Variablen in epilot: Dokumenten- und E-Mail Vorlagen erstellen
Inhaltsverzeichnis
Was sind Variablen allgemein?
Eine Variable ist ein digitales Speichermedium, das genutzt wird, um Daten zu hinterlegen und später darauf zuzugreifen. Diese Daten können verschiedene Arten von Informationen enthalten, wie beispielsweise Zahlen, Buchstaben oder auch komplexe Datenstrukturen. Normalerweise verfügen Variablen über einen Namen, der dazu dient, auf den darin gespeicherten Wert zuzugreifen. Variablen enthalten Informationen, die dynamisch sind und sich von Fall zu Fall ändern können, im Gegensatz zu festen Textbausteinen, die immer gleichbleibend wiederverwendet werden. Die Verwendung von Variablen ermöglicht die Speicherung und Verwaltung von Daten, was die Anpassungsfähigkeit und Funktionalität einer Software erheblich steigert.
Variablen in epilot
In epilot kannst du Variablen für deine Dokumenten- und E-Mail-Vorlagen verwenden, um bestimmte Teile des Textes oder der Inhalte flexibel zu gestalten. Statt beispielsweise einen Namen oder ein Datum immer wieder manuell in ein Dokument einzufügen, kannst du eine Variable verwenden, um diese Informationen an einem Ort zu speichern und sie dann an verschiedenen Stellen im Dokument oder E-Mail-Template zu nutzen. Durch die Verwendung von Variablen kannst du sehr viel Zeit sparen und deine Prozesse effizienter gestalten.
Es gibt in epilot Variablen für jedes Attribut einer Entität (z.B. Name, E-Mail, Adresse), Nutzer- und Organisationsvariablen sowie eigene individuell erstellte Variablen. Damit hast du die Flexibilität, die Plattform optimal auf deine Bedürfnisse anzupassen.
Um zu verstehen, wie du die Variablen korrekt verwendest, solltest du die folgenden zwei Arten von Variablen kennen und unterscheiden:
Kontextbezogene Variablen
Kontextbezogene Variablen sind diejenigen Variablen, die durch Klicken auf die geschweiften Klammern { } direkt aus den Attributen einer Entität im Überblick kopiert werden können.
Verknüpfte Variablen
Verknüpfte Variablen sind Variablen von Beziehungen einer Entität, die im Überblick dieser innerhalb einer Gruppe verknüpft sind. Du kannst auf ihre Variablen zugreifen, indem du einfach mit der Maus darüber fährst.
Zugang zu verknüpften Variablen
Wie wir dir in diesem Artikel beschrieben haben, solltest du bei der der Erstellung deiner Vorlage stets auf die verknüpften Variablen der Beziehungen deiner Hauptentität verwenden. Dies ist deshalb so wichtig, da die kontextbezogene Variablen nicht zwischen verschiedenen Enitäten eines Typs unterscheiden können (z.B. bei mehreren Kontakten).
Es gibt daher einen Button, der dir Zugriff auf alle verknüpften Variablen der Beziehung gibt:
Syntax für Kundenvariablen
Wir haben einen zusätzlichen Selektor in der Syntax der Kundenvariablen eingeführt, der es ermöglicht, eine Beziehung mit einer bestimmten Entität (Kontakt oder Kunde) auszuwählen. Dies bedeutet, dass die Syntax der Kundenvariable die spezifische Entität (Kontakt oder Firma) erkennt, so dass die erforderlichen Informationen korrekt generiert werden können.
Beispiel: Die Syntax für eine Firma mit dem Label [Kunde] , die mit einer Opportunity verknüpft ist, lautet: {{opportunity.customer[company:customer]._title}}, und für den Kontakt: {{opportunity.customer[contact:customer].first_name}}.
| ⚠️ Hinweis: Auch die alte Syntax der Kundenvariablen funktioniert noch. |
Vorlagen erstellen mit Variablen
Beim Erstellen einer Vorlage ist es entscheidend, zuerst zu überlegen, in welchem Zusammenhang du es verwenden möchtest, also in welcher Entität du später ein Dokument oder eine E-Mail daraus erstellen wirst. Dies ist von Bedeutung, weil diese Entität den Hauptkontext für die Daten darstellt, die du in den Variablen verwenden kannst. Wenn du zum Beispiel vorhast, ein Angebot aus einer Opportunity zu versenden, ist die Opportunity die entscheidende Hauptentität, die die Grundlage für deine Daten und Variablen bildet. Die Hauptentität, als zentrale Datenquelle, ermöglicht die Nutzung ihrer eigenen kontextbezogenen- und verknüpften Variablen sowie die kontextbezogenen- und verknüpften Variablen ihrer Beziehungen.
