Mit dem Anlagenmanagement bildest du in epilot ab, was bei deinen Kund:innen tatsächlich installiert ist: die Photovoltaikanlage auf dem Dach, die Wärmepumpe im Keller, die Wallbox in der Garage oder die Ladesäule auf dem Firmengelände. Aus dem Verkauf wird damit ein dauerhafter Datensatz, an dem Wartung, Service und Historie über Jahre hängen bleiben.

Bisher endete die Spur eines Auftrags oft mit der abgeschlossenen Opportunity. Danach lebten die Anlagendaten in Excel-Listen, im ERP oder im Kopf der Kolleg:innen. Mit den Entitäten Standort und Anlage führst du beides an einer Stelle zusammen: Wer wohnt hier, was steht hier, wann war die letzte Wartung und was ist seitdem passiert.

Das bietet dir Anlagenmanagement

• Ein Datensatz über den gesamten Lebenszyklus: Die Anlage entsteht aus dem Verkauf und trägt anschließend Wartung, Service und Störungen.
• Alles zu einem Standort auf einen Blick: Anlagen, Tickets, Verträge, Zähler, Kontakte und Aufträge in einer Ansicht, ohne zwischen Entitäten zu springen.
• Kartenansicht mit echten Positionen: Jede Anlage kann eigene Koordinaten tragen, auch wenn mehrere Anlagen an derselben Adresse stehen.
• Wartungshistorie ohne Zusatzpflege: Tickets hängen an der Anlage und ergeben mit der Zeit die Servicehistorie.

Was Anlagenmanagement umfasst

Anlagenmanagement ist kein einzelnes Modul, das du an einer Stelle einschaltest, sondern das Zusammenspiel aus vier Bausteinen.

Die Opportunity bildet die Projektphase ab, die Anlage die Wartungsphase. Sobald die Anlage installiert ist, verlieren viele Felder aus dem Verkauf ihre Bedeutung, und es zählt, was für den Betrieb wichtig ist. Für manche Organisationen kann es auch sinnvoll sein, eine Anlage direkt nach der Übermittlung einer Journey zu erstellen und die Opportunity-Phase zu überspringen. Auch das kann durch eine entsprechende Automatisierung erreicht werden.

Standort und Anlage

Der Standort

Der Standort ist der Ort, an dem alles zusammenläuft. Er entsteht automatisch: epilot wertet die Adressen an deinen übrigen Entitäten aus und fasst übereinstimmende Adressen zu einem Standort zusammen. Technisch geschieht das über einen Vergleichswert, der aus der Adresse gebildet wird. Du legst Standorte also nicht selbst an und kannst sie in der aktuellen Version auch nicht manuell bearbeiten.

Der Standort selbst ist bewusst schlank. Er trägt im Wesentlichen:

• die Adresse mit Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort und Land,
• Adresszusatz, Flurstück und Flurstücksgröße für Fälle ohne klassische Hausnummer,
• Koordinaten,
• die Verknüpfungen zu allem, was an dieser Adresse hängt.

Zwei Konsequenzen daraus sind im Alltag wichtig:

• Je eindeutiger Adresse entsteht genau ein Standort. Weil der Vergleichswert aus der Adresse gebildet wird, ergeben „Hauptstr. 5“ und „Hauptstraße 5“ zwei getrennte Standorte. Saubere Adressdaten sind die Voraussetzung für eine saubere Standortliste.
• Die Adresse eines Standorts ist fest. Ein Gebäude zieht nicht um. Wenn eine Anlage an einen anderen Ort wechselt, änderst du den Standort der Anlage, nicht die Adresse des Standorts.

Die Anlage

Die Anlage ist der Datensatz zur installierten Technik. Diese Felder stehen dir standardmäßig zur Verfügung:

Weil der Kunde als Verknüpfung geführt wird und nicht als Bestandteil der Anlage, überlebt der Anlagendatensatz einen Betreiberwechsel: Die Anlage bleibt bestehen, die Verknüpfung ändert sich, und die Historie geht nicht verloren.

Anlagen anlegen

Automatisch aus einer Opportunity

Der empfohlene Weg ist die Automatisierung. Sobald eine Opportunity den Status Abgeschlossen erreicht, erzeugt eine Entitäts-zu-Entitäts-Automatisierung daraus eine Anlage und überträgt die Angaben aus dem Verkauf in den Anlagendatensatz.

So richtest du das ein:

1. Lege eine neue Automatisierung an und wähle als Auslöser z.B. die Statusänderung der Opportunity auf Abgeschlossen.
2. Wähle als Aktion das Erstellen einer Entität vom Typ Anlage.
3. Ordne die Felder zu. Übertrage mindestens Kunde, Installationsadresse und Anlagentyp, dazu die technischen Angaben, die im Verkauf schon erfasst wurden.
4. Speichere die Automatisierung und teste sie mit einer Beispiel-Opportunity.

Im Anschluss an die Erstellung kannst du eine E-Mail mit dem Link zur Service-Journey verschicken, über die deine Kund:innen später Serviceanfragen stellen.

Manuell anlegen und migrieren

Einzelne Anlagen kannst du auch direkt anlegen. Für Bestandsdaten aus Alt-Systemen gilt: Der Aufwand liegt fast immer in den Quelldaten, nicht in epilot. Prüfe vor einer Migration die Schreibweise der Adressen, denn davon hängt ab, ob deine Anlagen später am richtigen Standort zusammenfinden.

