Arbeiten mit Notizen in epilot
Inhaltsverzeichnis
Mit Notizen gestalten wir deine tägliche Arbeit einfacher und effizienter. Notizen helfen dabei, wichtige Informationen schnell und übersichtlich festzuhalten, sich mit Kollegen auszutauschen und alle relevanten Details an einem zentralen Ort zu dokumentieren.
Notizen können nicht nur allgemein in einer Opportunity, sondern auch direkt in spezifischen Prozessen erstellt werden. So bleibt alles organisiert und ist genau dort verfügbar, wo es gebraucht wird.

Notizen erstellen
Um eine neue Notiz zu erstellen, hast du zwei Möglichkeiten:
- Über den Tab „Notizen“: Klicke unten auf den Tab „Notizen“. Es wird dann vollautomatisch der Notizen-Tab in der Seitenleiste geöffnet.
- Direkt über die Seitenleiste: Öffne die Seitenleiste, dort findest du ebenfalls den Tab „Notizen“.
Falls in der Entität noch keine Notizen vorhanden sind, wird in der Mitte ein blauer Button mit der Aufschrift „Erstelle deine erste Notiz“ angezeigt. Wenn es bereits Notizen gibt, findest du oben rechts neben der Suchleiste einen blauen Button mit der Aufschrift “Notiz erstellen”.

Der Notizen-Editor
Klicke auf den blauen Button, um den Notizen-Editor zu öffnen. Hier siehst du:
- Oberhalb des Textfeldes: Die verfügbaren Notiztypen. Standardmäßig ist “Interne Kommunikation” ausgewählt. Wie du weitere Notiztypen anlegen kannst, wird weiter unten im Artikel erläutert.
-
Im Textfeld:
- Oben: Eine Zeile mit verschiedenen Formatierungsoptionen.
- Unten: Das Textfeld für die eigentliche Notiz.
Direkt im Editor wird auch erklärt, wie du Kollegen oder externe Partner in einer Notiz erwähnen kannst. Mehr dazu findest du weiter unten im Artikel.
Zusätzlich hast du folgende Optionen:
- Label hinzufügen: Weise deiner Notiz ein passendes Label zu.
- Sichtbarkeit für Partner festlegen: Falls ein externer Partner Zugriff auf die Entität hat, kannst du deine Notiz für ihn freigeben.
📌 Weitere Informationen:
- Mehr zu Labels findest du im Artikel Label Builder: Erstellen, Klassifizieren und Verwalten von Labels.
- Informationen zur Zusammenarbeit mit Partnern gibt es unter Mit Partnern zusammenarbeiten: Teilen von Inhalten und Zuweisung von Aufgaben.

- Tippe nun deinen Text in das Notizfeld ein. und passe ggf. den Typ der Notiz an. Je nach Typ kannst du hier noch weitere Informationen eingeben. Zum Beispiel beim Typ “Telefonprotokoll” kannst du auswählen, wann der Anruf war, was für eine Art Anruf es war und das Ergebnis.
- Bist du zufrieden? Dann klicke auf „Notiz erstellen“, um die Notiz zu speichern.
- Die neue Notiz wird dann auch nochmal durch einen blauen Kasten hervorgehoben.

Nach dem Speichern wird dir Folgendes angezeigt:
- Oben links: Dein Name als Ersteller der Notiz, der Notizentyp und ggf. Informationen, die in den Feldern hinterlegt wurden.
-
Unten rechts:
- Datum: Das Datum der Erstellung.
- Antworten: Hierüber kannst du auf eine Notiz antworten. Dies ist auch weiter unten in diesem Artikel nochmal genauer beschrieben.
-
Unten links:
- Label: Falls Labels zugewiesen wurden, werden sie hier angezeigt.
- Sichtbarkeit für Partner: Falls die Notiz mit einem externen Partner geteilt wurde, siehst du dies ebenfalls. Falls aktuell kein Partner Zugriff auf die Entität hat, gibt es auch nichts zum freigeben und das Symbol ist ausgegraut. Das Freigeben von Notizen wird auch weiter unten in diesem Artikel nochmal genauer erläutert.
💡 Tipp: Wenn du mit der Maus über das Erstellungsdatum fährst, wird dir angezeigt, wann die Notiz zuletzt bearbeitet wurde.
Notizen in Prozessschritten erstellen
Notizen können direkt in einzelnen Prozessschritten hinterlegt werden – genau dort, wo sie benötigt werden. So bleiben alle wichtigen Informationen im richtigen Kontext und sind jederzeit nachvollziehbar.
So erstellst du eine Notiz in einem Prozessschritt:
- Öffne den entsprechenden Prozess und suche die Aufgabe, zu der du eine Notiz hinzufügen möchtest.
- Klicke auf „Notiz hinzufügen“, wenn noch keine Notizen vorhanden sind.
- Falls bereits Notizen existieren, klicke auf „x Notizen“, um:
- Die vorhandenen Notizen einzusehen.
- Weitere Notizen oder Kommentare zu ergänzen.
Anschließend kannst du deine Notiz genau wie eine normale Notiz erstellen und speichern.

