Trotz unterschiedlicher Entitäten und weiterer Menüpunkte sind unsere Übersichts- und Detailseiten überwiegend ähnlich aufgebaut. Nachfolgend werden wir dir die Übersichtsseite anhand der Opportunities näher erläutern. 

Export

Exportiere die Opportunity-Daten, um beispielsweise ein eigenes kleines Reporting betreiben zu können. Klicke auf den Button Exportieren, um den Export automatisch zu starten. Den Umfang des Exports kannst du eingrenzen, indem du die Tabelle an deine Bedürfnisse anpasst. Es werden nur die Informationen exportiert, welche auch in der Tabelle angezeigt werden. 

Import

Um bereits vorhandene Daten in epilot importieren zu können, musst du zuerst eine Vorlage herunterladen. Klicke dazu auf den Pfeil neben dem Button Importieren. Nach dem Download der Vorlage kannst du diese mit deinen bereits vorhandenen Daten füllen. Speichere deine Eingaben und lade die Vorlage in epilot hoch. Achte dabei auf die korrekte Zuordnung der Daten in der Vorlage. Nur eine sauber gepflegte Vorlage ermöglicht eine korrekte Zuordnung der Daten in epilot. Nachträgliche Anpassungen sind nicht mehr möglich.

Mit dem Entitäten Builder  kannst du innerhalb der z. B. Opportunity weitere Attribute hinzufügen, welche auch in der Import-Vorlage erscheinen. So kannst du Daten in epilot importieren, welche über die vorkonfigurierten Attribute hinausgehen.  
 

Opportunity-Informationen teilen

Kollaborationen zwischen z.B. Unternehmen und Partnern sind keine Seltenheit. Für diesen Zweck haben wir die Teilen-Funktion implementiert. Mit dieser kannst du selbst individuelle Freigaben konfigurieren. Entscheide selbst, wer was sehen darf. Weitere Informationen findest du im Artikel In laufenden Prozessen standardisiert mit Partnern zusammenarbeiten.

Neue Opportunity erstellen

Mit dem Button Neu erstellen kannst du je nach Übersichtsseite zum Beispiel neue Entitäten wie Opportunities, Kontakte, Firmen usw. erstellen. 

Suchen und filtern

Sofern du nach bestimmten Entitäten suchen möchtest, musst du lediglich auf die Suchleiste klicken. Im Anschluss werden dir alle verfügbaren Filter in der jeweiligen Detailseite angezeigt.

Mit Auswählen eines Filters erscheint eine Auswahl der dem entsprechenden Filter zugeordneten Informationen. Du kannst eine beliebige Anzahl an Filtern anwählen. Alle von dir angeklickten Optionen werden nach Auswahl unterhalb der Suchleiste angezeigt.

Einzelne oder alle Filter können mit einem Klick auf das jeweilige "X" oder "Alle löschen" auch wieder entfernt werden. Außerdem ermöglichen dir die Optionen "Und/Oder" eine Anpassung der Filter, sodass du dir entweder alle Entitäten anzeigen lassen kannst, die über alle oder nur einen der ausgewählten Filter verfügen.  

Alternativ hast du auch die Möglichkeit, freie Eingaben in der Suchleiste vorzunehmen, ohne zuvor einen Filter auszuwählen.  
 

Informationen kopieren

Durch das Bewegen der Maus zu einer Information kann diese direkt von dort kopiert werden.

Tabelle anpassen

Je nach Zuständigkeit des Nutzers sind unterschiedliche Informationen notwendig. Um auf der Übersichtsseite immer den Überblick behalten zu können, kann jeder Nutzer die Übersichtstabelle selbst an seine Bedürfnisse anpassen. Mit Klick auf Tabellenlayout anpassen erhältst du eine Übersicht der Informationen, welche in der Tabelle angezeigt werden können. Via Drag & Drop kannst du die Zeilen und somit die Spalten der Tabelle verschieben. Wähle die benötigten Inhalte aus oder ab und klicke neben das Fenster, um zur Übersichtsseite zurückzukehren. 

