Um Bestellungen deiner Kunden vollständig abwickeln zu können, bedarf es der Erfassung von Zahlungsinformationen. Für diesen Zweck kannst du Zahlungsinformationen in den Kundendetails, der Bestellung und dem Vertrag einsehen. Der Kunde kann seine Zahlungsinformationen außerdem im Kundenportal einsehen, sofern dein Unternehmen dieses nutzt.

Im nachfolgenden Artikel geht es um die Zahlungsinformationen in den vier genannten Bereichen. 

Zahlungsinformationen in den Kundendetails

In den Kundendetails kannst du derzeit zwei unterschiedliche Zahlungsinformationen hinterlegen. Wähle dabei zwischen:

• Rechnung
• SEPA

Nachfolgend erläutern wir dir, wie du zu den Zahlungsinformationen gelangst.

1. Öffne die Übersicht deiner KundInnen.
2. Wähle einen existierenden Kontakt aus oder legen einen neuen Kontakt an (identisch für Firmen).
3. Bleib im Reiter Eigenschaften.
4. Scrolle nach unten zum Abschnitt Zahlungsinformationen.
5. Füge eine Zahlungsmethode hinzu.
   
   
    
6. Wähle zwischen Rechnung und SEPA.
7. SEPA: Gib die entsprechenden Kontoinformationen ein.
8. Füge bei Bedarf für Rechnung oder SEPA ein Label ein.
9. Falls notwendig kannst du mehr als ein SEPA-Lastschriftmandat hinterlegen.
10. Speichere deine Eingabe.
    
    
     

Rechnung

Die Zahlungsart Rechnung kann nur einmal hinzugefügt werden, da alle notwendigen Informationen zur Rechnungsadresse bereits in den Kundendetails erfasst wurden. Die Rechnung wird automatisch mit dem ausgewählten Kontakt verknüpft. An die darin hinterlegte Adresse wird dann die Rechnung versendet. Zusätzliche Angaben sind nicht weiter notwendig. 

Die vorhandenen Informationen werden mittels Variablen in der entsprechenden Rechnung verwendet. Erfahre hier mehr über die Verwendung von Variablen in E-Mail Vorlagen.

SEPA

Für die Zahlungsart SEPA werden Informationen zum Kontoinhaber und der IBAN benötigt. Die IBAN wird bei der Eingabe auf ihre Gültigkeit geprüft. Entspricht die Eingabe und Zeichenanzahl der IBAN nicht der Norm, so erscheint ein roter Warntext. Wurde eine gültige IBAN eingegeben, dann erscheinen die Angaben zur BIC und der Bank. Beide Felder werden automatisch gefüllt und lassen sich nicht ändern, da beide Angaben aus der IBAN generiert werden.

Die SEPA Informationen können auch als Variablen verwendet werde. Ein Variablenfeld erscheint, wenn du im SEPA-Feld auf z. B. den Kontoinhaber klickst. Klick auf das entsprechende Symbol, um die Variable zu kopieren. Diese kannst du in deinen entsprechenden Dokumenten nun beliebig einfügen, um dir automatisiert z. B. den Namen des Kontoinhabers anzeigen zu lassen.

Zahlungsinformationen in der Bestellung

Um die Zahlungsinformationen innerhalb deiner Bestellung hinzufügen zu können, müssen diese zuerst in den Kundendetails erfasst worden sein. Wurden die Zahlungsinformationen in den Kundendetails hinterlegt, dann kannst du folgendermaßen vorgehen:

1. Editiere eine bestehende Bestellung oder lege eine neue Bestellung an.
2. Zusatzschritt Neuanlage: Wähle den bestellten Artikel aus.
3. Zusatzschritt Neuanlage: Füge einen bestehenden Kunden hinzu (ist dies nicht der Fall, dann lege einen neuen Kunden an, füge die Zahlungsinformationen dort ein und beginne wieder mit Schritt 1).
4. Wähle im Abschnitt Zahlungsinformationen die gewünschte Zahlungsmethode aus (Rechnung oder ein SEPA-Mandat).
   
   
    
5. Gib bei Bedarf weitere Informationen zur Bestellung an.
6. Speichere deine Bestellung.

Zahlungsinformationen im Vertrag

Hinterlege zuerst in den Kundendetails die notwendigen. Zahlungsinformationen, um diese einem Vertrag zuordnen zu können. Gehe nun folgendermaßen vor:

1. Editiere einen bestehenden Vertrag oder lege einen neuen Vertrag an. 
2. Zusatzschritt Neuanlage: Wähle den bestellten Artikel aus.
3. Zusatzschritt Neuanlage: Füge einen bestehenden Kunden hinzu (ist dies nicht der Fall, dann lege einen neuen Kunden an, füge die Zahlungsinformationen dort ein und beginne wieder mit Schritt 1).
4. Wähle im Abschnitt Zahlungsinformationen die gewünschte Zahlungsmethode aus (Rechnung oder ein SEPA-Mandat).
   
   
    
5. Gib bei Bedarf weitere Informationen zum Vertrag an.
6. Speichere deinen Vertrag.

Beispiel:

Du hast einen neuen Kunden, bei dem du die Zahlungsinformationen in den Kundendetails einer Bestellung und einem Vertrag erfassen möchtest. Gehe dabei folgendermaßen vor: 

1. Lege einen Kunden an z. B. Max Mustermann.
2. Max Mustermann möchte seine Produkte mittels eines SEPA-Mandats bezahlen.
3. Gibt die Kontoinformationen von Max Mustermann im Abschnitt Zahlungsinformationen ein (Kontoinhaber und IBAN).
4. Speichere deine Eingabe.
5. Max Mustermann möchte eine Wallbox-Bestellung aufgeben.
6. Gehe nun auf Bestellung, um eine neue Wallbox-Bestellung anzulegen.
7. Gib in der Bestellung die Produktinformationen der Wallbox ein, wähle den Kunden Max Mustermann aus, um die Kundeninformationen zu erhalten und wähle die SEPA-Zahlungsinformationen aus.
8. Speichere deine Eingabe.
9. Max Mustermann möchte zusätzlich auch einen Stromvertrag abschließen.
10. Für diese Vertragsabwicklung gehst du auf Vertrag und legst einen neuen Strom-Vertrag an.
11. Danach gibst du im Vertrag die Produktinformationen zum Stromvertrag, die Kundeninformationen an und wählst die SEPA-Zahlungsinformationen aus (identisch zu den Bestellungen).
12. Speichere deine Eingabe.

Änderung von Zahlungsinformationen im Kundenportal

Deine Kunden können selbst ihre Zahlungsinformationen im Kundenportal einsehen. Diese Zahlungsinformationen können dort zudem ergänzt und bearbeitet werden. Eine Bearbeitung ist allerdings nur über Mein Konto möglich. Änderungen der Zahlungsinformationen in beispielsweise den Bestellungen sind nicht möglich.

Um deine Zahlungsinformationen im Kundenportal zu ändern, musst du folgendermaßen vorgehen: 

1. Log dich im Kundenportal ein.
2. Gehe auf Mein Konto.
3. Öffne Zahlungen.
4. Zahlung ändern: Klicke z. B. in die Zeile des Kontoinhabers und gib deinen neuen Nachnamen ein.
5. Zahlung ergänzen: Blick auf den Button Zahlung, um eine weitere Zahlungsmethode zu ergänzen.
6. Speicher deine Eingaben.