Mithilfe unseres zentralen E-Mail Postfachs bekommst du nicht nur einen besseren Überblick über deine ein- und ausgehenden Nachrichten, sondern kannst diese auch flexibel und transparent verwalten. Wie genau das zentrale E-Mail-Postfach im Detail funktioniert und welche Vorteile es zu bieten hat, kannst du in diesem Artikel nachlesen. 

Das zentrale Postfach im Überblick 

Sofern du auf die zentrale E-Mail-Inbox zugreifen möchtest, musst du lediglich auf das "Brief"-Symbol im oberen Abschnitt der epilot Benutzeroberfläche klicken.

Mein Postfach vs. Unser Postfach

Das Postfach ist in zwei unterschiedliche Reiter unterteilt - "Unser Postfach" und "Mein Postfach":

• Unser Postfach: In diesem Reiter erhältst du einen Einblick in die gesamte E-Mail-Kommunikation innerhalb deines Unternehmens und findest hier dementsprechend alle Nachrichten, die über epilot versendet und empfangen wurden.
• Mein Postfach: Dieses Postfach dient dir als Filter für alle Nachrichten (aus "Unser Postfach"), denen du als Nutzer zugewiesen bist. 

Mit einem Klick auf "Mein Postfach" / "Unser Postfach" in der oberen linken Ecke des Postfach-Navigationsmenüs kannst du jederzeit zwischen diesen wechseln:

Aufbau des Navigationsmenüs

Hinsichtlich des Aufbaus und der Funktionsweise der Benutzeroberfläche des Postfachs gibt es zwischen deinem Postfach und dem Postfach deiner Organisation kaum Unterschiede. Der linke Abschnitt beinhaltet die Suchleiste, sowie die verschiedenen Ordner "Posteingang", "Favoriten", "Gesendet", “Papierkorb” und “Nicht verknüpft”, in denen du empfangene, favorisierte, gesendete, gelöschte oder nicht verknüpfte E-Mails jederzeit abrufen kannst.

Empfangene E-Mails können manuell oder automatisch mit Entitäten verknüpft werden. Im Ordner “Nicht verknüpft” werden jegliche E-Mails eingeordnet, die weder automatisch mit einer Entität verknüpft werden konnten noch manuell verknüpft wurden, also nicht zugeordnet werden können. Somit wird sichergestellt, dass keine E-Mail verloren geht. Im verlauf dieses Artikels erklären wir dir noch im Detail, wie die Verknüpfung von E-Mails mit Enitäten funktioniert.

Im oberen Teil des Postfachs findest du die Suchleiste, mit der du gezielt nach bestimmten Nachrichten in der jeweils ausgewählten Inbox ("Mein Postfach" oder "Unser Postfach") suchen kannst sowie eine Auswahl an Filtern. Neben der Suchleiste (oberhalb des E-Mail Vorschaufensters) findest die Option zum Filtern von Nachrichten nach Labeln oder Zwecken.

Oberhalb der E-Mails findest du die beiden Tabs „Offen“ und „Erledigt“. Im Tab „Erledigt“ werden alle E-Mails angezeigt, die von dir oder anderen Mitgliedern deiner Organisation als erledigt markiert wurden – also bereits bearbeitet wurden. Wie du E-Mails als erledigt markieren kannst, erfährst du unter „E-Mails als erledigt markieren“. Durch diese Ansicht werden noch nicht bearbeitete und bereits bearbeitete E-Mails getrennt - für ein ordentlicheres Postfach. 

E-Mail schreiben 

Du kannst sowohl über den "Neue E-Mail schreiben"-Button im unteren Teil des linken Abschnitts als auch über den "Antworten"-Button unterhalb bereits empfangener Nachrichten eine E-Mail verfassen. Sofern du eine E-Mail schreiben möchtest, öffnet sich in einem separaten Fensters der neue Nachrichten-Editor. Wie genau dieser Nachrichten-Editor funktioniert, kannst du in diesem Artikel nachlesen.   
 

