Herzlich willkommen zu deinem Leitfaden für Workflows in epilot! 

Hier zeigen wir dir Schritt für Schritt, wie du Workflows anlegst, anpasst und optimal nutzt – damit deine Prozesse noch effizienter und digitaler ablaufen.

Bevor du startest, beachte bitte, dass Workflows noch in der BETA sind.
 

Was sind Workflows?

Workflows sind automatisierte oder strukturierte Prozessabläufe. Im Workflow Builder legst du fest, wie einzelne Arbeitsschritte zeitlich und inhaltlich aufeinander folgen und ob sie an bestimmte Bedingungen geknüpft sind. So helfen dir Workflows dabei, deine Geschäftsprozesse effizient, transparent und flexibel zu gestalten.

Einfach gesagt: Ein Workflow sorgt dafür, dass jeder Schritt im Prozess zur richtigen Zeit von der richtigen Person erledigt wird.

Wie aktiviere ich Workflows?

Du kannst Workflows unter Einstellungen → Funktionen für deine Organisation aktivieren.
 

Bestehende Prozesse in Workflows umwandeln

Viele Anwender nutzen aktuell noch den Prozess Builder. Das ist aber kein Problem, du musst nicht von Null anfangen, um Workflows zu verwenden. Du kannst deine bestehenden Prozesse problemlos in Workflows umwandeln und direkt bearbeiten.
 

So funktioniert’s:

1. Öffne im Prozess Builder den Prozess, den du in einen Workflow konvertieren möchtest.
2. Ganz oben siehst du einen Hinweis-Banner „Neue Workflows verfügbar“. Klicke auf „Jetzt ausprobieren“.
3. Dein Prozess wird automatisch in einen Workflow überführt und im Workflow Builder geöffnet.
4. Du kannst den Workflow nun anpassen:
   1. Ändere den Auslöser, z. B. von manuell auf automatisch oder umgekehrt.
   2. Füge neue Aufgaben oder Verzweigungen hinzu.
   3. Passe Phasen an oder erstelle neue.

Hier nun ein Beispiel. So sieht der Wallbox-Prozess aus dem entsprechenden Blueprint aktuell aus:
 

Klicken wir nun auf „Jetzt ausprobieren“, wird der Prozess in einen Workflow umgewandelt:
 

🚨 Achtung: Direkt beim Einrichten des Auslösers solltest du das passende Entitätsschema auswählen. Das ist entscheidend, damit dein Workflow später korrekt startet und du Bedingungen sauber festlegen kannst.

Die Workflows-Übersicht

In der Workflows-Übersicht findest du:

• Alle deine Workflows in Listenform, inklusive Status (aktiv, inaktiv) und letzte Änderungen.
• Die Möglichkeit, neue Workflows zu erstellen.
• Bestehende Workflows zu bearbeiten oder zu löschen.

💡 Hinweis: Wir arbeiten aktuell schon an einer Filterfunktion für die Übersicht.
 

Einen Workflow erstellen

• Öffne die Workflows-Übersicht.
• Klicke auf „Workflow hinzufügen“.
• Du gelangst zum nächsten Schritt: Workflow-Auslöser konfigurieren.
   

Workflow Auslöser konfigurieren

Der Auslöser bestimmt, wann der Workflow gestartet wird.

• Klicke auf „Auslöser hinzufügen“.
• Wähle einen Auslösertyp:
  • Manueller Auslöser: Ein Nutzer startet den Workflow aktiv, z. B. auf einer Opportunity.
  • Automatischer Auslöser: Workflow startet bei Datenänderungen, z. B. wenn eine Entität neu angelegt oder ein Attribut aktualisiert wird.
  • Journey: Der Workflow wird durch eine Journey Submission gestartet - Diese Funktion steht jedoch noch nicht zur Verfügung!
     

