In diesem Artikel kannst du nachlesen, wie du deine Prozesse & E-Mail-Vorlagen für eine reibungslose Zusammenarbeit mit deiner Partner-Organisation in epilot aufsetzt. 

Welche Schritte müssen bisher erledigt worden sein?

• Du hast deinen Partner erstellt und zur Zusammenarbeit eingeladen 
• Dein Partner hat die Einladung angenommen und sich erfolgreich registriert

Integriere einen neuen Partner in deine Prozesse

Im Folgenden findest du eine Schritt für Schritt-Anleitung wie du neue Partner in deine Prozesse integrierst: 

1. Ausgewählten Prozess duplizieren und Duplikat benennen oder neuen Prozess erstellen (optional)

Duplizieren

Wähle im Navigationsmenü den “Prozess Builder“ aus. Im Anschluss erscheint eine Übersicht aller bereits erstellten Prozesse. Klicke nun auf das “Drei-Punkte“-Menü und wähle “Duplizieren“ an.

Neuen Prozess erstellen

Klicke in der Prozess-Übersicht auf “Prozess hinzufügen“, um einen neuen Prozess zu erstellen. Weitere Informationen zur Konfiguration von Prozessen findest du in diesem Artikel: Individuelle Prozesse flexibel erstellen und verwalten  

Durch Duplizieren oder Erstellen eines Prozesses kannst du diesen reibungslos modellieren und zusammen mit deiner Partner-Organisation testen, um einen reibungslosen, operativen Prozess zu gewährleisten.

2. Arbeitsschritte für Partner definieren und potenzieller Partner-Organisation zuweisen

Mit der Planung und Vorbereitung dieser Schritte stellst du sicher, dass deine Partner-Organisation nach Bestätigen einer Partnerschaft über epilot mit einem Blick einsehen kann, was sie bis wann erledigen muss.

Hierfür kannst du im Prozess Builder individuelle Schritte konfigurieren, Details wie etwa Fristen oder Anforderungen festlegen und sie der jeweiligen Partner-Organisation zuweisen.

Wir empfehlen folgende Schritte (im Folgenden am Beispiel einer Anlagen-Installation):

1. Vereinbare Installationstermin mit Kunde und halte diesen als Frist im nächsten Schritt fest.
2. Die Installation wird durchgeführt. 
3. Lade Rechnung und Anlagen unter Reiter “Dokumente” hoch (Hierfür müssen dem jeweiligen Partner in der Rollen-Konfiguration die entsprechenden Rechte zugewiesen werden). 

3. Prozess-Schritte für Partnerbeauftragung definieren und 
     internen Mitarbeitern zuweisen

In diesem Schritt legst du fest, welche Mitarbeiter als Kontaktperson die Aufgaben an den Partner übergeben. Die entsprechende Kontaktperson kann jederzeit den Arbeitsprozess der Partner-Organisation beobachten. Bei abgeschlossener Arbeit der Partner-Organisation wird die Kontaktperson informiert und hat die Möglichkeit, alle weiteren Schritte selbstständig fortzusetzen.

Im Prozess Builder kannst du mit Klick auf bestimmen, welche Kontaktpersonen und Partner-Organisationen für die jeweiligen Schritte zuständig sein sollen.

Bereite eine effiziente Übergabe an deine Partner-Organisation vor

E-Mail-Vorlage zur Partnerbeauftragung konfigurieren

Wir empfehlen, dass du E-Mail-Vorlagen nutzt, um deinem Partner mitzuteilen, wie er direkt mit dem Kunden einen Termin vereinbaren kann und dieser den entsprechenden Termin als Frist im jeweiligen Prozess-Schritt festhält.

Teste & integriere den Partner-Prozess in dein operatives System

Teste den Prozess

Durch das Testen von Prozessen kannst du noch mehr Effizienz gewinnen. Wir empfehlen, dass ein neuer Prozess zunächst eine Testphase durchläuft, bevor du diesen aktiv einsetzt. Du kannst deinen Prozess testen, indem du beispielsweise eine neue Opportunity erstellst und den Prozess in dieser manuell auslöst.

Integriere den Partner-Prozess

Ersetze deinen bisherigen Prozess mit dem neuen Prozess. Und zwar überall, wo er bisher (automatisch) ausgelöst wird.