Mit dem Prozesse Builder hast du die Möglichkeit, eigene Prozesse individuell zu definieren. Diese Prozesse bestehen aus den Komponenten "Abschnitt" und "Schritt". Ein "Schritt" spiegelt dabei eine Aktivität wie z.B. eine Aufgabe dar, von denen du eine beliebige Anzahl erstellen, nach Belieben benennen und unter einem oder mehreren "Abschnitt(en)" zusammenfassen kannst.  

Auf diese Weise kannst du Prozesse flexibel an deine Unternehmensstrukturen anpassen und auf jegliche interne Veränderungen schnell reagieren. Außerdem kannst du dir jederzeit einen Einblick über deine offenen Prozesse und deren Fortschritt verschaffen. Der Status der jeweiligen Prozesse im internen Unternehmensumfeld ist damit transparent einsehbar und weitere Schritte einfach planbar, sodass diese effizient und fehlerfrei abgewickelt werden können.   

Prozesse Builder: Erstellen und Editieren von Prozessen

Im Prozesse Builder kannst du dir einen Überblick über die von dir erstellten Prozesse verschaffen, neue Prozesse anlegen und Bestehende editieren oder löschen. Die in deiner Organisation bereits vorhandenen Prozesse sind tabellarisch aufgelistet. Jede Zeile entspricht einem Prozess und gibt eine Übersicht über die wichtigsten Eigenschaften des jeweiligen Prozesses.  

Neuen Prozess erstellen 

Wenn du einen neuen Prozess erstellen möchtest, klickst du auf "Prozess hinzufügen" in der oberen rechten Ecke der Hub-Seite. Im Anschluss kannst du zunächst einmal auswählen, ob du einen vordefinierten Prozess erstellen möchtest, in dem einzelne Verkaufsprozessphasen ("Opportunity-Prozess") bereits als eigene Abschnitte angelegt sind oder einen vollkommen neuen Prozess ohne jegliche Voreinstellungen definieren möchtest.

Nachdem du dich für eine der beiden Optionen entschieden hast, öffnet sich der Prozesse Builder, in dem du einen individuellen Prozess definieren und anlegen kannst. Im ersten Schritt trägst du im oberen Textfeld zunächst einmal den Namen des Prozesses ein. Im darunter liegenden Feld hast du die Möglichkeit, deinem Prozess eine Beschreibung hinzuzufügen, in der du intern relevante Informationen vermerken kannst.

Nachdem du Name und Beschreibung bestimmt hast, geht es im nächsten Schritt darum, einen Arbeitsablauf zu erarbeiten. Hierzu kannst du wahlweise einen oder mehrere "Abschnitt(e)" oder "Schritt(e)" hinzufügen.

Ein "Schritt" spiegelt dabei eine Aktivität wie z.B. die Aufgabe "Führe eine Erstberatung durch" wieder wohingegen ein "Abschnitt" eine Gruppierung oder Kategorisierung von Schritten vornimmt. "Abschnitte" können z.B. genutzt werden, um den Arbeitsablauf in Phasen wie z.B. "Qualifizierung", "Angebotsphase" oder "Prüfung" einzuteilen. Sofern du vor dem Erstellen eines Prozesses die Option "Opportunity Prozess" ausgewählt hast, ist eine vordefinierte Anzahl an Abschnitten bereits angelegt und mit den jeweiligen Opportunity-Phasen betitelt. 

Du kannst einzelne "Schritte" hinzufügen, ohne diese einem "Abschnitt" zuzuweisen. "Abschnitten" kann eine beliebige Zahl an "Schritten" zugeordnet werden. Sowohl "Abschnitte" als auch "Schritte" kannst du nach Belieben benennen und via Drag&Drop in die gewünschte Position im Arbeitsablauf verschieben. So bist du beim Erstellen und Verwalten deiner Prozesse flexibel und hast alle Bestandteile stets im Blick.  