💡 Hinweis — Automatischer Auslöser: In der Regel möchte man nur dann einen Workflow starten, wenn ein bestimmtes Attribut geändert wird. Dieses Attribut kannst du über das Stift-Symbol spezifizieren. So wird dieser Workflow hier nur dann gestartet, wenn sich der Status einer Opportunity ändert.
 

Workflow-Einstellungen definieren

Die Workflow-Einstellungen sind der zentrale Ort, an dem du festlegst, wie dein Workflow organisiert und gesteuert wird. Hier kannst du wichtige Parameter definieren, die den Ablauf und die Verantwortlichkeiten beeinflussen.
 

Zuständige Personen (oder Gruppen)

• Zuständigkeit festlegen: Du kannst eine einzelne Person oder eine Gruppe von Personen als Verantwortliche für den gesamten Workflow eintragen.
• Benachrichtigungen: Die Zuständigen werden entsprechend ihrer Benachrichtigungseinstellungen informiert.
  • Praxisbeispiel: Bei einem PV-Projekt könnte der Projektmanager als Verantwortlicher hinterlegt werden, der dann bestimmte Benachrichtigungen erhält.
     

Fälligkeitsdatum hinzufügen

• Frist hinzufügen: Du kannst ein Fälligkeitsdatum für den gesamten Workflow festlegen.
   

Linearer Ablauf

• Bei einem linearen Ablauf müssen die Aufgaben nacheinander erledigt werden. Die erforderlichen Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben werden automatisch konfiguriert.
   

Beschreibung

• Hinterlege eine Beschreibung für deinen Prozess. Was ist der genaue Use-Case? Was gibt es zu beachten?
   

Labels

• Workflow-Kategorisierung: Du kannst deinem Workflow ein oder mehrere Labels zuweisen, um ihn thematisch oder organisatorisch einzuordnen.
• Filterung und Übersicht: Labels erleichtern später die Suche und das Filtern in der Workflow-Übersicht, besonders wenn viele Workflows existieren. Diese Funktion ist aktuell noch in der Entwicklung.
   

Abbruchgründe

• Warum ein Workflow abgebrochen wird: Du kannst Abbruchgründe definieren oder auswählen, die später beschreiben sollen, warum ein Workflow vorzeitig beendet wurde.

Beispiel: Ein Abbruchgrund könnte „Kunde hat Angebot abgelehnt“ oder „Fehlende Unterlagen“ sein.

Manuelle Aufgaben erstellen

Manuelle Aufgaben sind Arbeitsschritte, die von einer Person ausgeführt werden müssen. Diese Aufgaben sind ideal für Tätigkeiten, die menschliches Eingreifen erfordern, z.B. Telefonate, Prüfungen oder Freigaben.

Zum Hinzufügen einer manuellen Aufgabe, klicke auf das Plus-Icon (+) und wähle: Manuelle Aufgabe.

Die manuelle Aufgabe ist wie folgt aufgebaut:
 

Aufbau einer manuellen Aufgabe

Aufgabenname
Der Name der Aufgabe, wie er in der Seitenleiste bei der Ausführung angezeigt wird. Er sollte kurz und aussagekräftig sein, z. B. „Angebot prüfen“ oder „Kundendaten vervollständigen“.

Aufgabenbeschreibung für unterschiedliche Nutzergruppen
Du kannst verschiedene Beschreibungen hinterlegen, die je nach Nutzerrolle angezeigt werden:

• Für Kollegen: z. B. „Weise Vorgang dem zuständigen Sachbearbeiter zu.“
• Für Endkunden: z. B. „Prüfung der Anfrage – Aktuell prüfen wir Ihre eingereichten Daten. Sollten Unklarheiten vorliegen, werden wir uns bei Ihnen melden.“
• Für Installateure: z. B. „Prüfung der Anfrage" ohne einen weiteren Beschreibungstext.
• Wenn eine Aufgabe ausschließlich für Endkunden oder Installateure gedacht ist, kannst du die interne Beschreibung auch weglassen.