Filtern, Suchen & Sortieren von E-Mails 

E-Mails können über die Suchleiste gesucht, oder mit einem Klick auf die Suchleiste nach "Internen Nutzern", “Absendern” und "Datum" gefiltert werden.

Unsere Suche verwendet eine Fuzzy Search. Das bedeutet, dass du auch bei Tippfehlern passende Ergebnisse erhältst. Zudem werden die Treffer in den Suchergebnissen hervorgehoben, sodass du relevante Informationen schneller findest.

E-Mails sortieren

In der Central Inbox kannst du deine E-Mails nach verschiedenen Kriterien sortieren, um sie leichter zu überblicken und effizienter zu bearbeiten.

Du findest die Sortierfunktion oben rechts in der E-Mail-Liste:

Über das Dropdown kannst du deine E-Mails wie folgt sortieren:

• Neuste zuerst: Zeigt alle E-Mails chronologisch, beginnend mit der aktuellsten.
  → Ideal, um schnell auf neue Nachrichten zu reagieren.
   
• Älteste zuerst: Zeigt alle E-Mails chronologisch, beginnend mit der ältesten.
  → Nützlich, wenn du Themen systematisch von alt nach neu abarbeiten möchtest.
   
• Neuste ungelesene zuerst: Zeigt ungelesene E-Mails oben, beginnend mit der neuesten.
  → Fokus auf aktuelle, noch nicht bearbeitete Nachrichten.
   
• Älteste ungelesene zuerst: Zeigt ungelesene E-Mails oben, beginnend mit der ältesten.
  → Gut geeignet, um lange unbearbeitete E-Mails zuerst zu sehen.
   
• Neuste favorisiert: Zeigt favorisierte E-Mails oben, beginnend mit der neuesten.
  → Favoriten erkennst du am Stern-Symbol ⭐️. Praktisch, um aktuelle wichtige Themen schnell griffbereit zu haben.
   
• Älteste favorisiert: Zeigt favorisierte E-Mails oben, beginnend mit der ältesten.
  → Für Nutzer:innen, die auch ältere, markierte Themen aktiv bearbeiten möchten.

Kombinierbar mit Filtern & Suche

Die Sortierung kannst du mit bestehenden Filtern oder der Suchfunktion kombinieren – zum Beispiel nach Absender:in, Betreff oder Label. So findest du schnell genau die Nachrichten, die gerade relevant sind.

E-Mails mit Labeln und Zwecken filtern

Du kannst E-Mails mit Labeln oder Zwecken filtern, indem du auf „Zum Filtern Label oder Zweck hinzufügen“ klickst. Dadurch öffnet sich das Label-Auswahlmenü. Dort kannst du ein Label entweder über die Suchleiste finden oder eine Label-Familie anklicken, um das gewünschte Label auszuwählen.

Filtern nach Labels

• Beim Filtern nach Labels werden dir nur E-Mails angezeigt, denen die ausgewählten Labels zugewiesen sind.
• Du kannst mehrere Labels auswählen.
• Die Filterlogik basiert auf einer UND-Verknüpfung, das heißt, eine E-Mail muss alle gewählten Labels enthalten, um in den Ergebnissen zu erscheinen.

Filtern nach Zwecken

• Beim Filtern nach Zwecken werden alle E-Mails angezeigt, deren zugehörige Entitäten den ausgewählten Zweck haben.
• Beispiel: Wenn du nach dem Zweck „PV“ filterst, siehst du nur E-Mails, deren verknüpfte Entitäten (z. B. Opportunities) ebenfalls den Zweck „PV“ zugewiesen haben.

Wenn du mehr über die Verwendung und Verwaltung von Labels in unserem Label Builder erfahren möchtest, lies den Artikel Label Builder: Erstellen, Klassifizieren und Verwalten von Labels.

