Wenn deine Organisation das Feature “Partner Kollaboration” nutzt (sichtbar unter “Organisationseinstellungen” → “Funktionen”), kannst du Inhalte wie Entitäten und Dateien mit Partner-Organisationen teilen. Wie du diese erstellst und zu epilot einlädst, erfährst du im Artikel Partner-Organisationen erstellen und zu epilot einladen.

Ansichten mit Partnern teilen

Du kannst Ansichten in deinen Entitäts-Tabellen gezielt mit bestimmten Partnerorganisationen und einzelnen Partnernutzern teilen. Wähle hierzu im Teilen-Dialog der gespeicherten Ansicht die Option Partner-Benutzer aus – das Teilen funktioniert genauso wie bei geteilten Aufgaben-Boards. So sieht jeder Partner genau die Ansicht, die er für seine Arbeit braucht. 

Mehr Informationen zum Teilen von Ansichten findest du im Artikel Übersichtsseiten von Entitäten.
 

Entitäten und Ressourcen initial mit Partnern teilen

Sobald du deine erste Partner-Organisation entsprechend konfiguriert hast, kannst du bereits Inhalte mit ihr teilen. Öffne hierzu eine Entität, wie zum Beispiel eine Opportunity. Du siehst oben rechts in der Ecke das Symbol “Teilen”. Klicke nun hier drauf. 

• Wenn deine Opportunity einen bestimmten Zweck hat, wie “PV Vertrieb B2C” in unserem Fall, und es mindestens einen Partner gibt, der ebenfalls diesen Zweck hat, so wird der Zweck der Entität als Filter angewendet. Hierdurch wird die Partnerauswahl noch einfacher, da dir nur passende Organisationen vorgeschlagen werden.
• Falls deine Entität keinen Zweck hat oder es keinen Partner gibt, der den gleichen Zweck hat, so werden dir alle Partner-Organisationen angezeigt. Selbstverständlich kannst du jedoch manuell Labels und Zwecke als Filter anwenden.
• Weiterhin siehst du auch, ob der Partner an der angegebenen Lieferadresse verfügbar ist oder nicht und wie weit dieser entfernt ist.

Mehr Informationen zur Vergabe von Zwecken und Labels findest du in den Artikeln Filtern von Informationen in Entitäten mit Zwecken und Label Builder: Erstellen, Klassifizieren und Verwalten von Labels.
 

Sobald du den gewünschten Partner über die Checkbox ausgewählt hast, klicke auf “Zugriff festlegen”. 

• Im Freigabe-Bereich kannst du genau die Inhalte auswählen, die du mit deinem Partner teilen möchtest. Alle Ressourcen in der Entität sind entsprechend kategorisiert. Klickst du nun zum Beispiel auf die Checkbox direkt neben “Dateien” so wählst du alle Dateien aus. Du kannst aber natürlich auch einzelne Dateien oder auch Kollektionen auswählen. 
• Falls du Labels verwendest, um zum Beispiel deine Dateien oder Notizen zu kategorisieren, so werden diese auch im Freigabe-Bereich angezeigt, um dir ein noch gezielteres Teilen zu ermöglichen. Hierdurch erkennst du zum Beispiel einfach interne Notizen, die du deinem Partner vielleicht nicht freigeben möchtest. 

Beachte, dass du auch neue Inhalte, die nach dem initialen Teilen erstellt werden, aktiv teilen musst. Hierzu erfährst du aber gleich mehr.

Wenn du soweit zufrieden mit deiner Auswahl bist, klicke auf “Änderungen speichern”. 

Dein Partner hat nun Zugriff auf alle freigegebenen Inhalte (vorausgesetzt natürlich, seine Rolle erlaubt ihm das). Analog kannst du so nun auch Inhalte wie E-Mail Templates, Dokumentenvorlagen, Bestellungen, etc. teilen. Dein Partner wird auch jedes Mal über neu geteilte Inhalte informiert.
 

Massenhaftes Teilen von Entitäten

Oft ist es notwendig, mehrere Datensätze auf einmal mit Partnerorganisationen zu teilen. Dies ist in epilot ganz einfach:

• Öffne die gewünschte Entitätstabelle (z. B. Opportunities).
• Wähle mehrere Einträge per Checkbox aus.
• Klicke auf das Teilen-Symbol neben „Aktionen“.
• Wähle im Freigabe-Bereich das gewünschte Partnerkonto.
• Klicke auf „Weiter zum Teilen“.
• Überprüfe die Auswahl und klicke auf „Änderungen speichern“.

Es kann einen kurzen Moment dauern, bis der Partner Zugriff auf alle Inhalte hat.
Bei der Freigabe werden – sofern vorhanden – auch alle verknüpften Ressourcen (z. B. Dateien) automatisch mitgeteilt.
 

Neu erstellte Ressourcen teilen

Nehmen wir nun einmal an, du hast in der Opportunity weitere Dateien hochgeladen, die du für deinen Partner freigeben möchtest.
Hierfür musst du nun nicht extra nochmal den Freigabe-Bereich öffnen, sondern kannst einfach an der jeweiligen Datei auf das entsprechende Symbol klicken und deinen Partner auswählen.

💡 Tipp: Du kannst auch mehrere Dateien gleichzeitig auswählen und über die Menüleiste auf „Teilen“ klicken, um sie gesammelt freizugeben.
 

Hast du in der Vergangenheit z.B. mehrere Notizen mit deinem Partner geteilt, bekommst du diesen auch schon automatisch vorgeschlagen und musst ihn aktiv abwählen, um weitere Notizen nicht mit ihm zu teilen.