Große Aufgabenbeschreibungen lassen sich in kleinere, überschaubare Schritte unterteilen. Dafür stehen dir folgende Optionen zur Verfügung:

• Unnummerierte Listen
• Nummerierte Listen
• Checkboxen
  Checkboxen zeigen den aktuellen Bearbeitungsstatus an und helfen dabei, den Fortschritt zu verfolgen. Langfristig ist geplant, dass Checkboxen auch verpflichtende und optionale Unteraufgaben unterscheiden können; aktuell dienen sie vor allem der besseren Strukturierung.

Bei Bedarf kannst du auch zum Beispiel Teile der Beschreibung fett oder kursiv formatieren, um sie hervorzuheben.
 

Zuständige Person
Hier legst du fest, wer für die Aufgabe verantwortlich ist. Es können einzelne Personen oder ganze Gruppen zugewiesen werden. Zuständige Personen erhalten Benachrichtigungen basierend auf ihren Einstellungen.

Fälligkeitsdatum hinzufügen
Du kannst ein Datum festlegen, bis wann die Aufgabe erledigt sein soll. Das hilft dir, Deadlines einzuhalten und den Prozess im Zeitplan zu halten.

Voraussetzungen
Voraussetzungen erlauben dir, Abhängigkeiten zwischen Aufgaben zu definieren. Das bedeutet, eine Aufgabe darf erst bearbeitet werden, wenn vorher festgelegte andere Aufgaben abgeschlossen sind. So stellst du sicher, dass wichtige Arbeitsschritte in der richtigen Reihenfolge erledigt werden.

Zwecke
Zwecke ermöglichen dir, Aufgaben nach bestimmten Kriterien zu filtern. Wenn ein Workflow auf einer Entität gestartet wird, werden nur Phasen und Aufgaben angezeigt, die entweder keinen Zweck haben oder deren Zweck zur Entität passt. Das macht die Übersicht übersichtlicher und fokussierter.
Beim Start eines Workflows wirst du gefragt, ob du diese Vorfilterung nutzen möchtest. 

Journey
Unter Journey kannst du deine Aufgabe mit einer bestehenden Journey verbinden. Das ermöglicht dir zum Beispiel:

• Interne Aktualisierung von Daten mit Hilfe der Journey. Hierdurch müssen deine Kollegen nicht mehr manuell einzelne Attribute suchen, sondern relevante Daten werden über eine Journey abgefragt.
• Zuweisung der Aufgabe an einen Endkunden oder Installateur, die dann mit Hilfe der Journey ebenfalls weitere Informationen zur Verfügung stellen können. Die Journey wird dann entsprechend im Endkunden / Installateurportal angezeigt. Lege am besten für diesen Fall auch gleich passende Aufgabenbeschreibungen fest.

Dabei werden dir hier nur aktuell aktive Journeys angezeigt. Außerdem kannst du festlegen, ob die Aufgabe automatisch als erledigt markiert wird, sobald die Journey abgeschlossen ist – oder nicht, falls es noch weitere Dinge zu tun gibt.

Automatisierte Aufgaben erstellen

Automatisierte Aufgaben sind Arbeitsschritte, die das System selbstständig ausführt – ganz ohne manuelles Eingreifen. Typische Beispiele sind das Versenden von E-Mails oder das Erstellen von Dokumenten.

Zum Hinzufügen einer automatisierten Aufgabe, klicke auf das Plus-Icon (+) und wähle: Automatisierte Aufgabe.

Automatisierte Aufgaben ähneln manuellen Aufgaben in vielen Punkten:

• Zuweisung: Auch automatisierte Aufgaben können bestimmten Personen oder Gruppen zugewiesen werden. Diese erhalten Benachrichtigungen entsprechend ihrer Einstellungen.
• Aufgabenbeschreibung: Du kannst eine Beschreibung hinzufügen, die erklärt, was die automatisierte Aufgabe bewirkt und wie sie in den Prozess passt.
• Fälligkeitsdatum: Wie bei manuellen Aufgaben kannst du Fristen festlegen, um sicherzustellen, dass Prozesse termingerecht ablaufen.
• Zwecke: Du kannst der Aufgabe Zwecke zuweisen, um sie bei Bedarf gezielt zu filtern und anzuzeigen.
   