Wo finde ich meine Notizen später?
- Alle Notizen, die in einem Prozessschritt erstellt wurden, sind auch im Notizen-Tab sichtbar.
- Dort siehst du zudem, in welchem Prozess eine Notiz hinterlegt wurde.
- Mit einem Klick auf den Prozessnamen gelangst du direkt zum entsprechenden Prozessschritt.

Formatierungen verwenden
Mit den Formatierungsmöglichkeiten in Notizen kannst du Informationen noch übersichtlicher und strukturierter gestalten. Ob Stichpunktlisten, Hervorhebungen oder andere Formatierungen – sie helfen dabei, wichtige Inhalte klar hervorzuheben und die Lesbarkeit zu verbessern.
- Listen eignen sich perfekt, um Aufgaben oder Punkte übersichtlich aufzulisten.
- Highlights wie “fett” oder “kursiv” helfen dabei, besonders wichtige Informationen sichtbar zu machen.
So wendest du Formatierungen an:
- Alle Formatierungsoptionen findest du in der Leiste oberhalb des Notizfeldes.
- Markiere den gewünschten Text in deiner Notiz.
- Klicke auf die gewünschte Formatierungsoption in der Leiste, um sie anzuwenden.
💡 Tipp: Die häufigsten Formatierungen – Fett, Kursiv, Unterstreichen und Link einfügen – werden auch direkt unterhalb des markierten Texts angezeigt. Das ist besonders praktisch für längere Notizen, da du so noch schneller die passenden Formatierungen anwenden kannst.
Dateien / Anhänge hochladen
In Notizen kannst du auch Anhänge wie Fotos oder Dokumente hochladen. Diese werden automatisch im Dateien-Tab der jeweiligen Entität abgelegt, sodass sie jederzeit wiedergefunden werden können.
So fügst du einen Anhang hinzu:
- Klicke in der Formatierungsleiste auf „Anhänge“.
- Wähle die Datei aus, die du hochladen möchtest.
- Der Anhang wird nun direkt in der Notiz eingefügt und zusätzlich im Dateien-Tab der Entität gespeichert.

Kollegen in einer Notiz erwähnen
In Notizen kannst du gezielt Kollegen erwähnen, um sie direkt auf eine Notiz aufmerksam zu machen. Falls die Entität mit einem Partner geteilt wurde, kannst du auch dessen Mitarbeiter in der Notiz markieren.
So erwähnst du eine Person:
- Tippe das „@“-Symbol in die Notiz oder Klicke auf „@“-Symbol in der Leiste.
- Beginne, den Namen der Person oder der Gruppe einzugeben, z. B. „@Max Mustermann“.
- Wähle die gewünschte Person / Gruppe aus der Liste aus.
Je nach Benachrichtigungseinstellungen erhält die erwähnte Person eine Mitteilung, dass sie in einer Notiz markiert wurde. Dies gilt auch für das Erwähnen von Gruppen. Es ist jedoch für jeden empfehlenswert, die Benachrichtigungen hierfür zu aktivieren, sodass wichtige Informationen schnell die richtigen Personen erreichen.

Notizen bearbeiten
Falls du eine Notiz nachträglich ändern möchtest, kannst du sie ganz einfach bearbeiten.
- Klicke auf das Menü-Icon (⋮) oben rechts in der Notiz.
- Wähle „Bearbeiten“ aus.
- Nimm die gewünschten Änderungen vor.
- Klicke auf „Speichern“, um die Änderungen zu bestätigen.

