Verträge erstellen und verwalten
In epilot lassen sich neben Opportunities und Bestellungen auch Verträge erstellen und verwalten. So kannst du auch problemlos Direktverkäufe über Verträge abwickeln.
💡 Hinweis
Dieses Feature befindet sich aktuell im Beta-Status der Entwicklung. Ein BETA-Feature ist keine voll entwickelte End2End-Lösung, welche einwandfrei funktioniert. Daher darf ein BETA-Feature nicht mit der identischen Erwartungshaltung verwendet werden, wie Feature ohne BETA-Tag. Wir freuen uns dennoch, wenn du dieses Feature verwendest und uns Feedback zur kontinuierlichen Produktverbesserung über unseren Support sendest.
Merkmale von Verträgen
Bei Verträgen handelt es sich um einen Direktverkauf von Produkten. Verträge können beispielsweise ein Stromvertrag sein oder ein Wartungsvertrag. In der Regel lassen sich Verträge ohne z. B. Installationsprozess abwickeln. Sie benötigen allerdings oft ein Start- und Enddatum sowie weitere Angaben zur Vertragslaufzeit, Kündigungsfrist etc.
KundInnen können Verträge im Kundenportal einsehen und bei Bedarf auch via einer Journey kündigen, sofern dieses Feature konfiguriert wurde.
💡 Hinweis
Derzeit können Verträge noch nicht automatisiert sondern nur manuell erstellt werden. Zudem gibt es bisher keinen vertragsspezifischen Prozess, diese Funktionen werden gerade Schritt für Schritt entwickelt.
Import von Verträgen
Gehe folgendermaßen vor, um bestehende Verträge in epilot zu importieren:
- Wähle im Navigationsmenü Verträge aus
- Gehe auf den Pfeil neben dem Button Import, um die Vorlagen-Datei zum Import herunterzuladen
- Öffne die Vorlagen Datei. Falls die Spalten nicht korrekt angezeigt werden, so gehe folgendermaßen vor:
- Markiere die erste Spalte
- Klicke in der Menü-Leiste (oben) auf Daten und dann auf Text in Spalten
- Behalte die Einstellung Mit Trennzeichen verwenden bei
- Klicke auf Weiter
- Wähle Komma aus und klicke auf Fertig stellen
- Gib nun alle benötigten Angaben in den entsprechenden Spalten ein
- Speichere deine Daten in der Vorlage
- Lade die Vorlage durch Klick auf den Import-Button in epilot hoch
- Nun werden automatisch alle Verträge in epilot, basierend auf der Vorlage angelegt
💡 Hinweis
Der Import der Verträge kann nur durch die Vorlagen-Datei erfolgen. Darauf basierend werden Verträge in epilot erstellt. Ein Upload von Vertragsdateien in z. B. einem PDF-Format zur Erstellung der Verträge in epilot ist nicht möglich.
Nachträgliche Zuordnung von Verträgen
Wurden bestehende Verträge in epilot importiert, so können diese nachträglich KundInnen zugeordnet werden. Für die korrekte Zuordnung benötigst du mindestens eine Kennung zur Identifizierung, beispielsweise die Vertragsnummer. Durch die Zuordnung des Vertrags zu den KundInnen, wird der Vertrag auch automatisch im Kundenportal sichtbar.
Um einen Vertrag nachträglich den KundenInnen zuordnen zu können, musst du folgendermaßen vorgehen:
- Gehe im Navigationsmenü auf Weitere Konfigurationen und dann auf Kundenportal
- Klicke innerhalb der Einstellungen (rechte Seite) auf den Reiter Berechtigungen
- Wähle im Bereich Berechtigung Verträge hinzufügen die Checkbox Hinzufügen von Verträgen erlauben aus
- Nach der Auswahl kannst die Kennung festlegen
- Wähle im Drop-down-Menü zur Kennung beispielsweise zwischen Vertragstitel, Vertragsnummer, Beschreibung, Mindestlaufzeit, Sonderbedingungen etc. aus
- Speichere deine Eingabe durch Klick auf aktualisieren
- Damit sind deine internen Konfigurationen abgeschlossen.
- Die KundInnen können nun mit entsprechender Kennung z. B. der Vertragsnummer selbst einen bestehenden Vertrag im Kundenportal hinzufügen
- Dazu müssen sich die KundInnen im Kundenportal einloggen
- Im Navigationsmenüpunkt Verträge finden sich alle bisher vorhandenen Verträge. Fehlt ein Vertrag, so können die KundInnen diesen hinzufügen.
- Durch Klick auf Vertrag hinzufügen (oben rechts) öffnet sich seitlich ein Fenster
- Nun geben die KundInnen die zuvor definierte Kennung z. B. Vertragsnummer ein, um eine Identifizierung durchführen zu können
- Durch Klick auf Vertrag hinzufügen erfolgt ein Abgleich in epilot und der fehlende bestehende Vertrag wird automatisch im Kundenportal hinzugefügt.
Zahlungsmethode in Verträgen ändern
Über die Verträge können verschiedene Zahlungsmethoden hinterlegt werden. Dazu zählen Barzahlung, SEPA und Überweisung. Gehe dazu auf einen Vertrag, dessen Zahlungsmethode du anpassen möchtest und füge eine neue hinzu, bevor du die vorherige Zahlungsmethode löscht.
Wichtig: Auf einem Vertrag muss immer eine Zahlungsmethode liegen, soll diese angepasst werden, muss zuerst eine alternative Zahlungsmethode angegeben werden.