Die Standort-Übersicht

Die Standortansicht bündelt alles, was mit einer Adresse verknüpft ist: Anlagen, Tickets, Verträge, Zähler, Kontakte und Aufträge. Der typische Anwendungsfall: Ein:e Techniker:in öffnet vor der Abfahrt den Standort und sieht jedes offene Ticket dort, auch wenn es zu verschiedenen Anlagen gehört.

Karte und Positionen

Die Karte zeigt die Anlagen des Standorts als Pins. Du kannst:

• zwischen Standard- und Satellitenansicht wechseln,
• die Anlagen nach Anlagentyp filtern, etwa nur die Ladesäulen anzeigen,
• eine Anlage per Drag-and-drop an ihre tatsächliche Position ziehen.

Das hilft besonders dann, wenn mehrere Anlagen zur selben Adresse gehören, aber an unterschiedlichen Stellen stehen, zum Beispiel mehrere Ladepunkte auf einem Firmengelände. Jede Anlage trägt eigene Koordinaten, unabhängig von der Adresse des Standorts. Die Koordinaten werden angezeigt und lassen sich kopieren, sodass du sie direkt in ein Navigationsgerät übernehmen kannst. Bei ähnlich klingenden Adressen ist das oft der zuverlässigere Weg.

Offene und überfällige Tickets

Überfällige Tickets rücken anhand ihres Datums automatisch nach oben, sodass du sie nicht suchen musst. Die Tickets erscheinen über ihre Verknüpfung zur Anlage. Kommt eine Meldung über eine Journey herein, kann die Zuordnung zur Adresse automatisch erfolgen.

Suche innerhalb des Standorts

Die Suche innerhalb eines Standorts durchsucht auch die Tickets. So findest du an einem großen Standort schnell den Vorgang, um den es gerade geht.

Die Anlagenübersicht

Die Anlagenansicht ist das Gegenstück zur Standortansicht, nur aus Sicht einer einzelnen Anlage. In der Seitenleiste siehst du die verknüpften Tickets, Zähler und Standorte, ohne zwischen Datensätzen wechseln zu müssen.

Verknüpfte Anlagen

Mehrere Geräte, die technisch als eine Einheit arbeiten, verknüpfst du über das Feld verknüpfte Anlagen miteinander. Typische Fälle sind eine Wärmepumpenkaskade oder eine Photovoltaikanlage aus Modulen und Wechselrichter. Verknüpfte Anlagen erscheinen am Standort gemeinsam. Das ist vor allem für Tickets wichtig: Aus der Meldung wird ersichtlich, welche Einheit tatsächlich betroffen ist, und Partnerbetriebe erhalten die richtige Angabe für ihren Bericht.

Standort zuordnen oder neu anlegen

Von der Anlage aus kannst du nach einem bestehenden Standort suchen und die Anlage damit verknüpfen. Findest du keinen passenden Standort, legst du direkt aus der Anlage heraus einen neuen an und verknüpfst ihn in einem Schritt.

Wartung und Service

Die Wartungsfelder auf der Anlage

Zwei Felder steuern den Wartungsrhythmus: letzte Wartung hält fest, wann zuletzt gewartet wurde, nächste Wartung wann es wieder so weit ist. Beides sind Datumsfelder, die du nach jeder Wartung fortschreibst.

Die Wartungshistorie über Tickets

Jede Wartung und jede Störung wird als Ticket an der Anlage geführt. Mit der Zeit entsteht daraus die Servicehistorie: Wer war wann vor Ort, was wurde getan, was ist aufgefallen. Der Vorteil gegenüber der Ablage an der Opportunity ist, dass eine Servicekraft einen einzigen Datensatz öffnet und Vertrag, Historie und technische Angaben zusammen sieht.

Der Ablauf in sechs Schritten

1. Die Anlage entsteht aus der abgeschlossenen Opportunity.
2. Eine E-Mail informiert deine Kund:innen und enthält den Link zur Service-Journey.
3. Über die Journey gehen Service- und Wartungsanfragen ein.
4. Aus der Anfrage entsteht ein Ticket, das an der Anlage hängt.
5. Der Workflow führt durch Terminvereinbarung, Durchführung und Abschluss.
6. Nach Abschluss aktualisierst du letzte Wartung und nächste Wartung.

Mit Partnerbetrieben zusammenarbeiten

Nicht jede Wartung führt dein eigener Service durch. Gerade im B2B-Geschäft übernehmen Partnerbetriebe oft die Arbeit vor Ort: der Installateur, der die Wärmepumpe eingebaut hat, oder der Dienstleister, der die Ladesäulen auf dem Firmengelände betreut. Über Kooperationen bindest du diese Betriebe direkt in epilot ein, statt Aufträge per E-Mail und PDF hin- und herzuschicken.

Das Prinzip: Der Partnerbetrieb arbeitet in einer eigenen, für ihn kostenlosen epilot-Organisation. Du lädst ihn einmal ein, danach teilst du gezielt einzelne Datensätze. Die Daten bleiben dabei in deiner Organisation, dein Partner sieht nur das, was du freigibst. 
Wie du Partner einlädst, Inhalte teilst und Berechtigungen steuerst, beschreiben die Artikel Partner-Organisationen erstellen und zu epilot einladen, Mit Partnern zusammenarbeiten: Teilen von Inhalten und Zuweisung von Aufgaben und Zugriffsverwaltung für Partner.

Weitere Informationen zur Zusammenarbeit mit Partnern im Kontext von Wartungen findest du unter Wartungen mit Partnern durchführen.