Notizen pinnen
Wichtige Notizen können angepinnt werden, damit sie für alle Kollegen direkt sichtbar sind.
So pinnst du eine Notiz:
- Klicke auf das Menü-Icon (⋮) oben rechts in der Notiz.
- Wähle „Pinnen“ aus.
- Die Notiz erscheint nun ganz oben im Notizen-Tab unter „Angepinnt“ und ist sofort für alle sichtbar.
So entfernst du den Pin wieder:
- Klicke auf das Pin-Icon in der Notiz.
-
Oder öffne das Menü (⋮) und wähle „Pin entfernen“.

Notizen löschen
Falls eine Notiz nicht mehr benötigt wird, kannst du sie ganz einfach entfernen.
So löschst du eine Notiz:
- Klicke auf das Menü-Icon (⋮) oben rechts in der Notiz.
- Wähle „Löschen“ aus.
- Bestätige, dass du die Notiz und alle zugehörigen Kommentare endgültig löschen möchtest.
🚨 Achtung: Gelöschte Notizen können nicht wiederhergestellt werden. Stelle daher sicher, dass du sie wirklich nicht mehr benötigst.

Auf eine Notiz antworten bzw. einen Kommentar erstellen
Du kannst direkt auf eine Notiz eines Kollegen antworten, um Rückfragen zu stellen oder Ergänzungen hinzuzufügen.
So antwortest du auf eine Notiz:
- Klicke unten rechts in der Notiz auf „Antworten“.
- Gib deine Antwort ein und speichere sie.
- Die Person, deren Notiz du kommentierst, erhält – abhängig von ihren Benachrichtigungseinstellungen – eine Mitteilung über deinen Kommentar. Es ist jedoch für jeden empfehlenswert, die Benachrichtigungen hierfür zu aktivieren.
So bleibt die Kommunikation übersichtlich und alle wichtigen Informationen sind direkt bei der Notiz gebündelt.
Benachrichtigungen für Notizthreads
Wenn du bei längeren Konversationen in Notizen immer auf dem Laufenden bleiben möchtest, kannst du die Benachrichtigungseinstellung „Antworten auf Kommentare in Notizthreads“ aktivieren. Dadurch wirst du benachrichtigt, sobald jemand auf einen Kommentar in einem Notizthread antwortet, an dem du beteiligt bist.
💡 Tipp: Diese Einstellung ist besonders hilfreich, wenn du regelmäßig in Notizen kommunizierst und keine wichtigen Antworten verpassen möchtest.

Notizen mit Partner-Nutzern teilen
Genau wie andere Ressourcen können auch Notizen mit Partner-Nutzern geteilt werden, sofern der Partner Zugriff auf die Entität hat.
So teilst du Notizen mit einem Partner:
- Im Freigabe-Bereich: Hier kannst du die Notizen über Checkboxen auswählen, die du teilen möchtest.
-
Über das Teilen-Symbol neben „Partnerzugriff“:
- Sobald du auf das Symbol klickst, wird eine Liste mit allen Partnern angezeigt, die Zugang zur Entität haben.
- Wähle nun den gewünschten Partner aus, um ihm Zugriff auf die Notiz zu geben.
💡 Automatische Vorschläge:
Falls du bereits mehrere Notizen mit einem Partner geteilt hast, wird dir dieser beim Erstellen neuer Notizen automatisch vorgeschlagen. Falls du eine Notiz nicht mit ihm teilen möchtest, musst du ihn aktiv abwählen.
📌 Weitere Informationen:
Detaillierte Infos zum Teilen von Inhalten findest du im Artikel Mit Partnern zusammenarbeiten: Teilen von Inhalten und Zuweisung von Aufgaben.

