Mit Partnern zusammenarbeiten: Teilen von Inhalten und Zuweisung von Aufgaben
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Wenn deine Organisation das Feature “Partner Kollaboration” nutzt (sichtbar unter “Organisationseinstellungen” → “Funktionen”), kannst du Inhalte wie Entitäten und Dateien mit Partner-Organisationen teilen. Wie du diese erstellst und zu epilot einlädst, erfährst du im Artikel Partner-Organisationen erstellen und zu epilot einladen.
Ansichten mit Partnern teilen
Deine Partner-Organisationen haben Zugriff auf alle Ansichten, die global mit der ganzen Organisation geteilt wurden. Möchtest du also, dass eine Ansicht deinen Partner zur Verfügung steht, so musst du sie für alle freigeben. Du findest mehr Informationen zum Teilen von Ansichten im Artikel Übersichtsseiten von Entitäten.
Entitäten und Ressourcen initial mit Partnern teilen
Sobald du deine erste Partner-Organisation entsprechend konfiguriert hast, kannst du bereits Inhalte mit ihr teilen. Öffne hierzu eine Entität, wie zum Beispiel eine Opportunity. Du siehst oben rechts in der Ecke das Symbol “Teilen”. Klicke nun hier drauf.
- Wenn deine Opportunity einen bestimmten Zweck hat, wie “PV Vertrieb B2C” in unserem Fall, und es mindestens einen Partner gibt, der ebenfalls diesen Zweck hat, so wird der Zweck der Entität als Filter angewendet. Hierdurch wird die Partnerauswahl noch einfacher, da dir nur passende Organisationen vorgeschlagen werden.
- Falls deine Entität keinen Zweck hat oder es keinen Partner gibt, der den gleichen Zweck hat, so werden dir alle Partner-Organisationen angezeigt. Selbstverständlich kannst du jedoch manuell Labels und Zwecke als Filter anwenden.
Mehr Informationen zur Vergabe von Zwecken und Labels findest du in den Artikeln Filtern von Informationen in Entitäten mit Zwecken und Label Builder: Erstellen, Klassifizieren und Verwalten von Labels.
Sobald du den gewünschten Partner über die Checkbox ausgewählt hast, klicke auf “Weiter zum Teilen”.
- Im Freigabe-Bereich kannst du genau die Inhalte auswählen, die du mit deinem Partner teilen möchtest. Alle Ressourcen in der Entität sind entsprechend kategorisiert. Klickst du nun zum Beispiel auf die Checkbox direkt neben “Dateien” so wählst du alle Dateien aus. Du kannst aber natürlich auch einzelne Dateien auswählen.
- Falls du Labels verwendest, um zum Beispiel deine Dateien oder Notizen zu kategorisieren, so werden diese auch im Freigabe-Bereich angezeigt, um dir ein noch gezielteres Teilen zu ermöglich. Hierdurch erkennst du zum Beispiel einfach interne Notizen, die du deinem Partner vielleicht nicht freigeben möchtest.
- Standardmäßig sind alle Kategorien ausgeklappt, damit du die entsprechenden Inhalte siehst. Wenn du dies nicht möchtest, kannst du aber auch einzelne Kategorien einklappen, indem du auf den Pfeil neben der Checkbox klickst. Im unteren Bild ist dies zum Beispiel bei “Mitteilungen” der Fall. Oben rechts kannst du aber auch mit einem Klick alles ein- bzw. ausklappen und aus- bzw. abwählen.
Beachte, dass du auch neue Inhalte, die nach dem initialen Teilen erstellt werden, aktiv teilen musst. Hierzu erfährst du aber gleich mehr.
Wenn du soweit zufrieden mit deiner Auswahl bist, klicke auf “Änderungen speichern”. Du solltest jetzt auch oben rechts neben dem Namen der Organisation sehen, wann der Partner Zugang zur Entität erhalten hat.