Besonderheiten automatisierter Aufgaben:

• Voraussetzungen: Auch bei automatisierten Aufgaben lassen sich Abhängigkeiten definieren, sodass sie erst ausgeführt werden, wenn vorhergehende Schritte abgeschlossen sind. Jedoch kannst du nur Voraussetzungen auswählen, wenn es sich um eine automatisierte Aufgabe handelt, die manuell ausgelöst werden muss. Vollautomatisierte Aufgaben werden dann ausgeführt, wenn alle vorangegangenen Aufgaben abgeschlossen sind. 
• Art der Ausführung:
  • Automatische Ausführung: Die Aufgabe wird automatisch gestartet, sobald der Workflow den entsprechenden Schritt erreicht. Dabei kannst du einstellen, ob die Ausführung sofort oder zeitverzögert erfolgt. Hierbei handelt es sich um den Standardfall. 
  • Manuelle Ausführung: Wenn du mehr Kontrolle möchtest, kannst du die automatische Ausführung deaktivieren und die Aufgabe so einstellen, dass sie manuell durch einen Sachbearbeiter gestartet wird. Klicke hierzu auf den Toggle “Starte Aufgabe automatisch”, um den manuellen Start auszuwählen. Der Toggle ist dann ausgegraut. Wenn er blau ist, was aktiv bedeutet, wird die Aufgabe automatisch gestartet.
     

Bedingte Verzweigungen & Schleifen erstellen

Bedingte Verzweigungen sind ein wichtiger Baustein, um deinen Workflow flexibel und situationsabhängig zu gestalten. Sie ermöglichen es, dass der Prozess je nach Bedingungen in unterschiedliche Richtungen weiterläuft.

Zum Hinzufügen einer bedingten Verzweigung, klicke auf das Plus-Icon (+) und wähle: Bedingte Verzweigung.

Wie funktionieren bedingte Verzweigungen?

Es gibt zwei Optionen für die Art der Auswertung. Die Automatische Auswertung und die Manuelle Auswertung. 
 

Wichtige Einstellungen bei bedingten Verzweigungen:

• Verzweigung festlegen:
  Hinterlege eine klare Erklärung, um allen Beteiligten den Sinn und die Funktion der Verzweigung zu verdeutlichen, z.B. “Überprüfung auf Zweck”.
• Zuständige Person (oder Gruppe):
  Wie bei Aufgaben kannst du auch bei Verzweigungen Verantwortliche bestimmen, die z. B. die manuelle Entscheidung treffen oder benachrichtigt werden.
• Fälligkeitsdatum:
  Du kannst eine Frist setzen, bis wann die Verzweigung geprüft bzw. die Entscheidung getroffen sein muss.
• Zwecke:
  Verzweigungen können mit Zwecken versehen werden, damit sie bei bestimmten Entitäten angezeigt oder ausgeblendet werden.
• Automatische Auswertung:
  Der Workflow prüft automatisch, ob bestimmte Bedingungen erfüllt sind. Das basiert meist auf Attributen einer Entität, z. B. ob ein Statusfeld den Wert „genehmigt“ hat. Je nachdem wird dann der passende Pfad gewählt.
• Manuelle Auswertung:
  Alternativ kann die Entscheidung über den weiteren Ablauf vom zuständigen Sachbearbeiter getroffen werden. Dieser erhält während der Ausführung eine Auswahl von Optionen als Buttons und wählt den passenden Pfad aus.