Im Folgenden soll die Verwendung der Variablen anhand der Hauptentität Opportunity erläutert werden:
Hauptentität: Opportunity
Variablen der Opportunity verwenden
Um den Kontext der Opportunity in denen Templates zu verwenden, kannst du ganz einfach die Kontextbezogene Variablen dieser kopieren:
Die Variablen für eine Opportunity bauen sich immer folgendermaßen auf:
| {{opportunity.Variablenname}} |
Variablen der Beziehungen der Opportunity verwenden – Beziehung: Kontakt
Bei der Verwendung der Variablen der Kontakte, die in Beziehung mit der Opportunity stehen, muss du stets die verknüpften Variablen der Kontakte verwenden. Dies ist deshalb so wichtig, da die kontextbezogene Variablen nicht zwischen verschiedenen Kontakten unterscheiden können.
⚠️ Achtung
Unbedingt Labels verwenden! Die Labels für Kontakte kannst du automatisch über die Journey mitgeben, indem du die passende Einstellung im Journey Builder vornimmst.
Du sollstest die verknüpften Kontakte deiner Opportunity unbedingt mit Labels kennzeichnen. Dies ermöglicht eine klare Unterscheidung in den Variablen und gewährleistet, dass der richtige Kontext an der passenden Stelle verwendet wird. Wenn du keine Labels verwendest, werden die Variablen der Kontakte nach der Reihenfolge, in der sie aufgelistet sind, nummeriert. Sollte es Fälle geben, in denen die Anzahl der verknüpften Kontakte variiert, besteht die Gefahr, dass die Daten an unerwünschter Stelle verwendet werden. Dem kannst du mit Labels entgegenwirken.
Du kannst einige Variablen deiner verknüpften Kontakte kopieren, indem du mit der Maus über sie drüberfährst:
Variablen der Beziehung der Kontakte verwenden
Gehen wir nun noch einen Schritt weiter: Wie lauten die Variablen der Beziehungen des verknüpften Kontakts? Klingt erstmal verwirrend, aber hierfür gibt es genau einen Anwendungsfall, wann du diese brauchst:
Anwendungsfall: Du möchtest die Variablen der Firma eines Kontaktes, der in Beziehung mit einer Opportunity steht, verwenden:
Auch hier musst du wieder die die verknüpften Variablen verwenden, sowie auf die Verwendung von Labels achten, damit die Daten der richtigen Firma verwendet werden.
Die Variablen für die Firma, die du im Kontext der Opportunity verwenden kannst, wenn du mehrere Kontakt hast, lauten:
| Attribut | Variable |
| Titel | {{opportunity.customer[Label].accounts[Label]._title}} |
| {{opportunity.customer[Label].accounts[Label].email[Primary]}} | |
| Telefonnummer | {{opportunity.customer[Label].accounts[Label].phone[Primary]}} |
| Adresse | {{opportunity.customer[Label].accounts[Label].address[Primary]}} |
| Steuernummer | {{opportunity.customer[Label].accounts[Label].tax_id}} |
|
{{opportunity.customer[Label].accounts.[Label].Variablenname}} Auch hier solltest du wieder die Möglichkeit nutzen, mit mehreren Labels innerhalb einer Variable zu arbeiten. |
Variablen der Beziehungen der Opportunity verwenden – Beziehung: Bestellung
Bei der Verwendung der Variablen der Bestellungen, die in Beziehung mit der Opportunity stehen, musst du stets unterscheiden, ob die Opportunity nur zu einer Bestellung eine Beziehung hat oder zu mehreren Bestellungen eine Beziehung hat. Dies ist sehr relevant, um die richtigen Variablen zu verwenden.
Deine Opportunity hat nur eine Bestellung, die mit ihr in Beziehung steht
Wenn du eine Opportunity hast, die mit nur einer Bestellung in Beziehung steht, greifst du auch hier auf die kontextbezogene Variablen der Bestellung zurück:
| {{order.Variablenname}} |
Die Variable der Bestellübersicht lautet:
| {{~~table_order_items}} |
Deine Hauptentität hat mehrere Bestellungen, die mir ihr in Beziehungen stehen
Sollte deine Opportunity mit mehreren Bestellungen in Beziehung stehen wird es etwas komplizierter. Da es aktuell noch keine Möglichkeit gibt innerhalb der Dokumenten-Generierung zwischen verschiedenen Bestellübersichten zu unterscheiden, musst du bei mehreren Bestellungen einen anderen Weg gehen: Und zwar musst du das Dokument über den Shortcut der Bestellung generieren.