Ungelesene E-Mails in der Tabelle anzeigen

Um dir direkt in der Tabelle anzuzeigen, ob es neue ungelesene E-Mails zu einer Entität (z. B. einer Opportunity) gibt, kannst du die Spalte “Ungelesen” hinzufügen:

1. Öffne die Funktion “Tabellenlayout anpassen”.
2. Wähle die Spalte “Ungelesen” aus, um sie der Tabelle hinzuzufügen.
3. Ziehe die Spalte per Drag & Drop an die gewünschte Position, z. B. an die erste Stelle.

Damit hast du die wichtigsten Informationen auf einen Blick direkt in der Tabelle sichtbar.

Vorschau von ungelesenen E-Mails in der Tabelle 

Um einen schnelleren Überblick über ungelesene E-Mails zu erhalten, kannst du mit der Maus über das Symbol für ungelesene E-Mails in der Tabelle fahren. Es öffnet sich direkt eine Vorschau mit dem Betreff und dem Anfang der E-Mail. Mit einem Klick kannst du die E-Mail entweder im Seitendrawer oder in einem neuen Tab öffnen. Mit einem Klick kannst du die E-Mail direkt innerhalb der Tabelle öffnen, ohne zur Entität wechseln zu müssen, oder du öffnest sie in einem neuen Fenster. Mit dieser Funktion können E-Mails effizienter verwaltet und schneller eingesehen werden.

Individuelle Tabellenansichten erstellen, speichern und verwalten

Auf den Übersichtsseiten der Entitäten kannst du individuell konfigurierte Ansichten erstellen, speichern und teilen, die genau die für dich relevanten Informationen enthalten. Das bedeutet, dass du Suchanfragen, Filtereinstellungen und das angepasste Tabellenlayout als personalisierte Ansicht speichern kannst, auf die du jederzeit mit nur einem Klick zugreifen kannst.

Neue Ansicht erstellen

Und so geht's: 

1. Klicke im Rahmen der jeweiligen Übersichtsseite auf "+ Neue Ansicht erstellen" (oben rechts).
2. Benenne die entsprechende Ansicht in der Titelzeile (oben). 
3. Konfiguriere deine Ansicht nach Belieben. Hierfür kannst du mit Klick auf die Suchleiste bestimmte Entitäten suchen, Filter anwenden und/oder mithilfe der Option "Tabelle anpassen" nur für dich relevante Informationen in der Tabelle anzeigen lassen. 
   
   
    
4. Im Anschluss klickst du auf "Ansicht speichern".
5. Du kannst die gespeicherte Ansicht nun jederzeit mit einem Klick auf das "Drei-Striche Symbol" unter "Meine Ansichten" aufrufen oder mit Betätigen des "Papierkorb" Buttons löschen. Alternativ hast du unterhalb der Option "Von epilot" zudem die Möglichkeit, die Standard-Ansicht auszuwählen.
   
   
    
6. Es können beliebig viele Ansichten konfiguriert werden. 

Ansicht aktualisieren

Wenn du eine von dir konfigurierte Ansicht aufrufst und Änderungen daran vornimmst, hast du die Möglichkeit, diese entweder als neue Ansicht zu speichern oder die bestehende zu aktualisieren. Aktualisierst du die Ansicht, werden deine Anpassungen übernommen. Falls du die Ansicht mit deiner Organisation geteilt hast (wie das funktioniert, wird im nächsten Abschnitt erklärt), werden die Änderungen auch dort wirksam.

Ansichten verwalten

Im zentralen Bereich "Ansichten verwalten" kannst du deine Tabellenansichten effizient organisieren. Durch einen Klick auf "Ansichten verwalten" öffnet sich der Bereich, der in die drei Kategorien unterteilt ist:

• Meine Ansichten: Ansichten, die du erstellt hast.
• Geteilte Ansichten: Ansichten, die mit dir geteilt wurden.
• Von epilot: Standardansichten, die von epilot bereitgestellt werden.

