Unser Kundenportal hilft dir dabei, die Kommunikation zwischen deinem Unternehmen und Kundenkreis einfacher zu gestalten. Dabei kannst du das Portal flexibel auf deine Unternehmensstrukturen zuschneiden und das visuelle Design nach Belieben anpassen. 

Sofern du das neue Kundenportal nutzen möchtest, musst du dieses zunächst einmal in epilot epilot in den "Organisations Einstellungen" unter "Funktionen" aktivieren.

Benutzeroberfläche im Überblick 

Unter dem Reiter "Portal" kannst du mit Klick auf "Neues Portal hinzufügen" die Option "Kundenportal" auswählen und dein Kundenportal individuell gestalten sowie den Inhalt anpassen. Die Benutzeroberfläche ist hierbei ähnlich wie die des Design- und Journey-Builders aufgebaut.

Hauptnavigation

Im oberen Abschnitt links findest du die Hauptnavigation, in der du zwischen den einzelnen Fenstern des Kundenportals wechseln kannst. Das jeweils ausgewählte Fenster wird dir unterhalb des Navigationsmenüs als Vorschau angezeigt. Die Vorschau spiegelt Design und Inhalt des jeweiligen Abschnitts so wider, wie deine KundInnen diesen am Ende sehen können. Zum Bearbeiten klicke direkt auf das jeweilige Element (bspw. Bild, Text etc.) in der Vorschau.

Bild: Hauptnavigation (Pink), Vorschau (Rot)
Abhängig davon, welches Fenster du derzeit in der Vorschau geöffnet hast, kannst du nur bestimmte Elemente bearbeiten. Elemente, die im jeweiligen Fenster nicht anpassbar sind, werden dir ein wenig farbloser im Hintergrund angezeigt.  

Login & Registrierung konfigurieren

Auch die Login Seite kann weiter an individuelle Vorlieben angepasst werden. Gehe dazu in die Einstellungen des Kundenportals und klicke auf den Reiter “Login” bzw. "Registrierung" neben der Vorschau. Es öffnet sich ein Menü. Klicke auf "Login-Konfiguration" und das Seitenmenü der Login Einstellungen erscheint. Dort hast du die Möglichkeit Kopfzeile, Fußzeile und die linke Seite der Login-Seite anzupassen.

Einstellungen der Kopfzeile

• blende die Kopfzeile ein- oder aus
• lade ein Logo hoch. Wir empfehlen ein Seitenverhältnis von 2:1 

Einstellungen der linken Seite

• Auch die linke Seite der Login-/Registrierungsseite, kannst du nach Belieben gestalten, indem du Bilder hochlädst, einen Titel wählst und über die Aufzählungszeichen eigenen Text einfügst. Die Optionen werden erst sichtbar, wenn du die "Einstellungen der linken Seite" aktivierst und können direkt bearbeitet werden. 

Einstellungen der Fußzeile

• blende die Fußzeile ein- oder aus
• lade ein Logo in der Fußzeile hoch
• Ersten Abschnitt der Fußzeile anzeigen
• Zweiten Abschnitt der Fußzeile anzeigen.

Im ersten sowie im zweiten Abschnitt der Fußzeile können Links hinterlegt werden. Dies ermöglicht es dir, auf deine Webseite zu verweisen, Kontaktdaten für den Kundensupport zu hinterlegen oder anderen relevanten Inhalt wie rechtliche Richtlinien oder Ähnliches zu verlinken.

Möchtest du keine der Optionen nutzen, kannst du sie einfach deaktivieren. In diesem Fall wird das Feld zum Einloggen bzw. zum Registrieren einfach in der Mitte platziert.