💡 Achtung
Sobald du den Button klickst, befindest du dich nicht mehr im Hauptkontext der Opportunity, sondern der Bestellung. Es kann sein, dass die Beziehungen der Bestellung von der Opportunity abweichen und dementsprechend nicht funktionieren.
Besonders beim manuellen Hinzufügen einer vollkommen neuen Bestellung ist Vorsicht geboten. Zu Beginn existieren keine Beziehungen, was bedeutet, dass die Kontakt-Variablen, die du in deinem Template verwendest, nicht funktionieren würden. Diese Beziehungen müssen erst hinzugefügt werden, um sie in dem Dokument, welches du über die Bestellung generierst, nutzen zu können.
Variablen der Beziehung der Bestellung verwenden
Gehen wir nun auch hier einen Schritt weiter: Wie lauten die Variablen der Beziehungen der verknüpften Bestellung? Es gibt hier ebenfalls einen Anwendungsfall:
Anwendungsfall: Du möchtest die Variablen der Produkte einer Bestellung, die in Beziehung mit einer Opportunity steht, verwenden:
Du hast eine verknüpfte Bestellung:
Wenn du nur eine verknüpfte Bestellung hast, kannst du diesen ganz einfach öffnen und die verknüpften Variablen der Bestellung kopieren und verwenden:
Die Variablen für die Produkte, die du im Kontext der Opportunity verwenden kannst, wenn du nur eine Bestellung hast, lauten:
| Attribut | Variable |
| Produkt 1 - Name | {{order.line_items.0._product.name}} |
| Produkt 1 – Preis | {{order.line_items.0._price.unit_amount}} |
| Produkt 2 – Name | {{order.line_items.1._product.name}} |
| Produkt 2 – Preis | {{order.line_items.1._price.unit_amount}} |
| Gesamtpreis | {{order.total_details.one_time.amount_total}} |
Diese Liste kannst du beliebig für deine benötigten Attribute weiterführen. Die Variablen für bauen sich immer folgendermaßen auf:
|
{{order.line_items.[Index].Variablenname }} ⚠️ Durch den Index werden die Produkte unterschieden. Das erste Produkt in der Liste hat die 0, das zweite die 1 usw. So können die Produkte unterschieden werden. Für Produkte gibt es keine Labels für die Unterscheidung. |
Du hast zwei verknüpfte Bestellungen:
Wie bereits oben beschrieben, musst du aktuell wenn du mehr als eine verknüpfte Bestellungen hast, über den Shortcut auf der verknüpften Bestellung selber gehen, damit die Variablen entsprechend auf den richtigen Kontext zugreifen können.
Dadurch wechselst du, wie beschrieben, in den Hauptkontext der Bestellung. D.h. du kannst für die verknüpften Produkte auch hier die Kontextbezogene Variablen der Bestellung verwenden:
| Attribut | Variable |
| Produkt 1 - Name | {{order.line_items.0._product.name}} |
| Produkt 1 – Preis | {{order.line_items.0._price.unit_amount}} |
| Produkt 2 – Name | {{order.line_items.1._product.name}} |
| Produkt 2 – Preis | {{order.line_items.1._price.unit_amount}} |
| Gesamtpreis | {{order.total_details.one_time.amount_total}} |
Hauptentität: Bestellung
Wenn die Hauptentität für die Verwendung deines Templates eine Bestellung ist, gehst du hier genauso wie bei der Erstellung für die Opportunity vor. Aus diesem Grund werden nun nachfolgend lediglich der Aufbau der Variablen genannt:
Variablen der Bestellung verwenden
| {{order.Variablenname}} |