Filter speichern

Indem du auf “Neuen Filter speichern", kannst du Filter speichern, um sie schnell anwenden zu können. Daraufhin wird das Postfach neu geladen. Du kannst den ausgewählten Filter zurücksetzten, in dem du auf “Filter zurücksetzten” klickst. 

Auf deine gespeicherten Filter kannst du dann jederzeit im Menü zugreifen. Im Menü kannst du außerdem die Filter anwenden, die mit dir geteilt wurden.

Nach ungelesenen E-Mails und einzelnen E-Mail-Adressen filtern 

Du kannst ungelesene Nachrichten in "Unser Postfach" und "Mein Postfach" mit einem Klick auf das Kästchen neben “Ungelesene E-Mails filtern” filtern.

Zudem bietet dir die zentrale E-Mail-Inbox ab sofort die Möglichkeit, die Nachrichtenübersicht nach einzelnen (bereits verwendeten) E-Mail-Adressen zu filtern.

E-Mail Vorschau: Informationen & Funktionen

Die Inbox bietet dir im Rahmen der einzelnen Optionen einen Überblick über alle E-Mails. Hierbei erhältst du bereits vorab einen Einblick in relevante Informationen zu den jeweiligen Nachrichten, ohne diese direkt anzuklicken. Diese Informationen beinhalten:

• E-Mail-Adresse des Absenders (Posteingang)
• Datum und Uhrzeit (Uhrzeit allerdings nur, sofern E-Mail am selben Tag eingegangen ist)
• Betreff der E-Mail
• Anhang-Symbol (sofern ein oder mehrere Anhänge vorhanden sind)
• Anzahl der Nachrichten innerhalb des jeweiligen E-Mail-Verkehrs
• Zugewiesene Nutzer, sowie ein Symbol um Nutzer/Nutzergruppen zuzuweisen

E-Mail als Favorit markieren

Wenn du mit deiner Maus über eine E-Mail fährst, hast du außerdem die Möglichkeit, Nachrichten mit einem Klick auf das "Sternchen"-Symbol als Favorit zu markieren und über das Kästchen eine E-Mail auszuwählen, um daraufhin Aktionen durchzuführen. 

E-Mail anpinnen

Mit der Anpinn-Funktion kannst du einzelne E-Mails im zentralen Postfach ganz oben fixieren. Das hilft dir, wichtige Nachrichten im Blick zu behalten – unabhängig von ihrer Position in der Sortierung.

In jeder E-Mail-Zeile in der Übersicht findest du links ein Pin-Symbol 📌. Ein Klick darauf:

• Pinnt die E-Mail → sie erscheint ganz oben in deiner Liste.
• Ein weiterer Klick löst die E-Mail wieder.

Du kannst beliebig viele E-Mails anpinnen – sie werden gesammelt ganz oben dargestellt, durch eine visuelle Trennlinie von den restlichen E-Mails abgegrenzt.

Wichtig zu wissen:

• Nur du siehst deine angepinnten E-Mails – das ist eine persönliche Einstellung und betrifft nicht die Inbox anderer Nutzer:innen.
• Die Sortierung unterhalb der Pins bleibt davon unberührt – du kannst also weiterhin z. B. nach "neueste ungelesene" sortieren.

Typische Anwendungsfälle

• Wichtige Kundenanfragen sichtbar halten, bis sie bearbeitet wurden.
• Reminder für Follow-Ups setzen.
• E-Mails mit Infos oder Links, auf die du regelmäßig zugreifen möchtest.

Weitere Quick-Actions 

Du kannst bestimmte “Quick-Actions” direkt an einer E-Mail im Postfach ausführen, in dem du mit der Maus über die E-Mail fährst. Derzeit stehen dir zwei Optionen zur Verfügung: 

• E-Mail als erledigt markieren
• E-Mail löschen
• Als gelesen/ungelesen markieren 

Mehrfachauswahl zum Ausführen von Aktionen im zentralen Postfach

Die neue Funktion zur Mehrfachauswahl zum Ausführen von Aktionen im zentralen Postfach erleichtert es dir, mehrere E-Mails gleichzeitig zu verwalten. Somit können mehrere Aktionen, wie zum Beispiel E-Mails löschen, favorisieren oder als gelesen/ungelesen markieren, in einem Schritt durchgeführt werden. 