Startseite

Du kannst für das Kundenportal eine Startseite konfigurieren, mit der du deinen KundInnen einen einfachen Zugang zu den wichtigsten Informationen bieten kannst. Auf dieser Startseite können verschiedene Kacheln abgebildet werden, die unterschiedliche Informationen zu Entitäten wie z. B. Verträgen, Bestellungen oder Zählern beinhalten. 
Im Menüpunkt Verträge werden dann alle Verträge deiner KundInnen angezeigt, die mit ihnen im Zusammenhang stehen. Im Menüpunkt Zähler kann z. B. die Kilowatt-Anzahl des jeweiligen Zählers angezeigt werden.

Die Konfiguration der Startseite ermöglicht es auch weitere Kacheln wie zum Beispiel Texte oder Teaser zusammen mit einem Bild hinzuzufügen. Überschriften, Texte und Bilder (falls vorhanden) kannst du für jede Kachel selbst bestimmen.
Um eine Kachel hinzuzufügen, klicke in der Kundenportal-Konfiguration auf den Reiter Startseite. Danach erscheint (rechts daneben) der Button Kachel hinzufügen. Hier können nun verschiedene Kacheln hinzugefügt und im Anschluss via Drag&Drop verschoben werden.

Wann nutzt du welche Kachel?

Aktion Kachel

Mit der Aktionskachel kannst du eine Journey samt Beschreibung zur Startseite deines Kunden hinzufügen.

Text Kachel

Durch das Hinzufügen eines Textes kannst du Optionen besser erklären, KundInnen im Portal begrüßen oder Informationen direkt an deine Kunden weitergeben.

Entität Kachel

Entitätkacheln sind vielseitig verwendbar: Du kannst zwischen Vertrag, Opportunity, Bestellungen oder Zähler wählen. Zu dem ausgewählten Thema zeigt die Kachel anschließend die entsprechenden Informationen an.

Teaser

Teaser ermöglichen es dir, deinen KundInnen kleine Werbeanzeigen für weitere Produkte zu zeigen, ihnen bildlich Informationen über Änderungen zuzuspielen, sie über euren hauseigenen Blog zu informieren etc.

Dokumente Kachel

Hier werden alle Dokumente nach Aktualität angezeigt.

Bestellungen

Unter "Bestellungen" ist es möglich einen Teaser unterhalb der gelisteten Anfragen & Bestellungen hinzufügen. Den Teaser kannst du zum Beispiel dafür nutzen, deine KundInnen auf weitere Angebote aufmerksam zu machen und diese direkt zu verlinken.

Datenschutzeinstellungen

Zudem kannst du den textlichen Inhalt der Marketing-Zustimmung unter "Datenschutzeinstellungen" individuell verfassen. 

Externer Link

Es besteht die Chance innerhalb deines Kundenportals externe Links zu hinterlegen, auf die deine KundInnen jederzeit zugreifen können. Hierfür musst du lediglich auf "Externer Link" (neben der Hauptnavigation) klicken und die Bezeichnung, sowie entsprechende URL einfügen. Diese Aktion linkt eine Journey zum Kundenportal. Mehr dazu findest du unter: Einbindung von Journeys ins Kundenportal

Einstellungsmenü

Mit einem Klick auf “Einstellungen” oben rechts öffnet sich das Einstellungsmenü in einem separaten Seitenabschnitt. Hier kannst du gestalterische sowie funktionelle Anpassungen vornehmen. 

Allgemeines 

Unter dem Menüpunkt “Allgemeines” kannst du nicht nur ein Design für dein Kundenportal auswählen oder neu erstellen, sondern auch einstellen, welche NutzerInnen bei Änderungen informiert werden sollen, welche Sprachen du anbieten möchtest und wie deine KundInnen sich für das Portal registrieren können.

Design auswählen oder erstellen

Falls du bereits ein Design hast, kannst du es hier auswählen oder einfach ein neues erstellen. Klicke dazu auf “Erstelle dein Design” und du wirst automatisch zum Design Builder weitergeleitet. Dort kannst du wie bei der Erstellung von Journeys, dein Design für alle Seiten festlegen. 