Variablen der Beziehungen der Bestellung verwenden – Beziehung: Kontakt
Für die Kontakte die mit deiner Bestellung in Beziehung stehen, solltest du folgende Variablen verwenden:
| {{order.billing_contact[Label].Variablenname}} |
| Attribut | Variable |
| Anrede | {{order.billing_contact[Label].salutation}} |
| Titel | {{order.billing_contact[Label]._title}} |
| Vorname | {{order.billing_contact[Label].first_name}} |
| Nachname | {{order.billing_contact[Label].last_name}} |
| {{order.billing_contact[Label].email[Primary]}} | |
| E-Mail mit Label | {{order.billing_contact[Label].email[Label]}} |
| Telefonnummer | {{order.billing_contact[Label].phone[Primary]}} |
| Telefonnummer mit Label | {{order.billing_contact[Label].phone[Label]}} |
| Adresse | {{order.billing_contact[Label].address[Primary]}} |
| Kundennummer | {{order.billing_contact[Label].customer_number}} |
Variablen der Beziehung der Kontakte verwenden
Anwendungsfall: Du möchtest die Variablen der Firma eines Kontaktes, der in Beziehung mit einer Bestellung steht, verwenden:
| Attribut | Variable |
| Titel | {{order.billing_contact[Label].accounts[Label]._title}} |
| {{order.billing_contact[label].accounts[Label].email[Primary]}} | |
| Telefonnummer | {{order.billing_contact[label].accounts[Label].phone[Primary]}} |
| Adresse | {{order.billing_contact[label].accounts[Label].address[Primary]}} |
| Steuernummer | {{order.billing_contact[label].accounts[Label].tax_id}} |
Variablen bei Automatiserung
🔁 Wiederholung: Beim Erstellen eines Templates ist es entscheidend, zuerst zu überlegen, in welchem Zusammenhang du es verwenden möchtest, also in welcher Entität du später ein Dokument oder eine E-Mail daraus erstellen wirst. Dies ist von Bedeutung, weil diese Entität den Hauptkontext für die Daten darstellt, die du in den Variablen verwenden kannst.
Anwendungsfall 1: Versenden einer automatisierten E-Mail nach erfolgreichem Abschluss einer Journey
Bei einer E-Mail, die automatisiert nach Einreichung einer Journey versendet werden soll, stellt die Hauptentität die Submission dar.
❌ Stopp: Du solltest jedoch in keinem Fall die kontextbezogenen- oder verknüpften Variablen einer Submission verwenden! Änderungen in der Journey führen auch zu Veränderungen in den Submission-Variablen. Das bedeutet, dass zuvor verwendete Variablen nicht mehr funktionieren, wenn Anpassungen vorgenommen werden.
💡 Wichtig: Du kannst allerding ausschließlich auf die Kontextbezogene Variablen der bereits erstellten Beziehungen zugreifen, die bis zum Zeitpunkt des Versendens erstellt worden sind. Daher ist es erforderlich, zu berücksichtigen, welche Beziehungen zuvor im Journey Builder in der Automatisierung konfiguriert wurden:
Wie du siehst, wird der Schritt zur Erstellung einer E-Mail in der Automatisierung nach der Erstellung der Entitäten platziert, in diesem Beispiel werden zunächst ein Kontakt, eine Bestellung und eine Opportunity erstellt und darauf folgt dann die Erstellung der E-Mail.
Verwendung der Variablen: Bestellung und Opportunity
Wie bereits beschrieben, musst du darauf achten, welche Entitäten vor dem Versenden der automatisierten E-Mail erstellt wurden.