Im zentralen Postfach kannst du mehrere E-Mails auswählen, indem du die Auswahlkästchen neben den jeweiligen E-Mails anklickst. Indem du auf das obere Kästchen klickst, kannst du außerdem alle E-Mails auswählen oder die Auswahl aufheben.

Möchtest du die Bearbeitung für mehrere E-Mails gleichzeitig vornehmen, klicke oben rechts auf das Feld “Aktionen”. Es öffnet sich ein Dropdown-Menü, in dem du die gewünschte Aktion, wie zum Beispiel “Löschen”, “Als gelesen markieren" oder “Favorisieren” auswählen kannst. 

E-Mail Verlauf & E-Mail Aktionen

Sobald du nun eine der Nachrichten aufrufst, erscheint diese E-Mail sowie alle damit zusammenhängenden Nachrichten (unterhalb der angeklickten E-Mail) im rechten Abschnitt des Postfachs. Neben Datum, Uhrzeit, Absender, Empfänger, angehängten Dateien und dem Inhalt der Nachricht wird dir außerdem im oberen Bereich der entsprechende Kontext (Opportunity, Kontakt, Account usw.) angezeigt, mit dem die jeweilige E-Mail verknüpft ist. Du hast hierbei sogar die Möglichkeit, mit nur einem Klick auf den jeweiligen Kontext zuzugreifen. 

Darunter wird die zusätzlich die KI-E-Mail-Zusammenfassung angezeigt, sofern diese für dich und deine Organisation verfügbar ist. 
 

Um E-Mails zu bearbeiten, müssen oft weitere Schritte vorgenommen werden, wie E-Mails mit Entitäten verknüpfen, sie als erledigt zu markieren oder mit Labels versehen. 

Mehreren Adressaten gleichzeitig antworten 

In E-Mails im Postfach sowie in den Entitäten hast du die Möglichkeit, mehreren Adressaten gleichzeitig zu antworten. Sofern du also eine E-Mail erhältst, die an mehrere Personen adressiert ist, kannst du allen Personen mit Klick auf "Allen antworten" gleichzeitig antworten, in dem du auf den mittleren Pfeil klickst. 

E-Mails mit Entitäten verknüpfen 

Empfangene E-Mails werden mit Entitäten, wie Kontakten, Opportunities oder Bestellungen verknüpft, um den Kontext der E-Mail besser verständlich zu machen und eine schnellere Bearbeitung zu ermöglichen. Diese Verknüpfungen können automatisch und manuell durchgeführt werden.

Automatisches Verknüpfen von E-Mails zu Entitäten

E-Mails werden automatisch mit dem Absender verknüpft, sollte ein eindeutiger Kontakt mit dieser E-Mail-Adresse vorhanden sein. Zusätzlich verknüpfen wir basierend auf dem Inhalt der E-Mail weitere Entitäten; so kann z.B. bei Erwähnung einer Opportunity- oder Bestell-Nummer die Entität direkt verknüpft werden. 

Automatisch verknüpfte Unterhaltungen können im Postfach anhand der Bezeichnung “Automatisch verknüpft” erkannt werden. 

Automatisch verknüpfte Entitäten können bei Falschverknüpfungen ganz einfach wieder entfernt werden (über das X oder “Alle ablehnen”). Ebenso kannst du die Verknüpfung bestätigen (über den Haken oder “Alle annehmen”), was uns zukünftig helfen wird, die richtigen Entitäten noch besser zu erkennen. Weiterhin kannst du über die manuelle Verknüpfung weitere Entitäten hinzufügen oder bestehende Verknüpfungen entfernen.

Durch das automatische Verknüpfen taucht die E-Mail auch in den entsprechenden Entitäten unter “E-Mails” auf. Zudem ist es es möglich, von dort aus die Verknüpfungen wieder zu ändern. 