Gehe also zum Design Builder und wähle "Neues Design erstellen". Sobald du oben in den Reitern den Reiter "Kundenportal" wählst, kannst du die Login- oder Registrierungsseite frei nach deinen Vorstellungen anpassen. 

Zu benachrichtigende Standardbenutzer

Um über alle Änderungen deiner KundInnen informiert zu werden, ist es möglich dich als Standardbenutzer zu hinterlegen und die Benachrichtigungen nach deinen Wünschen unter deinem Account zu bearbeiten. 

Sprachanpassungen

Im Menüpunkt "Allgemeines" hast du ebenfalls die Möglichkeit das Kundenportal besser an deine KundInnen anzupassen und eine Sprache festzulegen. Wenn du sowohl Englisch als auch Deutsch freischaltest, kannst du dein Kundenportal in beiden Sprachen konfigurieren. Wenn du keine der beiden Sprachen auswählst, wird standardmäßig Deutsch als Sprache ausgewählt. 
Im Kundenportal selbst können dann deine Kunden selbst wählen, ob sie das Kundenportal in englischer oder deutscher Sprache sehen möchten (sofern beide Sprachen freigeschaltet sind).

Registrierungsprozess

Bevor deine KundInnen sich in das Portal einloggen können, müssen sie sich registrieren. In den Einstellungen hat du die Chance festzulegen, welche Daten die KundInnen angeben sollen, um sich registrieren zu können. Dazu kannst du mehrere Identifizierungen festlegen wie bspw. eine Kombination aus der E-Mail Adresse und dem Nachnamen des Kunden. Es ist dabei dir überlassen, wie viele Identifizierungen du vorgibst. 

Identifikation anhand eines Attributs

Bestimme ein Attribut aus der Kontakt, Vertrags, Opportunity oder Bestellungs-Entität und lege dieses als Identifikationsmerkmal fest. Dies ist standardmäßig die E-Mail-Adresse. Allerdings hast du auch die Chance, ein anderes Attribut wie zum Beispiel die Vertragskontonummer o.ä. auszuwählen.  

Selbstregistrierung

Die Selbstregistrierung ermöglicht es den KundInnen sich selbst im Portal zu registrieren, obwohl keiner der schon existierenden Kontakte in epilot diesen KundInnen zugeordnet werden kann. Es gibt dabei drei Optionen:

Erlauben ohne Kontakterstellung

Hierbei kann der Kunde sich zwar registrieren, es wird jedoch kein Kontakt im System erstellt. Es ist möglich diesen registrierten Kontakt anschließend manuell einem bereits existierendem zuzuordnen oder einen neuen zu erstellen und ihn hinzuzufügen. Bis dieser Kunde einem Kontakt zugeordnet wurde, kann er sich nicht in das Kundenportal einloggen.

Erlauben mit Kontakterstellung

Sollte epilot kein Match zu dem Kontakt finden, kann der Kunde einfach selbst einen erstellen und sich anschließend auch ohne Probleme im Kundenportal einloggen.

Ablehnen

In diesem Fall wird eine Selbstregistrierung komplett abgelehnt.

Funktionen

Unter "Funktionen" kannst du die Sichtbarkeit jener Kacheln festlegen, die du zuvor in der Hauptnavigation auf dem Menüpunkt "Startseite" erstellt hast. Für weitere Informationen, schaue gerne im Themenabschnitt "Startseite" nach.

Journey Aktionen

Journey Aktionen dienen dazu, um eine Journey für deine KundInnen oder Installateure im Portal zu hinterlegen, die auf einer bestimmten Entität gestartet werden sollen. 

Es gibt zwei Arten von Aktionen: Entitäts-Journeys und automatisch geöffnete Journeys. 