Abbruchgründe im Prozesse Builder anlegen 

Unter "Abbruchgründe" kannst du außerdem Abbruchgründe für die einzelnen Prozesse anlegen. Hierfür musst du lediglich auf "Abbruchgrund hinzufügen" klicken und den jeweiligen Grund benennen. 

Nun kannst du innerhalb jeder Prozess-Konfiguration diejenigen Gründe aus dem Katalog auswählen, die für den Abbruch des entsprechenden Prozesses relevant sind oder Neue hinzufügen. 

Sobald du einen Prozess erstellt hast, speicherst du diesen über den entsprechenden Button in der oberen, rechten Ecke, damit deine Eingaben wirksam werden.   

Prozess abbrechen 

Sofern du einen bereits gestarteten Prozess abbrechen möchtest, musst du lediglich auf "Abbrechen" klicken. 

Wähle im Anschluss einen oder mehrere Abbruchgründe aus der angezeigten Liste (basierend auf den zuvor ausgewählten Gründen) aus und gebe im darunter liegenden Textfeld optional noch weitere Angaben an. Dieses kannst du vor allem nutzen, um den oder die Gründe für den Abbruch des jeweiligen Prozesses im Detail zu erläutern und somit interne Transparenz zu gewährleisten.

Nachdem du einen Prozess erfolgreich geschlossen hast, wird dieser im Anschluss nicht nur als "Abgebrochen" markiert, sondern auch Datum, Gründe, sowie der jeweilige Mitarbeiter, der den Prozess abgebrochen hat, werden dir im Prozess-Fenster angezeigt. Sobald ein Prozess abgebrochen wurde, kannst du an diesem keine Änderungen mehr vornehmen - es sei denn du re-aktivierst den entsprechenden Prozess mit Klick auf "Wieder öffnen".  

Bestehenden Prozess editieren

Sofern du Änderungen an einem bestimmten Prozess vornehmen möchtest, wählst Du diesen durch einen Klick in der Übersicht des Prozesse Builders aus. Nun kannst du den entsprechenden Prozess nach Belieben bearbeiten.

Beachte hierbei, dass Änderungen an einem Prozess keinen Einfluss auf bereits gestartete Prozess-Komponenten haben. Nach Speichern von Änderungen wird der aktualisierte Prozess für alle ab diesem Zeitpunkt neu erstellten Prozess-Komponenten angewandt.   

Journey in eine Prozessaufgabe integrieren 

Im Rahmen eines Prozesses können nun Journeys in die einzelnen Aufgaben integriert werden.
Diese Journeys können dann unter anderem dazu genutzt werden, bestehende Entitäten zu aktualisieren. 
Dies ist zum Beispiel hilfreich, wenn die Angaben eines Kunden nicht vollständig sind und man sich in einem Telefonat mit diesem befindet. In einem solchen Fall kann eine interne Telefonleitfaden-Journey dazu dienen, nebenbei die Daten des Kunden in der Journey zu erfassen. Diese Daten werden hierbei direkt in die jeweilige Entität übernommen. 
Aber auch neue Entitäten, wie zum Beispiel eine Bestellung, lassen sich so im Rahmen der Journey anlegen. 

Nun zur Konfiguration. 

• Rufe hierfür zunächst den Prozess Builder auf. Erstelle dann einen neuen Prozess oder rufe einen bereits erstellten Prozess auf. Klicke innerhalb der Aufgabe, in der eine Journey integriert werden soll, auf Journey hinzufügen.  
• Wähle die gewünschte Journey aus und speichere deine Änderungen. Nach der Integration einer Journey in eine Aufgabe, kann diese bei Ausführung des jeweiligen Prozesses in der Entität gestartet werden. 
• Du hast zudem die Möglichkeit, eine Journey aus dem Auswahlmenü heraus aufzurufen und zu bearbeiten. Alle existierenden Entitäten, die bei Ausführung der Journey verändert werden könnten, werden dir entsprechend in einem Hinweisfenster angezeigt. 
• Nach der Integration der Journey in den Prozess, kann diese bei Ausführung des jeweiligen Schrittes direkt in der Entität (z.B. einer Opportunity) gestartet werden. Hierfür klickst du in der entsprechenden Aufgabe auf den Namen der Journey.
• Nach der Durchführung der Journey wird die jeweilige Entität mit den Daten angereichert, wenn die Journey entsprechend konfiguriert ist. Es können aber auch wie bei einer regulären Journey, anhand der Konfiguration, neue Entitäten angelegt, oder auch Workflows gestartet, Dokumente generiert und E-Mails versendet werden (Journey Automatisierung). 

