Auf der Detailseite einer bereits angelegten Entität (z. B. Opportunity, Bestellung usw.) kannst du ein Dokument erstellen, das auf Basis von Variablen alle in der jeweiligen Entität vorhandenen Informationen beinhaltet. So kannst du Dokumente erstellen, die komplett individualisiert auf die jeweilige Entität zugeschnitten sind. 

Dokumente erstellen

Im Folgenden kannst du nachlesen, wie du Dokumente Schritt für Schritt erstellst: 

1. Rufe die Detailseite einer beliebigen Entität auf (z. B. Opportunity). 
2. Navigiere zum Reiter „Dateien“.
3. Klicke auf „Vorlagen“. 
   
   
   
    
4. Wähle eine bestehende Vorlage aus oder lade ein neues Dokument (im DOCX oder DOC-Format mit einer maximalen Dateigröße von 100 Megabyte) hoch. Mit Klick auf eine Vorlage öffnet sich die Vorschau, in der das entsprechende Dokument heruntergeladen oder die Detailseite der jeweiligen Datei in epilot aufgerufen werden kann []. Im Abschnitt "Nach Variablen suchen" können außerdem einzelne Variablen gesucht und kopiert werden. 
   
    

Sofern du Variablen kopierst und in das Dokument einfügst, die von deinen Kunden in der Journey mit "Ja" oder "Nein"  beantwortet werden können (z.B. Marketing-Zustimmung), kannst du am Anfang einer solchen Variable "xif" manuell reinschreiben:

{{xif contact.accounts.0.marketing_permission}} 

Auf Basis der gegebenen Antwort deines Kunden wird das entsprechende Kästchen im Dokument entweder mit einem "X" markiert oder bleibt leer. 

Alternativ hast du auch die Möglichkeit, "yn" vor die entsprechende Variable zu schreiben. In diesem Fall generiert die Variable basierend auf der Antwort des Kunden ein "Ja" oder "Nein".

{{yn contact.accounts.0.marketing_permission}} 

Diese Antworten kannst du allerdings auch individuell anpassen. Hierfür musst du lediglich nach Hinzufügen von "yn" hinter dem Namen der Variable die gewünschten Antworten in ('...') schreiben. 

{{yn contact.accounts.0.marketing_permission 'Jaaaaaa' 'Neeeein'}} 

Achte bei dieser Syntax nur darauf, dass zwischen dem Variablen-Namen und den individuellen Antworten ein Leerzeichen dazwischen ist. 

 

1. Nach Auswahl eines Dokuments erscheint dieses in einem Vorschau-Fenster. Die im jeweiligen Dokument integrierten Variablen sind neben der Vorschau gelistet. Trage die entsprechenden Daten in die einzelnen Felder ein. 
   
   
   
    
2. Mit Klick auf "Änderungen anwenden" wird die Vorlage mit den bereits eingetragenen Informationen angezeigt. Sofern du das Dokument speichern möchtest, klickst du auf "Vorschau unvollständiges Dokument". Hierbei wird dir vor Speichern der Vorlage eine Vorschau des angepassten Dokuments angezeigt. Das Dokument kann jederzeit als DOCX oder PDF-Datei heruntergeladen werden. 

Automatische Erkennung falsch konfigurierter Dokumenten-Vorlagen 
 

Bisher war es nicht nachvollziehbar, wieso generierte HTML Tabellen, wie z.B die Angebotsübersicht, den Inhalt vor und nach einem Seitenumbruch in einem generierten PDF-Dokument überlappen. Das Problem liegt an falsch konfigurierten Seitenlayouts der .docx Vorlagen. Sind die Abstände der Seitenränder kleiner konfiguriert als die Kopf- und Fußzeilen der Vorlage, überlagert die HTML Tabelle die Kopf- und Fußzeilen, da die Einstellungen der Kopf- und Fußzeilen nicht aus der .docx Datei ermittelt werden können. 

Die HTML Tabelle kann nur in Abhängigkeit von den Seitenrand Einstellungen eingefügt werden. Mit dem neuen Tool können nun die Randeinstellungen und die Position der Tabelle ermittelt werden. Du bist nun in der Lage, die Position der Auftragstabelle während der Dokumentenerstellung so anzupassen, dass sie direkt nach dem Ende der Kopfzeile und vor dem Beginn der Fußzeile positioniert wird. Das Tool erkennt auch automatisch eine Fehlkonfiguration der .docx-Vorlage.
 

Indem du auf "Automatische Korrektur" klickst hast du nun die Möglichkeit, die Position der Datentabelle automatisch zu korrigieren und eine Vorschau der Änderungen anzuzeigen, indem der Seiten- und Datentabellenrand während der Vorschau selbst angezeigt wird. Du hast zudem die Möglichkeit die Position der Tabelle manuell anzupassen. Die blauen Hilfslinien zeigen dir die Position, an der die Tabelle eingefügt wird, an. Diese muss nach dem Header Ende und vor dem Footer Beginn sein um Text und Bild Überlagerungen im generierten .pdf Dokument zu vermeiden. 

Die Formatierung deiner .docx Vorlage wird dabei nicht geändert, sondern nur die Position, an der die Tabelle eingefügt wird. Wenn du auch "Speichern und Anwenden" klickst, wird die neue Version der Dokumentenvorlage in der Datei Entität mit der neuen Position der HTML Tabelle gespeichert. 

Die neue Datei Version erhält automatisch den Tag "benutzerdefinierte-Ränder" und wird im Anschluss von allen Automatisierungen verwendet. Du kannst die Version immer wieder löschen oder updaten.

Die Berechtigungen zur Nutzung der Vorlagen-Einstellungen werden über die Berechtigung zum Speichern von neuen Dokumentenvorlagen gesteuert. 

Zwecke in Dokumenten-Vorlagen

Du kannst individuell erstellte Zwecke nun auch Dokument-Vorlagen zuweisen. Gehe dafür in deine Dokumenten-Vorlagen und wähle eine Datei aus.

Im Anschluss rufst den Datei-Builder auf und klickst auf den Reiter Zwecke. 

Wähle die Option Zwecke der ganzen Entität zuweisen aus. Mit dieser Option der Zuweisung ist es möglich, der ganzen Datei-Entität einen oder mehrere Zwecke zuzuweisen, und nicht wie zuvor nur den Objekten (Gruppen und Attributen).

Konfiguriere im nächsten Schritt die Zwecke, die für die Dokument-Vorlagen auswählbar sein sollen und speichere deine Änderungen. Diese gilt nur für deine Datei-Entitäten.

Anschließend kannst du deinen Dateien einen der zuvor konfigurierten Zwecken, zuweisen:

Sofern du nun ein Dokument in einer Entität, wie z. B. einer Opportunity generieren möchtest, wird die Auswahl der Dokumente vorgefiltert. Das bedeutet, dass dir nur Vorlagen angezeigt werden, die den gleichen Zweck wie die Entität (z.B. die Opportunity) haben.

Mehr Informationen zu Zwecken findest du unter Filtern von Informationen in Entitäten mit Zwecken. 

Mehrere Dokumente mit jeweils einem Klick generieren 

Bei Auswahl einer oder mehrerer Dokument-Vorlagen kannst du beliebig viele Dokumente mit Klick auf "Dokument generieren" erstellen. Die generierten Dokumente werden im Anschluss automatisch hinzugefügt. Demnach musst du zum Hinzufügen von Dokumenten nicht mehr jede Vorlage einzeln aufrufen, sondern kannst diese direkt über das Auswahlmenü generieren.