Automatisch geöffnete Journeys:  

1. Du möchtest neu registrierten NutzerInnen noch Fragen stellen, das Portal erklären oder Daten einsammeln (z.B. präferierte Kommunikationskanäle). Dies kannst du nun über eine Journey umsetzen, die du entsprechend konfigurierst und bei der Aktion “Erster Login” hinterlegst. 
2.  Du nutzt unsere Funktion zum Annehmen von Angeboten und möchtest nach Annahme oder Ablehnung direkt weitere notwendige Informationen des Kunden einsammeln (z.B. warum wurde abgelehnt). Dazu haben wir jeweils eine eigene Aktion verfügbar. 

Entitäts-Journeys:

Hierbei ist zu beachten, dass du die Entität korrekt auswählst, auf der die Journey gestartet werden soll. 

Regeln (nur für ERP Integration)

Im Reiter "Regeln" kannst du Regelungen zu den Bereichen:

• Zahlungsmethode
• Abschläge
• Fälligkeitstag

festlegen. Diese Optionen haben noch einmal gesonderte Funktionen, die wir dir im Folgenden erläutern. 

Zahlungsmethode

Bei dem Attribut Zahlungsmethode kannst du im zweiten Schritt zwischen dem Regeltyp "Überfällige Zahlungen" und "Kadenz" entscheiden. Bei der Kadenz ist es dir möglich, die Kadenzperiode, Periodentyp und Erlaubte Änderungen festzulegen, die deine KundInnen vornehmen dürfen. 

Abschläge

Den Intervall, in welchem KundInnen die Höhe ihres Abschlags anpassen können, sowie den Zahlungsintervall etc. kannst du als Nutzer mit epilot Zugriff ganz einfach über die Portal Einstellungen vorgeben. Klicke in den Portal Einstellungen auf "Einstellungen" oben rechts und gehe zum Reiter "Regel". Wähle als Attribut "Abschläge".

Regeltyp: "Relativ zum aktuellen Wert"

Wählst du diese Option, kannst du zusätzlich bestimmen wie hoch Inkrement und Dekrement prozentual sein sollen. Dabei wird sich immer am aktuellen Abschlag des jeweiligen Kunden orientiert. Eine Abschlagsänderung, die höher oder tiefer liegt, als die angegebenen Prozente, ist demnach nicht zulässig.

Beispiel: Der Kunde zahlt einen Abschlag von 90€ im Monat. Inkrement und Dekrement liegen beide bei 10%. Möchte der Kunde seinen Abschlag ändern, kann er maximal auf 99€ erhöhen oder auf 81€ verringern. Dazwischen ist alles möglich. 

Regeltyp: "Kadenz"

Mit der Kadenz bestimmst du, wie oft deine KundInnen ihren Abschlagsintervall anpassen dürfen. Dazu stehen dir Tage, Wochen und Monate zur Verfügung. 

Regeltyp: Fälligkeitstag

Der Fälligkeitstag legt fest, wie viele Tage vor dem Fälligkeitsdatum deine KundInnen das Fälligkeitsdatum ihrer Zahlung bearbeiten können. 

Domain

In diesem Schritt kannst du festlegen, über welche Domain dein Kundenportal laufen soll. Hierbei stellen wir dir gerne eine Subdomain zur Verfügung, dessen ersten Teil du in der darunter liegenden Zeile frei bestimmen kannst. Nachdem du die Subdomain bestätigt hast, kann es ein paar Stunden dauern, bis du diese erreichst.

Alternativ hast du natürlich auch die Möglichkeit, eine individuelle Subdomain für dein Kundenportal anzulegen. Hierfür benötigst du allerdings die Hilfe deiner IT-Abteilung und deinem DNS-Anbieter oder System-Administrator. Folgende Schritte sind notwendig, um die eigene Subdomain erfolgreich einzurichten:     

Klicke auf „Einstellungen“ und anschließend auf den Reiter „Domain“. Hier kannst du aussuchen, ob du eine epilot Domain oder deine eigene nutzen möchtest.