Anforderungen für Prozess-Schritte konfigurieren

Du kannst bestimmte Anforderungen für einen Prozess-Schritt im Prozesse Builder konfigurieren, die erfüllt sein müssen, damit der entsprechende Schritt aktiviert wird und bearbeitet werden kann. Hierfür musst du zunächst einmal den jeweiligen Prozess aufrufen. In jedem Schritt-Feld findest du den Button "Anforderungen". 

• Mit Klick auf diesen werden dir alle Schritte angezeigt, die vor dem ausgewählten Schritt stehen. Durch Auswahl des entsprechenden Kästchens legst du fest, welche Schritte erledigt sein müssen, um diesen Schritt zu aktivieren.  
• Für den Fall, dass diese Anforderungen für jeden Schritt gelten sollen, kannst du einfach auf die Option "Sequenzieller Prozess" klicken. Hierbei werden automatisch alle Anforderungen in jedem einzelnen Schritt aktiviert. 
• Nach Speichern deiner Anpassungen kannst du den Prozess auf einer Entität starten. Schritte, bei denen bestimmte Anforderungen konfiguriert wurden, werden nun automatisch farblich blasser dargestellt, bis alle Anforderungen erfüllt sind. Sofern du wissen möchtest, welche Anforderungen für das Aktivieren eines Schrittes erforderlich sind, musst du lediglich mit dem Mauszeiger den entsprechenden Schritt anvisieren.  

Filtern von Prozessen mit Hilfe von Zwecken

Oft hat man in Prozessen Aufgaben oder gar ganze Phasen, die nur für bestimmte Use Cases relevant sind. Diese Aufgaben bzw. Phasen kannst du mit Hilfe von Zwecken filtern.

Klicke in einem Prozess auf “Zweck hinzufügen”, um Phasen oder Aufgaben einen Zweck zuzuweisen. Beim manuellen Start eines Prozesses auf einer Entität, hast du dann die Option dass nur die Phasen und Aufgaben angezeigt werden, die entweder keinen Zweck haben oder deren Zweck zur Entität passt. 

Für automatisierte Prozesse gibt es ebenfalls eine entsprechende Option: Aktiviere einfach das Filterkästchen, und schon werden die Phasen und Aufgaben im Prozessablauf ebenfalls nach ihrem Zweck gefiltert.

Einstellen von Prozess-Benachrichtigungen 

Außerdem kannst du einstellen, über welche Prozess-Aktivitäten du via Benachrichtigung informiert werden möchtest. Dazu musst du lediglich in die Account-Einstellungen unter "Mein Konto". In dem Abschnitt "Benachrichtigung" findest du die Zeile "Prozesse", unter der alle verfügbaren Optionen zusammengefasst sind.

Hier hast du nun die Möglichkeit, E-Mail und In-App-Benachrichtigungen (Benachrichtigungen in epilot über das "Glocken"-Symbol in der oberen rechten Ecke) für die einzelnen Aktivitäten an- oder auszuschalten. Im Anschluss musst du nur noch auf "Speichern" klicken, damit die Änderungen wirksam werden.      

Prozess-Daten einsehen

Auf dem Dashboard können verschiedene Daten zu deinen in epilot laufenden Prozessen abgebildet werden. Du hast hierbei die Möglichkeit, die Daten, die angezeigt werden sollen, individuell zu bestimmen. So kannst du beispielsweise einsehen, welche dir zugeordneten Prozess-Schritte noch erledigt werden müssen. 

Weitere Informationen dazu findest du in diesem Artikel: Prozess-Daten auf dem Dashboard