Automatisierungen ermöglichen einen automatisierten Ablauf individuell konfigurierter Aktionen innerhalb von epilot. Zu welchem Zeitpunkt diese Aktionen stattfinden, kann mithilfe eines oder mehrerer Auslöser(s) bestimmt werden. 

Weitere Informationen zum Konfigurieren und Nutzen von Automatisierungen kannst du im folgenden Artikel nachlesen: Unternehmensprozesse in epilot automatisieren

Die erstellten Automatisierungen können außerdem in Prozesse integriert werden. 

Automatisierungen erstellen und mit einem Prozess verknüpfen

1. Zunächst einmal klickst du auf den Reiter "Automatisierungen" unter "Weitere Konfiguration" und erstellst eine neue Automatisierung. 
2. Im Abschnitt "Auslöser" wählst du die Option "Manual Trigger: Automation Step" aus.
    

3. Unter "Aktionen" bestimmt du nun die gewünschten Aktionen, die im Rahmen der jeweiligen Automatisierung automatisch ausgeführt werden sollen. Im Anschluss kannst du die Automatisierung speichern.
4. Im "Prozess Builder" unter "Prozesse" im Navigationsabschnitt "Konfiguration" klickst du auf den Prozess, in den du die konfigurierte Automatisierung integrieren möchtest oder erstellst zunächst einen neuen Prozess.
5. In jedem einzelnen Schritt findest du die Option "Automatisierungsschritt". Mit einem Klick darauf erscheint eine Zeile, in der du die gewünschte Automatisierung für den entsprechenden Schritt auswählen kannst. Es werden dir allerdings nur die Automatisierungen angezeigt, die den Auslöser "Manual Trigger: Step Automation" beinhalten. 
   
    

6. Nach Speichern des Prozesses muss dieser in der gewünschten Entität gestartet werden. 
7. Schritte, die über eine integrierte Automatisierung verfügen, werden dir in der Prozess-Übersicht auf der jeweiligen Entität-Detailseite mit folgendem Symbol angezeigt:
   
   
   
    
8. Nachdem du den entsprechenden Prozess gestartet hast, kannst du die Automatisierung via Klick auslösen. Beachte hierbei allerdings, dass eine Automatisierung nur dann erfolgreich ausgeführt werden kann, sofern alle relevanten Daten für die gewünschte(n) Aktion(en) in der betroffenen Entität vorliegen. Zum Beispiel kann eine E-Mail nur dann versendet werden, sofern eine gültige E-Mail-Adresse in der Entität hinterlegt ist. 

Fehlermeldung beim Ausführen der Automatisierung 

Für den Fall, dass eine Automatisierung nicht ausgeführt werden kann, erscheint eine Fehlermeldung, in der du die Fehlerdetails aufrufen kannst. 



Hier kannst du die fehlerhaften Aktionen, inklusive Zeitstempel einsehen und die Automatisierung im sich darauf öffnenden Automatisierung-Konfigurationsmenü bearbeiten.  

Automatisierungen: Auslöser und Aktionen 

Unter dem Seitenmenüpunkt "Automatisierungen" in epilot kannst du alle bereits erstellten Automatisierungen einsehen. Gehe auf "Neue Automatisierung erstellen" oben rechts und du wirst auf folgende Übersicht weitergeleitet:

Hier hast du zwei Reiter: "Auslöser" und "Aktionen". Beim Öffnen der neuen Automatisierung bist du automatisch auf dem Reiter "Auslöser" und kannst in der Suchleiste nach einem passenden Auslöser suchen. 

Beispiel: Du möchtest, dass bei jeder Veränderung im Kundenportal durch einen Kunden eine Nachricht an dich gesendet wird. Wähle in der Suchleiste "Entität aktualisieren: Vertrag". An diesem Punkt würde jede Vertragsänderung sofort eine Benachrichtigung auslösen, die wir im nächsten Schritt festlegen. Möchtest du allerdings, dass nur bestimmte Vertragsänderungen eine Benachrichtung auslösen, klicke auf den Stift auf dem Auslöser. 

Das Pop-Up Fenster, das sich öffnet, ermöglicht es dir, deinen Auslöser durch ein Attribut weiter zu verfeinern. Zum Beispiel könntest du entscheiden, dass bei Änderung des Vertragstitels eine Benachrichtigung gesendet werden soll. Wie viele Auslöser du wählst ist dir selbst überlassen.

Klicke danach auf "Speichern" und gehe anschließend auf den Reiter "Aktionen". Hier wählst du die Aktion, die ausgelöst wird, wenn jemand den Vertragstitel anpasst. Dazu kannst du unter verschiedenen Aktionen wählen, bspw.: Entität erstellen, Webhook triggern, Dokument erstellen, Bestellung erstellen etc. Sobald die Aktion ausgeführt wird und jemand den Vertragstitel ändert, wird die Aktion ausgelöst und du informiert. 

Automatisierte Aufgaben betiteln 

Innerhalb von Prozessen ist es jetzt möglich, Titel für automatisierte Aufgaben festzulegen. Eine weitere Neuerung ist, dass wir es dir hier einfacher gestalten die richtige Automatisierung für deinen Prozessschritt auszuwählen. Wenn du einen Automatisierungsschritt hinzufügen möchtest, werden dir direkt verschiedene Möglichkeiten vorgeschlagen. Falls du den Namen einer Automatisierung ändern möchtest, wird jetzt auch der neue Name in einer gestarteten Prozess Aufgabe angezeigt. Zudem kannst du automatisierte Prozessschritte manuell überspringen