Sofern du deine eigene Domain nutzen möchtest, trage den gewünschten Namen in dem freien Feld ein. Achte hierbei darauf, die vollständige Domain anzugeben (Beispiel für eine vollständige Domain: kundenportal.energy.de). Klicke nun auf „Update“ unten rechts.

Nun sollte es auf der Seite zu einem Ladeprozess kommen, um die Domain aufzusetzen. Dieser Prozess kann ein paar Minuten in Anspruch nehmen.

Anschließend sollte im Reiter „Domain“ der aktuelle Status zu sehen sein und zwei DNS-Record  zur Verfügung stehen.

Im nächsten Schritt muss dein DNS-Anbieter oder System-Administrator die zwei angezeigten CNAME-Einträge zu den DNS-Einstellungen hinzufügen, um die Domain zu verifizieren. 

Nach Klick auf "Verifizierung" wird dies an den DNS-Server kommuniziert, der im Anschluss überprüft, ob die Einträge erfolgreich erstellt wurden. Dieser Vorgang kann bis zu 24 Stunden dauern. 

Der Status sollte sich nun auf „Verifiziert“ verändert haben und es sollten zwei weitere CNAME-Einträge im „Domain“ Reiter aufgetaucht sein. Diese müssen nun von deinem DNS-Anbieter oder System-Administrator hinzugefügt werden.

Danach kannst du über den Button „Konfiguration prüfen“ schauen, ob das Portal richtig aufgesetzt ist. Ist das der Fall, verschwindet dieser Button.

Zusammengefasst:

Vorlagen

Nachdem du dein Kundenportal eingerichtet und gespeichert hast, werden folgende E-Mail-Vorlagen automatisch in epilot angelegt.

Einladungsmail, die an deine Kunden verschickt wird, um diese zum Kundenportal einzuladen

E-Mail, die nach Registrierung an deine Kunden verschickt wird, um deren Zugang via Link zu aktivieren

E-Mail, die an deine Kunden verschickt wird, sofern das erforderliche Passwort für den Login vergessen wurde 

Diese automatisch generierten Vorlagen kannst du im Reiter "E-Mail-Vorlagen" jederzeit editieren. Alternativ kannst du noch während der Einrichtung deines Kundenportals unter "Vorlagen" bereits angelegte E-Mail-Vorlagen für die jeweiligen Mails auswählen.

Wie schon beim Design unter "Allgemeines" hast du auch hier die Möglichkeit, angewählte Vorlagen mit einem Klick auf das "Stift"-Symbol zu bearbeiten oder eine neue E-Mail-Vorlage im Vorlagen-Builder anzulegen.

Innerhalb des Vorlagen-Builders kannst du die Variablen nutzen, um die benötigten Links ("Einladungslink", "Bestätigungslink", "Passwort vergessen-Link") in die jeweilige Vorlage einzufügen. Die dafür benötigten Variablen findest du im Variablen-Menü unter "Typ - Andere". 

Wie genau der Vorlagen-Builder funktioniert, kannst du in folgendem Artikel nachlesen: Einsicht in alle E-Mail-Vorlagen und Funktionsweise des E-Mail-Vorlagen-Builders 

Einladungsmail automatisch an deine KundInnen senden 

Nachdem deine KundInnen deine Journey durchlaufen haben, wird auf Basis der jeweils angegebenen Daten entweder automatisch eine Automatisierung (mitsamt Kontakt oder Firma und ggf. Bestellung oder Opportunity) in epilot angelegt oder du hast die Möglichkeit, eine Automatisierung manuell einzurichten (die entsprechende Journey muss hierbei als Auslöser angewählt werden). 

Innerhalb dieser automatisch oder manuell erstellten Automatisierung musst du unter "Aktionen" auf die Option "E-Mail versenden" klicken und die Vorlage für die Kundenportal-Einladungsmail auswählen.

Nachdem du die Automatisierung abgespeichert hast, erhalten deine KundInnen nach Durchlaufen der im Auslöser hinterlegten Journey(s) automatisch die Einladungsmail.