So kannst du den Zugriff auf eine Notiz entfernen:
- Über das Teilen-Symbol: Klicke erneut darauf und wähle die Partnerorganisation ab.
- Im Freigabe-Bereich: Entferne das Häkchen in der Checkbox bei der entsprechenden Notiz.
- Über das Mülltonnen-Symbol: Klicke auf die lila Mülltonne, die auftaucht, wenn du über den Namen des Partners hoverst.
📌 Hinweis: Das Entfernen des Partnerzugriffs betrifft nur die spezifische Notiz.
Notiztypen in epilot
In epilot kannst du verschiedene Notiztypen nutzen, um deine Notizen besser zu strukturieren. Wir haben bereits einige vordefiniert, die du direkt verwenden kannst:
- Interne Kommunikation: Das ist der Standard-Notiztyp. Er enthält keine zusätzlichen Felder – es sei denn, du fügst sie selbst in der Konfiguration hinzu.
- Telefonprotokoll: Perfekt zur Dokumentation von Anrufen. Enthält Felder wie Anrufrichtung, Anruftyp, Anrufergebnis und den Zeitpunkt des Anrufs.
- Vor-Ort Besuch: Eignet sich zur Erfassung von Kundenbesuchen. Du kannst die Adresse und den Zeitpunkt des Termins festhalten.
- Kommunikation mit Partnern: Zum Kategorisieren von Notizen, die sich speziell auf die Kommunikation mit Partner-Organisationen beziehen.
- Persönliche Beratung: Ideal für Beratungen im Service Center. Hier kannst du die Dauer und den Zeitpunkt des Termins angeben.
Du kannst alle mitgelieferten Notiztypen bearbeiten, weitere Felder hinzufügen oder sogar komplett neue Notiztypen erstellen. Das Anpassen bestehender Notiztypen ist einfach, das Erstellen neuer erfordert allerdings ein wenig mehr technisches Verständnis.
So bearbeitest du bestehende Notiztypen:
- Öffne die globale Notizenübersicht über das Notizen-Icon oben rechts in der Plattform (neben der E-Mail-Inbox und den Dateien). Das Arbeiten mit der globalen Notizenübersicht wird auch weiter unten im Artikel nochmal genauer erklärt.
- Wähle eine Notiz aus der Tabelle aus, um sie zu öffnen.
- Klicke unten rechts auf den Notiz-Builder.
- Füge ein neues Attribut hinzu, z. B. zur Erfassung der Dauer eines Anrufs.
-
Speichere die Änderungen über “Schema speichern” – fertig!

So kannst du komplett neue Notiztypen erstellen:
Das ist etwas anspruchsvoller, aber mit dieser Anleitung gut machbar.
-
Gehe in den Objekt Builder und suche nach der Gruppe Note Details.
- Dort findest du das Attribut Typ – hier fügst du unter "Optionen" deinen neuen Notiztyp hinzu (z. B. "Meine Notiz").
-
Lege eine neue Gruppe an und gib als Label ebenfalls deinen neuen Notiztyp ein (z. B. "Meine Notiz").
- Dir wird nun eine lange Gruppen-ID angezeigt. Diese musst du im nächsten Schritt anpassen, um die Verbindung zwischen dem Attribut Typ und deinem Notiztyp herzustellen.
- Klicke auf JSON, suche nach deinem neuen Notiztyp und ersetze die Gruppen-ID durch den Namen deines Notiztyps.
- Öffne deine erstellte Gruppe erneut – die ID sollte jetzt korrekt ersetzt sein.
- Jetzt kannst du Attribute wie gewohnt hinzufügen.
-
Speichere dein Schema über “Schema speichern”.

Wenn du jetzt eine neue Notiz erstellst, kannst du deinen neuen Notiztyp auswählen – inklusive der zugehörigen Attribute. Nur das Festlegen eines eigenen Icons ist bisher noch nicht möglich.
📌 Weitere Informationen:
Allgemeine Infos zum Bearbeiten des Entitäts-Schemas gibt es unter Funktionsweise des Entitäten Builders.
Benachrichtigungen für Notizen
Du kannst verschiedene Benachrichtigungseinstellungen nach deinen Bedürfnissen anpassen. Allgemeine Informationen dazu findest du im Artikel Benachrichtigungen erhalten.
Für Notizen sind besonders folgende zwei Einstellungen unter „Kommunikation“ relevant:
- Erwähnungen in Notizen: Du wirst benachrichtigt, wenn dich jemand in einer Notiz erwähnt.
-
Antworten auf Kommentare in Notizthreads: Du wirst benachrichtigt, wenn jemand auf einen Kommentar in einem Notizthread antwortet, an dem du beteiligt bist.

