Partnerrolle erstellen

Um mit Partner-Organisationen zusammenarbeiten zu können, musst du zunächst die Rollenfreigabe für die jeweilige Partner-Organisation unter “Zugriffsverwaltung” → “Rollen” konfigurieren.

Bestimme hier, welche Rechte deine Partner-Organisationen haben sollen und auf welche Bereiche diese zugreifen können. Mehr Informationen zur Konfiguration von Nutzern und Rollen kannst du in diesem Artikel nachlesen: Nutzer und Rollen verwalten.  
Im Artikel Berechtigungen in epilot erfährst du, welche Berechtigungen es gibt und wie du die Sichtbarkeit von Attributen beschränken kannst.

FAQ: Mein Partner soll nur zugewiesene Prozessaufgaben sehen. Ich möchte nicht, dass er Zugriff auf interne Prozessaufgaben hat.

Im Bereich “Prozesse” in der Partner-Rolle kannst du einstellen, ob dein Partner alle Schritte in einem Prozess sieht, oder ob er nur zugewiesene Aufgaben und Phasen sieht.
 

Verwendest du nun zum Beispiel auch die Funktion “Anforderungen” im Prozess Builder, um Abhängigkeiten zwischen den Prozessschritten zu erstellen, kann der Partner die ihm zugewiesenen und damit für ihn sichtbaren Schritte nur dann ausführen, wenn die dafür notwendigen Voraussetzungen erfüllt sind (die vorangegangenen Schritte also bearbeitet wurden). Dein Partner erhält dann auch eine Benachrichtigung, wenn er dies entsprechend eingestellt hat.

Hier siehst du, wie der Prozess dann für deinen Partner aussieht:
 

Die zugewiesene Phase kann noch nicht bearbeitet werden, da die notwendigen vorangegangenen Schritte noch nicht abgeschlossen sind. Dementsprechend sind die Buttons wie “Als in Bearbeitung markieren” ausgegraut. 
 

Eine neue Partnerorganisation erstellen

Unter "Kooperationen" im Navigationsmenü findest du den Reiter "Partner Liste", der eine tabellarische Übersicht von allen bereits erstellten Partnern beinhaltet. Hier kann mit einem Klick auf "Neu erstellen" ein Partner angelegt und zur Zusammenarbeit eingeladen werden. Letzteres erfolgt über die E-Mail-Adresse deines Partners bzw. des Verantwortlichen, der für die Kooperation mit deinem Unternehmen zuständig ist.

Die E-Mail-Adresse trägst du unter dem Reiter "Partner Beschreibung" ein, wo du auch den Namen der Partnerorganisation einträgst. Bevor die Einladung allerdings abgeschickt werden kann, müssen die Angaben zum Partner zunächst einmal mit einem Klick auf "Partner erstellen" gespeichert werden, wobei du im Anschluss direkt entscheiden kannst, ob du den Partner zu epilot einladen möchtest oder nicht. 

Du kannst die E-Mail auch jederzeit nachträglich versenden, indem du auf “Einladung versenden” klickst. 

Im nächsten Schritt kannst du unter “Freigabekonfiguration” die zuvor erstellte Partner-Rolle zuweisen. Danach musst du warten, bis deine Partner-Organisation die E-Mail-Einladung annimmt und sich registriert. Du erhältst eine Benachrichtigung, sobald die entsprechende Partner-Organisation die Partnerschaft angenommen hat.
 

Einsatzgebiet einer Partner-Organisation konfigurieren (Alte Verfügbarkeits-Logik)

Auf der Detailseite einer Partner-Organisation kann der Zuständigkeitsbereich des jeweiligen Partners bestimmt werden. Sofern du im Anschluss eine Entität (z. B. Opportunity, Bestellung etc.) mit der entsprechenden Partner-Organisation teilen möchtest, wird die primäre Adresse des Partners sowie der mit dieser Adresse verknüpfte Umgebungsradius mit der Adresse der Entität abgeglichen und angezeigt, ob diese im Zuständigkeitsbereich der Partner-Organisation liegt. Und so funktioniert's: 

1. Klicke auf den Navigationspunkt "Partner Liste" und wähle eine Partner-Organisation aus. 
2. Füge eine Adresse unter dem Punkt "Adresse" hinzu und trage in der Zeile "Aktivitätsradius" den Zuständigkeitsbereich (km) ein. 
3. Speichere deine Änderungen
   
    

Sofern mehrere Adressen der jeweiligen Partner-Organisation in epilot hinterlegt sind, kannst du diese via Drag&Drop verschieben. Die oberste Adresse ist hierbei immer die primäre Adresse - erkennbar an dem entsprechenden Label. Der eingetragene Umgebungsradius bezieht sich immer auf die primäre Adresse.  
 

Verfügbarkeits-Check für Partnerunternehmen auf Basis von Postleitzahlen (Neue Verfügbarkeits-Logik)

Mit dem Release V4-2025 kannst du die Verfügbarkeit deiner Partnerunternehmen jetzt präziser festlegen – ähnlich wie bei der Produktverfügbarkeit. Statt pauschaler Umkreise kannst du nun konkrete Postleitzahlen und Straßen hinterlegen, sodass Partner nur dort sichtbar sind, wo sie tatsächlich verfügbar sind. Dies kannst du ganz bequem über den CSV-Upload erledigen.

1. Aktiviere die neue Verfügbarkeitsfunktion:
   1. Gehe zu Einstellungen → Funktionen und aktiviere die Funktion Neue Partnerverfügbarkeit.
   2. Du wirst ein Schaltfeld mit der Bezeichnung Neue Partnerverfügbarkeit sehen. Schalte es ein, um die Funktion zu aktivieren.
       

2. Partner auswählen und Verfügbarkeitsdaten hochladen:
   1. Klicke nun auf Kooperationen → Partner Liste und wähle den Partner aus, für den du die Verfügbarkeit konfigurieren möchtest.
   2. Lade die Vorlage für den CSV-Upload herunter und trage die entsprechenden Werte für die Verfügbarkeitsgebiete des Partners ein.
   3. Lade die ausgefüllte Datei hoch, indem du auf Durchsuchen klickst, die Datei auswählst und hochlädst.
       

Sobald die Verfügbarkeitsdaten korrekt konfiguriert sind, kannst du beim Teilen einer Entität (z. B. einer Opportunity) sehen, ob der Partner an der angegebenen Lieferadresse verfügbar ist.

• Sobald die Verfügbarkeitsdaten korrekt hinterlegt sind, kannst du beim Teilen einer Entität (z. B. einer Opportunity) direkt sehen, ob der Partner an der angegebenen Lieferadresse verfügbar ist.
• Durch die Filterung nach spezifischen Labels und Zwecken kannst du gezielt den Partner auswählen, der die beste Option für diese Entität darstellt.
   

Anzeige aller Mitarbeitenden in einer Partner-Organisation

Du kannst im Partner-Profil jederzeit einsehen, welche Personen für die jeweilige Partner-Organisation tätig sind. Dieses neue Feature bietet dir:

• Verbesserte Transparenz: Eine zentrale Übersicht aller Mitarbeitenden einer Partner-Organisation direkt in der Konfigurationsansicht.
• Zugriff auf Kontaktdaten: Schneller Zugriff auf die E-Mail Adresse der Partner-Mitarbeitenden.

Wähle hierzu einfach den entsprechenden Partner in der Übersicht unter “Partner Liste” aus.