints das Standard-Design für die Journeys verwendet.

• Schritt Willkommen - Konditionen in Block Einleitung
• Schritt Zusammenfassung - Block Einwilligungen - Datenschutzerklärung
• Schritt Zusammenfassung - Block Einwilligungen - Marketing

Hinweis zum Zugriffsmodus der Journey: Die Journey kann einerseits auf der Website, andererseits im Portal genutzt werden. Als Standard-Konfiguration wird die Journey als Öffentliche Journey installiert, sodass sie auf der Website eingebettet werden kann. Um die Kompatibilität für unsere Portale zu gewährleisten muss der Zugriffmodus von “Öffentlich” auf “Privat” geändert werden.

E-Mail-Vorlagen

Generelle Konfigurationen

Neben der Organisationssignatur sollten ebenfalls die persönlichen Informationen der epilot Nutzer konfiguriert sein, da in einigen E-Mail-Vorlagen die Variablen für den Nutzer-Namen bzw. die Nutzer-Telefonnummer verwendet werden. Weiterhin solltest du die “Von:” bzw. Absender-Adresse in den E-Mail-Vorlagen ändern. Falls du mehrere E-Mail-Adressen konfiguriert haben solltest, wird während der Installation des Blueprints die Standard-E-Mail-Adresse für die E-Mail-Vorlagen verwendet. Ferner sollte die Empfänger-Adresse in allen Internen Eingangsbestätigungen geändert werden. In diesen ist aktuell eine Dummy Adresse hinterlegt, die du durch eine E-Mail-Adresse eines Sammelpostfachs ersetzen solltest.

Dokumentenvorlagen

Generelle Konfigurationen

Für alle Dokumentenvorlagen solltest du euer Briefpapier hinzufügen. Aktuell sind die Dokumentenvorlagen ohne Briefpapier hinterlegt. Hinweis: Die Seitenränder der Dokumentenvorlagen sind bereits optimiert für die Verwendung von Briefpapieren.