Die Variablen für Opportunity und Bestellung bauen sich folgendermaßen auf:
Entität: Opportunity
{{opportunity.Variablenname}}
| Attribut | Variable |
| Rechnungsadresse | {{opportunity.billing_address[Primary]}} |
| Lieferadresse | {{opportunity.delivery_address[Primary]}} |
| Weitere Adressen | {{opportunity.address[Primary]}} |
| Opportunity Details | {{opportunity.opportunity_title}} |
| Erstellunsgdatum | {{opportunity._created_at}} |
| Opportunity Nummer: | {{opportunity.opportunity_number}} |
| Zuständige Person | {{opportunity.assignee.0.display_name}} |
| Status | {{opportunity.status}} |
| Fälligkeitsdatum | {{opportunity.due_date}} |
| Quelle | {{opportunity.source}} |
| Beschreibung | {{opportunity.description}} |
| Termindaten | {{opportunity.dates[Primary]}} |
Entität: Bestellung
{{order.Variablenname}}
| Attribut | Variable |
| Bestellnummer | {{order.order_number}} |
| Status | {{order.status}} |
| Ablaufdatum | {{order.expires_at}} |
| Quelle | {{order.source}} |
| Bestellübersicht | {{~~table_order_items}} |
| Kunde – Vorname | {{order.billing_first_name}} |
| Kunde – Nachname | {{order.billing_last_name}} |
| Kunde – E-Mail | {{order.billing_email}} |
| Kunde – Telefon | {{order.billing_phone}} |
| Kunde – Firma | {{order.billing_company_name}} |
| Kunde – Steuernummer | {{order.billing_vat}} |
|
Rechnungsadresse mit Label |
{{opportunity.billing_address[Primary]}} {{opportunity.billing_address[Label]}} |
|
Lieferadresse mit Label |
{{opportunity.delivery_address[Primary]}} {{opportunity.delivery_address[Label]}} |
|
Weitere Adressen mit Label |
{{opportunity.address[Primary]}} {{opportunity.address[Label]}} |
| Termindaten | {{order.dates[Primary]}} |
Verwendung der Variablen: Kontakt und Firma
Da es möglich ist, dass in deiner Automatisierung mehrere Kontakte und Firmen erstellt werden solltest du die verknüpften Variablen der Kontakte verwenden. Dies ist deshalb so wichtig, da die kontextbezogene Variablen nicht zwischen den verschiedenen Kontakten unterscheiden können.
⚠️ Du verwendest dann entweder die verknüpften Variablen, die in Beziehung mit einer Opportunity oder einer Bestellung stehen (je nachdem welche Entitäten in deinem Anwendungsfall erstellt werden.)
Außerdem solltest du wieder auf die Verwendung von Labels achten! Der häufigste Anwendungsfall ist das Erstellen mehrerer Kontakte oder Firmen. Wichtig: Kennzeichne die erstellten Entitäten automatisch mit Labels, damit die Variablen auf die richtigen Daten zugreifen können.
Die Variablen mit Labels bauen sich folgendermaßen auf (im Kontext der Opportunity):
Mehrere Kontakte:
| Attribut | Variable |
| Anrede | {{opportunity.customer[label].salutation}} |
| Titel | {{opportunity.customer[label]._title}} |
| Vorname | {{opportunity.customer[label].first_name}} |
| Nachname | {{opportunity.customer[label].last_name}} |
| {{opportunity.customer[label].email.0.email}} | |
| Telefonnummer | {{opportunity.customer[label].phone.0.phone}} |
| Adresse | {{opportunity.customer[label].address[Primary]}} |
| Kundennummer | {{opportunity.customer[label].customer_number}} |
Mehrere Accounts:
Da die Accounts ebenfalls in die Gruppe der Kontakte gemapped werden, verwendest du hier die gleichen Variablen wie für die Kontakte. remove
Weitere Wichtige Variablen
Diese findest du unter Variablen suchen im Bereich der Dokumenten Generierung:
Nutzer-Variablen:
| Benutzername | {{user.name}} |
| E-Mail-Adresse | {{user.email}} |
| Telefonnummer | {{user.phone}} |
| Abteilung | {{user.department}} |
Organisationsvariablen-Variablen:
| Unternehmensname | {{organization.name }} |
| Website | {{organization.website}} |
| E-Mail-Adresse | {{organization.email}} |
| Telefonnummer | {{organization.phone}} |
| Adresse | {{organization.address}} |
| Straßenname | {{organization.street}} |
| Hausnummer | {{organization.street_number}} |
| Postleitzahl | {{organization.postal_code}} |
| Stadt | {{organization.postal_code}} |
| Land | {{organization.country}} |
| Signatur | {{organization.signature}} |
Weitere:
| System Datum | {{system.date}} |
| System Zeit | {{system.time}} |
Variablen Editor
Der Variablen Editor gibt dir die Möglichkeit individuelle Variablen zu erstellen und zu nutzen. Zum einen lassen sich dort individuelle Bestellübersicht-Vorlagen und zum anderen ganz neue eigene Variablen erstellen. Du findest den Variablen Editor im Arbeitsbereich Konfiguration im Menüpunkt Vorlagen.
Individuelle Bestellübersicht-Vorlagen
Mehr Informationen zu Bestellübersicht-Vorlagen findest du unter Individuelle Konfiguration der Bestellübersicht
Individuelle Variablen erstellen
Wie genau du neue Variablen erstellst und worauf du bei der Syntax achten musst, kannst du in diesem Artikel nachlesen: Individuelle Variablen erstellen (für fortgeschrittene Nutzer)