Nach einer spezifischen Notiz suchen
Du kannst Notizen schnell finden, indem du entweder die Suchleiste im Notizen-Tab oder die globale Suche nutzt.
So kannst du den Notizen-Tab durchsuchen:
- Suche nach Freitext, Labels oder den Namen von Personen, die die Notiz verfasst haben.

So kannst du die Globale Suche nutzen:
- Falls du Notizen plattformweit durchsuchen möchtest, kannst du die globale Suche verwenden.

Wenn du nun auf eine Notiz klickst, öffnet sich diese in der Entitäten-Ansicht, sie sieht also aus wie eine Entität. Zum einen sieht du den Inhalt der Notiz, aber auch mit welchen Entitäten sie verknüpft ist und kannst auch weitere Entitäten hinzufügen. Dies ermöglicht dir zum Beispiel auch, dass eine bestimmte Notiz in der Opportunity und der zugehörigen Bestellung angezeigt wird.
So kannst du Notizen mit weiteren Entitäten verknüpfen:
- Unter „Details“ siehst du alle bereits verknüpften Entitäten.
- Hier kannst du über “Neue hinzufügen” auch weitere Entitäten hinzufügen, z. B. eine Notiz gleichzeitig mit einer Opportunity und einer zugehörigen Bestellung verknüpfen.

FAQ: Meine Seitenleiste ist wirklich sehr klein, wie kann ich sie vergrößern, um mehr Platz zu haben?
Unsere Seitenleiste ist dynamisch skalierbar und kann nach deinen Bedürfnissen angepasst werden.
So passt du die Größe der Seitenleiste an:
- Klicke auf den Rand der Seitenleiste.
- Ziehe sie auf die gewünschte Breite.
So kannst du mehr Platz schaffen und hast alle Inhalte besser im Blick.

Arbeiten mit der globalen Notizenübersicht
Oben rechts in der Plattform findest du ein Icon für die globale Notizenübersicht. Es befindet sich neben der E-Mail-Inbox und den Dateien.
So nutzt du die globale Notizenübersicht:
- Klicke auf das Notizen-Icon.
- Eine Tabelle mit allen Notizen auf der Plattform öffnet sich.
- Wie in anderen Entitäten auch, kannst dir hier eigene Ansichten erstellen – z. B. eine Ansicht, die nur deine eigenen Notizen zeigt.
📌 Mehr Informationen zum Erstellen von Ansichten findest du im Artikel Übersichtsseiten von Entitäten.

Wie bereits unter „Notizen durchsuchen und zu anderen Entitäten hinzufügen“ erwähnt, sind Notizen technisch betrachtet auch Entitäten. Klickst du nun also auf einen der Einträge in der Tabelle, um die Notiz zu öffnen, sieht diese aus wie eine Entität.
So funktioniert die Entitäten-Ansicht für Notizen:
- Klicke auf einen Eintrag in der globalen Notizenübersicht, um die Notiz zu öffnen.
- Die Notiz wird wie eine Entität dargestellt.
- Du siehst sowohl den Inhalt der Notiz als auch die verknüpften Entitäten.
- Du kannst jederzeit weitere Entitäten hinzufügen, um die Notiz an mehreren Stellen verfügbar zu machen.
💡 Beispiel: Eine Notiz kann gleichzeitig in einer Opportunity und einer zugehörigen Bestellung angezeigt werden. So bleiben alle relevanten Informationen zentral verknüpft.

Automatisierungen in Kombination mit Notizen
Jeder kennt das: Du möchtest einen Kunden anrufen, erreichst ihn aber nicht und willst ihm stattdessen eine E-Mail schicken. Das ist jedoch manueller Aufwand, denkst du dir. Nicht mit epilot! Du kannst Automatisierungen so konfigurieren, dass vollautomatisiert eine E-Mail an den Kunden gesendet wird, wenn ein Telefonanruf nicht erfolgreich war und der Kunde nicht erreicht wurde.
So könnte das zum Beispiel aussehen:

📌 Weitere Informationen:
Allgemeine Infos zum Erstellen von bedingten Automatisierungen gibt es unter Bedingte Automatisierungen und zeitgesteuerte Ausführung.