Dein Partner hat nun Zugriff auf alle freigegebenen Inhalte (vorausgesetzt natürlich, seine Rolle erlaubt ihm das). Analog kannst du so nun auch Inhalte wie E-Mail Templates, Dokumentenvorlagen, Bestellungen, etc. teilen. Dein Partner wird auch jedes Mal über neu geteilte Inhalte informiert.
Neu erstellte Ressourcen teilen
Nehmen wir nun einmal an, du hast in der Opportunity weitere Dateien hochgeladen, die du für deinen Partner freigeben möchtest.
Hierfür musst du nun nicht extra nochmal den Freigabe-Bereich öffnen, sondern kannst einfach an der jeweiligen Datei auf das entsprechende Symbol klicken und deinen Partner auswählen.
Hast du in der Vergangenheit z.B. mehrere Notizen mit deinem Partner geteilt, bekommst du diesen auch schon automatisch vorgeschlagen und musst ihn aktiv abwählen, um weitere Notizen nicht mit ihm zu teilen.
FAQ: Ich möchte nicht, dass mein Partner bestimmte Attribute editiert oder gar sieht, wie kann ich das einstellen?
Ob dein Partner bestimmte Attribute sieht oder nicht, wird tatsächlich nicht direkt im Freigabe-Bereich festgelegt, sondern in der Partner-Rolle. Du kannst die Rollenkonfiguration jedoch aus dem Freigabe-Bereich heraus öffnen.
Genaue Informationen dazu, wie du bestimmte Attribute “versteckst”, findest du im Artikel Berechtigungen in epilot.
Entitäten mehreren Partnern anbieten
Manchmal kommt es vor, dass man mehrere Partner hat, die prinzipiell eine Tätigkeit ausführen könnten. Wenn du keine Präferenzen hast, kannst du Leads auch mehreren Partnern anbieten.
Öffne hierzu eine Entität, wie zum Beispiel eine Opportunity. Du siehst oben rechts in der Ecke das Symbol “Teilen”. Klicke nun hier drauf. Du solltest jetzt die entsprechenden Partner, wie oben beschrieben, auswählen können. Klicke nun allerdings auf “Weiter zum Anbieten”.
Aufgrund technischer Limitierungen kannst du nun allerdings erstmal nicht bestimmen, was du alles teilen möchtest. Wenn du soweit zufrieden mit deiner Partner-Auswahl bist, klicke auf “Änderungen speichern”. Im Anschluss erhalten die ausgewählten Partner alle eine E-Mail und der Erste, der den Lead annimmt, erhält ihn auch.
Sobald der Lead angenommen wurde, kannst du ganz normal Inhalte mit dem Partner teilen.
Mit Partnern in Prozessen zusammenarbeiten
Wenn du mit Partnern zusammenarbeitest, empfehlen wir immer, dies im Rahmen von Prozessen zu tun. Generelle Informationen zur Konfiguration von Prozessen findest du unter Individuelle Prozesse flexibel erstellen und verwalten.
In der Partner-Rolle kannst du konfigurieren, ob die Mitarbeiter deines Partners alle Aufgaben sehen, die in einem Prozess sind, der mit ihnen geteilt wurde, oder ob sie nur zugewiesene Aufgaben sehen.
Du kannst Partner-Mitarbeiter genauso wie deine Kollegen zu Prozessen, Phasen und Aufgaben zuweisen. Solltest du verschiedene Partner haben, wäre es auch eine Option, dass du Schritte duplizierst und mit Zwecken arbeitest, um diese bereits in der Konfiguration zuzuweisen. Es werden in der Regel nur die Schritte und Phasen gestartet, die keinen Zweck haben oder die den gleichen Zweck wie die Entität haben. Mehr Informationen dazu findest du auch im Artikel Individuelle Prozesse flexibel erstellen und verwalten.
Solltest du die Funktion “Anforderungen” nutzen, um bestimmte Aufgaben zu blocken bis entsprechende relevante Aufgaben abgeschlossen sind, so gilt dies selbstverständlich auch für Partner-Nutzer. Diese können auch nur verfügbare Aufgaben bearbeiten.