E-Mails manuell verknüpfen oder Verknüpfungen aufheben

Du kannst E-Mails manuell den gewünschten Entitäten zuordnen. Wenn du beispielsweise eine E-Mail nachträglich einer weiteren Entität zuordnen möchtest oder eine E-Mail im "Nicht verknüpft"-Ordner gelandet ist, kannst du sie manuell einer oder mehreren Entitäten zuweisen, auf die sich die Nachricht bezieht. So funktioniert die Funktion:

1. Betroffene E-Mail öffnen.
2. Option „Entität verknüpfen“ oder “X Verknüpfte Entitäten” auswählen: Klicke oben rechts auf „Entität verknüpfen“ oder öffne die bereits verknüpften Entitäten.
3. Entitäten suchen und verknüpfen: Im daraufhin erscheinenden Menü findest du zwei Reiter:
   1. Entitäten suchen: Hier kannst du nach Entitäten suchen, die du mit der E-Mail verknüpfen möchtest. Wähle eine oder mehrere Entitäten aus. Bereits verknüpfte Entitäten werden dir zur besseren Übersicht ebenfalls angezeigt.
   2. Verknüpfte Entitäten: Dieser Reiter zeigt alle bereits mit der E-Mail verknüpften Entitäten an. Von hier aus kannst du auch Verknüpfungen wieder aufheben.
4. Änderungen speichern: Nachdem du die gewünschten Entitäten ausgewählt oder Verknüpfungen aufgehoben hast, klicke auf „Änderungen speichern“. Die E-Mail wird dann den ausgewählten Entitäten zugeordnet oder Verknüpfungen werden entfernt.

Manuelles Verknüpfen von Entitäten direkt aus der Entität

Du kannst diese Funktion auch direkt innerhalb der Entitäten nutzen. Möchtest du beispielsweise einer E-Mail nachträglich eine weitere Entität zuordnen, kannst du das schnell und bequem direkt aus der Entität heraus erledigen.

E-Mails mit Labels versehen 

Um E-Mails besser filtern und zuordnen zu können, können diese mit Filtern versehen werden. Dafür kannst du auf “Label hinzufügen”, unter den verknüpften Entitäten klicken.

E-Mails als erledigt markieren

Mit der Funktion E-Mails als Erledigt markieren, wird das Postfach besser geordnet. Bearbeitete E-Mails werden so in den Tab “Erledigt” verschoben, sodass alle E-Mails im “Offen”-Tab noch bearbeitet werden müssen. So ist es möglich einen besseren Überblick über den Arbeitsstand verschiedener E-Mails zu bekommen. 

Sobald eine E-Mail als erledigt markiert wurde, wird sie automatisch in den Tab „Erledigt“ verschoben. Trifft auf eine als erledigt markierte E-Mail eine Antwort ein, erscheint die Unterhaltung automatisch wieder im Tab „Offen“, sodass keine E-Mail übersehen werden kann. Diese Funktion steht übergreifend in deinem als auch im Postfach deiner Organisations zur Verfügung.

Um E-Mails als erledigt zu markieren, ohne sie öffnen zu müssen, fahre mit der Maus über die E-Mail und klicke auf das Häkchen-Symbol. Alternativ kannst du die E-Mail öffnen, auf die drei Punkte klicken und die Option „Als erledigt markieren“ auswählen. 

Nachrichten löschen und wiederherstellen

E-Mails können im zentralen Postfach gelöscht und wiederhergestellt werden. Nachdem du eine E-Mail gelöscht hast, wird diese in den Papierkorb geschoben. Aus dem Papierkorb kannst du sie problemlos wiederherstellen oder endgültig löschen. Letzteres kann nicht rückgängig gemacht werden.

Wenn Antworten auf eine bereits gelöschte Konversation eingehen, wird diese im organisatorischen Posteingang unter "Nicht zugewiesen" angezeigt.