Dokumentenvorlagen mit Partnerdaten erstellen

Nutzt du Dokumente wie Auftragsbestätigungen, Beauftragungen oder Rahmenverträge in der Zusammenarbeit mit Partnern, musst du die Partnerdaten nicht von Hand eintragen: Über Variablen bindest du Name, E-Mail-Adresse und weitere Angaben der Partnerorganisation direkt in deine Dokumentenvorlage ein. Beim Generieren wird das Dokument automatisch mit den Daten des Partners befüllt, mit dem die Entität geteilt ist.

Die Partnerdaten erreichst du über die Variable {{entity.shared_with}} – wobei entity für die Entität steht, auf der das Dokument generiert wird. Für eine Opportunity greifst du also mit {{opportunity.shared_with}} auf den Partner zu:

Weitere Partner-Attribute wie die Adresse sprichst du nach demselben Muster an.

So gehst du vor:

1. Öffne deine Dokumentenvorlage unter Konfiguration > Vorlagen oder erstelle eine neue.
2. Füge an der gewünschten Stelle die Partner-Variablen ein – zum Beispiel {{opportunity.shared_with.company_name_title}} im Adressfeld der Beauftragung.
3. Generiere das Dokument auf einer Entität, die mit einem Partner geteilt ist. Die Variablen werden automatisch mit den Daten dieses Partners befüllt.

Teile die Vorlage anschließend mit deinem Partner. Dann kann er Dokumente in deinem Layout selbst generieren – wie das aus Partnersicht funktioniert, zeigt der Artikel Als Partner-Organisation mit geteilten Entitäten arbeiten.
 

FAQ: Ich möchte nicht, dass mein Partner bestimmte Attribute editiert oder gar sieht, wie kann ich das einstellen?

Ob dein Partner bestimmte Attribute sieht oder nicht, wird tatsächlich nicht direkt im Freigabe-Bereich festgelegt, sondern in der Partner-Rolle. 

Genaue Informationen dazu, wie du bestimmte Attribute “versteckst”, findest du im Artikel Berechtigungen in epilot.
 

FAQ: Wie kann ich Beträge in Bestellungen ausblenden?

Wickelst du Aufträge gemeinsam mit Partnern ab – etwa für Installation oder Vertrieb – brauchen deine Partner die Bestelldetails, deine internen Preise sollen dabei aber oft nicht offengelegt werden. Über eine Berechtigungsoption steuerst du deshalb, dass Partner die Bestelltabelle ohne Beträge sehen: Produkte, Beschreibungen und Mengen bleiben sichtbar, die Preise nicht.

Entitäten mehreren Partnern anbieten

Manchmal kommt es vor, dass man mehrere Partner hat, die prinzipiell eine Tätigkeit ausführen könnten. Wenn du keine Präferenzen hast, kannst du Leads auch mehreren Partnern anbieten.

Öffne hierzu eine Entität, wie zum Beispiel eine Opportunity. Du siehst oben rechts in der Ecke das Symbol “Teilen”. Klicke nun hier drauf. Klicke nun allerdings auf “Anbieten” statt “Teilen” und wähle die Partner aus, denen du die Entität anbieten möchtest.

Aufgrund technischer Limitierungen kannst du nun allerdings erstmal nicht bestimmen, was du alles teilen möchtest. Wenn du soweit zufrieden mit deiner Partner-Auswahl bist, klicke auf “Prüfen & senden”. Im Anschluss erhalten die ausgewählten Partner alle eine E-Mail und der Erste, der den Lead annimmt, erhält ihn auch. 

Sobald der Lead angenommen wurde, kannst du ganz normal Inhalte mit dem Partner teilen.
 

Übersicht über alle geteilten Entitäten bekommen

Im Partnerprofil siehst du jetzt auf einen Blick, welche Entitäten mit dem jeweiligen Partner geteilt sind.

Du kannst die Anzahl sehen und mit einem Klick direkt in die jeweilige Übersicht springen – automatisch gefiltert auf alle Einträge, die für diesen Partner freigegeben sind.

Mit Partnern in Prozessen zusammenarbeiten

Wenn du mit Partnern zusammenarbeitest, empfehlen wir immer, dies im Rahmen von Prozessen zu tun. Generelle Informationen zur Konfiguration von Workflows findest du unter Konfiguration von Workflows (Beta). Unter anderem kannst du in Workflows eine separate Beschreibung für deine Partner hinterlegen. Ist eine Partner-Beschreibung hinterlegt, sieht der Partner ausschließlich diese; ist nur die interne Beschreibung gepflegt, bekommt der Partner diese als Fallback – so gehen nie Informationen verloren.

In der Partner-Rolle kannst du konfigurieren, ob die Mitarbeiter deines Partners alle Aufgaben sehen, die in einem Prozess sind, der mit ihnen geteilt wurde, oder ob sie nur zugewiesene Aufgaben sehen. Genauso, ob sie alle oder nur zugewiesene Aufgaben bearbeiten können.
 

Du kannst Partner-Mitarbeiter genauso wie deine Kollegen zu Prozessen, Phasen und Aufgaben zuweisen. Wähle im Zuweisungs-Dialog unter „Partner-Benutzer" einfach die gesamte Partnerorganisation aus – oder auch einzelne Mitarbeitende. Alle zugehörigen Partner-Benutzer erhalten damit automatisch Zugriff und werden entsprechend ihrer Benachrichtigungseinstellungen informiert.