• Prüfzeitpunkt bestimmen:
  Du kannst festlegen, wann die Bedingungen geprüft werden sollen – sofort, wenn der Workflow die Verzweigung erreicht, oder zeitverzögert.

Schleifen hinzufügen

Schleifen ermöglichen es dir, Aufgaben so lange zu wiederholen, bis eine bestimmte Bedingung eingetreten ist. Um eine Schleife zu konfigurieren, fahre wie folgt vor:

1. Klicke auf den Button “Wähle Aufgaben für die Schleife aus” und wähle die Aufgabe aus, ab der die Schleife starten soll. Hier zum Beispiel ab “Erinnerung an Kunden senden”. 
2. Klicke als nächstes auf die Aufgabe, zu der die Schleife führen soll. Das ist in diesem Beispiel die Bedingung selbst.
3. Danach kannst du in der Seitenleiste einstellen, wie oft die Schleife maximal durchlaufen werden soll und was passiert, wenn die maximale Anzahl erreicht wurde, z.B. ein Prozessabbruch.

Nachdem die Verzweigung / die Schleife erstellt wurde, kannst du über die Plus-Symbole Aufgaben und Phasen hinzufügen oder aber über den “Verbindungen bearbeiten” - Modus eine Verbindung zu einer bereits existierenden Aufgabe / Phase herstellen.

Phasen erstellen

Phasen helfen dir dabei, komplexe Workflows übersichtlich und strukturiert zu gestalten. Sie ermöglichen es, Aufgaben und Verzweigungen in logische Abschnitte zu gruppieren, die zusammengehören.

Zum Hinzufügen einer bedingten Verzweigung, klicke auf das Plus-Icon (+) und wähle: Phase.

Warum Phasen nutzen?

• Übersichtlichkeit: Große Workflows werden in handhabbare Abschnitte unterteilt.
• Verantwortlichkeiten bündeln: Du kannst einzelnen Phasen spezifische Personen oder Gruppen zuweisen, die für alle enthaltenen Aufgaben verantwortlich sind.
• Prozessschritte klar strukturieren: Besonders hilfreich, wenn mehrere Aufgaben zeitlich oder inhaltlich zusammengehören, wie zum Beispiel Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung eines Termins.

Wichtige Funktionen einer Phase:

• Phasenname: Der Name der Phase, der bei der Ausführung angezeigt wird.
• Zuständige Person: Lege fest, wer für die Phase verantwortlich ist. Das kann eine Person oder eine Gruppe sein.
• Fälligkeitsdatum: Definiere eine Frist, bis wann die gesamte Phase abgeschlossen sein soll.
• Zwecke: Wie bei Aufgaben kannst du Zwecke vergeben, um Phasen nur bei bestimmten Entitäten oder Szenarien anzuzeigen.

Innerhalb einer Phase kannst du:

• Manuelle Aufgaben hinzufügen
• Automatisierte Aufgaben erstellen
• Bedingte Verzweigungen einfügen

So kannst du alle nötigen Schritte zusammenfassen und den Workflow sinnvoll gliedern.

Verbindungen bearbeiten

Im Workflow-Builder kannst du Verbindungen zwischen Aufgaben, Phasen und Verzweigungen erstellen oder bearbeiten. Diese Verbindungen bestimmen, wie dein Workflow von einem Schritt zum nächsten fließt.

Warum Verbindungen bearbeiten?

• Workflow-Steuerung: Verbindungen legen fest, welcher Schritt nach einer Aufgabe, Phase oder Verzweigung folgt.
• Flexibilität: Du kannst Verzweigungen nutzen, um verschiedene Pfade zu definieren, und diese anschließend gezielt wieder zusammenführen.
• Klarheit: Durch das Anlegen von Verbindungen wird der Ablauf deines Workflows für alle Beteiligten transparent und nachvollziehbar.
   