Die Struktur entspricht der Darstellung im Ansichten-Auswahlmenü. Hier kannst du Ansichten umbenennen, teilen, suchen und organisieren.

So funktionieren die einzelnen Funktionen im Detail:
 

Ansichten umbenennen

Wenn du eine Ansicht umbenennen möchtest, klicke auf die drei Punkte (...) neben der entsprechenden Ansicht und wähle die Option "Umbenennen" aus. Anschließend kannst du einen neuen Namen eingeben und die Änderung speichern.

Ansichten teilen 

Du kannst deine Ansichten auch mit anderen teilen, beispielsweise mit einzelnen Nutzern, Nutzergruppen oder der gesamten Organisation.

Um eine Ansicht zu teilen, öffnest du ebenfalls das Menü über die drei Punkte (...) und wählst "Teilen". Danach hast du die Möglichkeit, auszuwählen, mit wem die Ansicht geteilt werden soll. Geteilte Ansichten erscheinen automatisch im Bereich "Geteilte Ansichten" der ausgewählten Nutzer oder Gruppen. Zudem kannst du jederzeit sehen, mit wem eine Ansicht geteilt wurde.

Ansichten als Tabs anpinnen

Eine weitere hilfreiche Funktion ist das Anpinnen von Ansichten als Tabs, um schneller darauf zugreifen zu können. Du kannst bis zu fünf Ansichten anpinnen, entweder direkt im Bereich "Ansichten verwalten" oder über das Ansichten-Menü. 

Dafür wählst du die gewünschte Ansicht aus und klickst rechts daneben auf das Pin-Icon:

Flexible Anpassung deiner Tabs

• Reihenfolge ändern: Du kannst die Tabs per Drag & Drop in die gewünschte Reihenfolge bringen, um sie an deinen Workflow anzupassen.
• Neue Ansichten automatisch pinnen: Speichere eine neue Ansicht, und sie wird automatisch als Tab angepinnt – sofern noch Platz für weitere Tabs verfügbar ist.
• Anpassung deiner Favoriten: Entferne Tabs oder füge neue hinzu, um deine Favoriten individuell zu organisieren.

Mit der Tab-Funktion hast du schnellen Zugriff auf deine wichtigsten Ansichten und kannst effizienter arbeiten.

Häufig genutzt Ansichten 

"Nächster offener Prozessschritt" in Tabellenansicht anzeigen 

Sofern du dir den nächsten offenen Prozessschritt eines Prozesses, der einer Entität zugewiesen ist, auf der Übersichtsseite anzeigen lassen möchtest, musst du unter "Tabellenlayout anpassen" lediglich auf "Nächster offener Prozessschritt" klicken. Diese Option kannst du im Tabellenlayout-Menü via Drag&Drop jederzeit an eine beliebige Postion innerhalb der Tabelle schieben. 



Im Anschluss erhältst du auf der jeweiligen Übersichtsseite Einsicht in die einzelnen, offenen Prozessschritte. Falls die jeweiligen Prozesse bereits abgeschlossen/abgebrochen wurden oder das Fälligkeitsdatum eines offenen Prozessschrittes abgelaufen ist, wird dies ebenfalls in den entsprechenden Zeilen angezeigt.  

Außerdem öffnet sich ein Schritt direkt in der damit verknüpften Entität-Detailseite, sobald du auf den entsprechenden Schritt in der Tabelle klickst.    

Die neue Funktion beinhaltet zudem die Möglichkeit, im Rahmen der Suchleiste nach bestimmten Prozessen zu filtern. Klicke hierfür in der Suchleiste auf "Prozesse". 



Nun kannst du die Option "Alle Prozesse" anwählen und aus den verschiedenen Prozess-Komponenten den gewünschten Filter bestimmen. Alternativ hast du auch die Möglichkeit, einen einzelnen Prozess anzuklicken und eine Komponente als Filter zu wählen, die mit dem entsprechenden Prozess verknüpft ist.