So bearbeitest du Verbindungen:

• Verbindung erstellen:
  • Klicke auf „Verbindungen bearbeiten“.
  • Option A:
    • Klicke auf den Startpunkt (die Aufgabe, Phase oder Verzweigung, ab der die Verbindung starten soll).
    • Wähle das Ziel aus (die Aufgabe, Phase oder Verzweigung, zu der die Verbindung führen soll).
  • Option B:
    • Hovere über den Startpunkt und ziehe eine Verbindungslinie vom Start zum Ziel.
• Verbindung entfernen:
  • Im Verbindungsmodus kannst du bestehende Verbindungen markieren und löschen.
     

Hier zum Beispiel wird “Kunde kontaktieren” mit der Phase "Angebotserstellung" verbunden. Dies sieht dann wie folgt aus:
 

Über Abbrechen schließt du den Bearbeitungsmodus wieder.

💡 Wichtige Hinweise:

• Verbindbare Stellen: Karten, an denen du Verbindungen setzen kannst, sind im Workflow-Builder weiß hervorgehoben.
• Pfad-Zusammenführung: Wenn mehrere Verbindungen von verschiedenen Aufgaben zu einer Aufgabe oder Phase führen, wird der Workflow an diesem Punkt wieder zusammengeführt.
   

💡 Hinweis zu Verzweigungen: Möchtest du eine Abzweigung, wie jetzt im obigen Screenshot z.B. “Ja” mit einer Aufgabe oder Phase verbinden, dann klicke auf die entsprechende Abzweigung (hier z.B. Ja bzw. Nein) und dann auf dein Ziel.

Ausführung

Im folgenden Beispiel siehst du einen Workflow für den Vertrieb einer Photovoltaikanlage. Dieser Workflow besteht aus mehreren Phasen. Im Screenshot sehen wir konkret die Validierungsphase und die Qualifizierungsphase. Letztere beinhaltet Aufgaben wie:

• Welcome Call: Hier musst du den Kunden anrufen, um einen Termin für eine Vor-Ort-Beratung zu vereinbaren.
• Verzweigung: Eine Entscheidung, ob der Anruf erfolgreich war.
• Vor-Ort-Termin eintragen: Das Eintragen der Termin-Daten in das System.

Jede Aufgabe hat einen Status, der anzeigt, ob sie noch offen, in Bearbeitung oder abgeschlossen ist. Wenn eine Aufgabe abgeschlossen ist, kannst du den Status ändern, falls es doch noch etwas zu tun gibt.

• Aufgabe 1: Welcome Call
  • Sobald der Anruf erfolgreich abgeschlossen ist, markiere die Aufgabe als „Abgeschlossen“.
  • Die nächste Aufgabe wird dann automatisch aktiviert.
• Aufgabe 2: Verzweigung (War der Anruf erfolgreich?)
  • Nach dem Anruf musst du angeben, ob der Anruf erfolgreich war.
  • Wenn „Ja“ ausgewählt wird, wird die Aufgabe „Vor-Ort-Termin eintragen“ aktiviert.
• Aufgabe 3: Vor-Ort-Termin eintragen
  • Gib die entsprechenden Termin-Daten in das dafür vorgesehene Feld ein.
  • Sobald diese Aufgabe abgeschlossen ist, wird automatisch eine Bestätigungsmail für den Vor-Ort-Termin verschickt.

Die Aufgabenübersicht unter “Aufgabenübersicht anzeigen” zeigt dir die gesamte Konfiguration des Workflows an. Hier kannst du alle möglichen Aufgaben eines Workflows auf einen Blick einsehen.

Außerdem hast du die Möglichkeit, während der Ausführung des Workflows Notizen zu Aufgaben hinzuzufügen. Dies ist besonders hilfreich, wenn du zusätzliche Informationen zu einer bestimmten Aufgabe festhalten möchtest. Du kannst Notizen zu jeder Aufgabe hinzufügen, um z.B. Details zu einem Gespräch, zusätzliche Anmerkungen oder weitere Schritte zu dokumentieren.